Документооборот в СМК - центральное место в стандартах серии ИСО 9000

Опубликовано 30.09.2015

Система менеджмента качества (СМК) – это давно не новшество, а требование современных рыночных условий. Без соответствующих подтверждающих сертификатов соответствия международным стандартам серии ИСО 9000 компании не допускаются к участию в государственных тендерах и конкурсах большинство крупных негосударственных предприятий, учреждений и организаций. Поэтому, внедренная на предприятии СМК дает ему определенные конкурентные преимущества, позволяет расширить сферу своей деятельности и выйти на качественно новый уровень. Система менеджмента качества преобразует многие процессы на предприятии. Регулируется и документооборот в СМК.

Заказать услуги по внедрению прямо сейчас со скидкой 5%
Заказать услугу

Огромное количество документов и записей отягощает и затягивает работу любой компании, усложняет поиск необходимой информации. От этого в первую очередь страдают как рядовые работники, которые тратят огромное количество рабочего времени на подготовку совершенно ненужных или дублирующих информацию документов. И руководителю сложно в таких условиях информирования принимать качественные управленческие решения. Существует несколько основных проблем, связанных с организацией документооборота на предприятии. Во-первых, это огромное число потерявших свою актуальность инструкций и других рабочих записей, пробелы в технической документации, разрозненная и неточная документация на рабочих местах. Также у большинства предприятий возникают проблемы, связанные с поддержанием актуальности и соответствия нормативно-законодательной базы рабочих документов. Еще возникают трудности и с присуждением статуса корреспонденции и внутренним распорядительным документам, а затем и с их отслеживанием и контролем исполнения.

Подробнее о системах менеджмента качества
Заказать систему менеджмента качества

Не в каждой компании существует отдел или отдельно взятый обученный сотрудник, ответственный за подготовку конкурсной, контрактной или тендерной документации. Все это в конечном итоге отражается на качестве подготовки тендерной документации. Что является огромным упущением любого предприятия, ведь все крупные компании осуществляют свою деятельность на основе тендеров или конкурсов, с победителями которых и заключается контракт. Система менеджмента качества давно решила подобного рода проблемы, упорядочив документооборот: в СМК вся документация сведена в единый реестр, в последнее время который стал все чаще электронным. Такая современная компьютерная технология позволяет контролировать документооборот, подготовку внутренней документации и обработку входящей корреспонденции. Также такая система позволяет намного быстрее и проще находить необходимую информацию. Это особенно важно для руководителей компанией, которым важна полная информационная обеспеченность для принятия правильных управленческих решений.

Система менеджмента качества (СМК) регламентирует многие процессы и требует их детальное документальное сопровождение. Внедряя ее на предприятии, необходимо провести внутренний аудит на соответствие старой документации новым высоким стандартам качества. В итоге часть действующих рабочих документов придется отменить, другие - привести в соответствие, и принять новые. В таких условиях на начальной стадии внедрения СМК документооборот значительно увеличивается. Также стандарты серии ИСО требуют, чтобы все документы и записи в СМК были актуализируемыми, надежно защищенными, легко идентифицируемыми, изымаемыми и при этом легко восстанавливаемыми. Обеспечение качественного выполнения всех вышеперечисленных критериев без введения электронного документооборота сегодня практически невозможно.

Помогут ввести электронный документооборот в СМК специалисты консалтинговых компаний. Они также смогут провести внутренний аудит, упорядочить и разработать всю необходимую для внедрения СМК документацию, рабочие инструкции и записи на основе стандартов серии ИСО, и обязательно проведут необходимое обучение персонала. Только грамотно построенный документооборот обеспечит эффективное функционирование СМК. Ведь в центральное место в стандартах серии ИСО 9000 отведено именно документам и их организации. Поэтому руководители должны уделить отдельное внимание упорядочению документооборота, а сделать это при помощи специалистов не составит труда!

Среди наших клиентов

Как проходит внедрение?

Заказать услуги по внедрению прямо сейчас со скидкой 5%
Заказать услугу
Заполните эту простую форму и наши менеджеры свяжутся с Вами в ближайшее время
Не обязательно для заполнения
Отправить