Организационные полномочия в системе менеджмента: принципы делегирования

В условиях современного ритма жизни руководство предприятия не в состоянии единолично решать все организационные вопросы, связанные с деятельностью компании, даже если они входят в число его обязанностей. Это связано с тем, что организационные полномочия, в том числе и в системе менеджмента, весьма разнообразны, требуют индивидуального подхода и, как правило, немедленного их решения.

Полномочиями принято называть право и ответственность по использованию ресурсов компании, самостоятельному принятию решений, реализации управленческих решений. Поскольку полномочия соотносятся не с конкретным лицом, а с определённой должностью, объём прав/обязанностей ограничивается в каждом конкретном случае согласно расположению должности в организационной структуре предприятия.

Подробнее о системах менеджмента качества
Заказать систему менеджмента качества

Поэтому, оставляя за собой право соблюдения общей стратегии, непосредственный контроль и управление, руководитель принимает решение о делегировании части организационных полномочий, не требующих немедленного вмешательства, своим подчиненным, обладающих достаточным профессионализмом, опытом и интересом к проблемам предприятия. При этом процесс распределения организационных полномочий в системе менеджмента носит не официальный, а скорее всего дружеский характер, и предполагает наличие здоровой психологической атмосферы в коллективе.

Перед распределением организационных полномочий в системе менеджмента начальнику необходимо провести подготовительную работу, где будет четко разъяснены вопросы того, кому, что, для чего и каким образом осуществить, и какие выгоды или препятствия при этом могут возникнуть.

На практике такими организационными полномочиями в системе менеджмента можно делегировать подчиненных по следующим вопросам:

• решать незначительные вопросы, в которых подчиненные заведомо лучше разбираются;
• выполнять рутинную работу, касающуюся подготовки каких-то материалов, написание новых проектов, но, тем не менее, требующую применения своих интеллектуальных способностей;
• присутствовать на встречах, носящих информационный характер, делиться опытом со своими коллегами.

Распределение организационных полномочий в системе менеджмента может быть сопряжено с определенной долей риска, но выгода здесь существенно выше. Нет необходимости ждать указаний от непосредственного начальника, повышается оперативность действий, что в целом эффективно для процесса управления.

Механизм делегирования полномочий в менеджменте зависит от типа передаваемых прав:

• линейные;
• штабные (аппаратные).

 Линейные организационные полномочия передаются непосредственно от начальника своим подчиненным, а от тех – своим подчиненным. Обладая такими организационными полномочиями, руководитель имеет право принимать решения в определенных вопросах, не согласуя это с другими руководителями, если это не выходит за рамки его компетенции.

Распределенные полномочия в системе менеджмента не должны быть больше, чем это необходимо для корректного принятия решения. При этом на исполнителей возлагается личная ответственность перед руководством за их исполнение. Линейное управление в западных странах получило название «скалярис», что означает «лестничный», «ступенчатый». Подчиненный все инструкции и задания принимает непосредственно от своего руководителя и ему же отчитывается о проделанной работе.

Из недостатков линейной концепции управления можно назвать замедление информационного обмена между звеньями при удлинении цепочки уполномоченных лиц.

Штабные полномочия в созданной системе менеджмента, в отличие от линейных, имеют совещательный подтекст. Здесь помогает аппарат помощников, «штаб», который занимается подготовкой решений. Такие полномочия в системе менеджмента дополняют линейные, существуя одновременно.

В идеале персонал штаба должен быть минимальным, но в современных условиях увеличения объемов поступающей информации число таких сотрудников неуклонно растет. Персонал штаба весьма дифференцирован, в штабе могут находиться не только постоянные работники, но и специалисты на временной основе.

Полномочия штаба в системе менеджмента качества включают в себя большое количество решений, от узкоспециализированных вопросов до крайне обширных, что иногда бывает трудно понять, а чем же они отличаются от линейных? Для того чтобы максимально сохранялся принцип единоначалия, необходимо четко соблюдать распределение обязанностей между штабными и линейными видами деятельности.

Неконтролируемые действия штаба подрывают линейные действия и принцип единоначалия, деятельность штаба порой оторвана от практики, иногда руководитель способен гораздо лучше штабного работника выполнить его обязанности. Может создаться ситуация, в которой штабные работники, не неся никакой ответственности за свои рекомендации и перекладывая ее на линейных руководителей, могут создавать помехи для эффективного функционирования компании.

Между тем правильно выстроенный процесс делегирования служит большим стимулом для подчинённых: понимая перспективы, которые сулит выполнение функционала вышестоящего звена, они развивают в себе инициативность, исполнительность, самостоятельность. Со временем обученных сотрудников становится всё больше, что выводит коллектив на качественно новый уровень.

Смотрите также:

• Безопасность пищевой продукции молочного предприятия зависит от государства
• ХАССП ИСО 22 000 и другие международные стандарты
• Этапы сертификации системы менеджмента качества