Информационное обеспечение системы менеджмента как очень важная составляющая

Современное управление любой фирмой и построение её работы подразумевает наличие систематизированного подхода. Ничего не должно проходить сумбурно, спонтанно и зависящим от случайностей.

Современный подход к организации компании

Подробнее о системах менеджмента качества
Заказать систему менеджмента качества

Система менеджмента качества подробно описана в ISO. Её придерживаются практически все крупнейшие предприятия, как в России, так и за её пределами. Для отечественных предприятий это оказывается непременным условием для сотрудничества с иностранными партнерами и выхода на международный рынок. Ведь помимо прочего данные ISO формируют и систему управления качеством.

Важной составляющей (правильнее даже сказать, необходимой) является информационное обеспечение системы менеджмента. Именно оно обеспечивает своевременность и точность управления, а так же осуществление обратной реакции на все происходящие процессы.

Информация в основе всего

Информационное обеспечение решает сразу несколько проблем, от которых никуда не деться:

1. Документооборот. В любой организации оборачивается и оформляется много документов, как внутренних, так и внешних. Весь документооборот должен уйти в цифровую область. При всей хлопотности внедрения он очень быстро оправдает себя: все бумаги будут систематизированы, доступны и лишены возможности пропадать. Да и самой бумаги как материала поубавится – некоторые организации в ней буквально утопают.
2. Информационные потоки при взаимодействии подразделений или филиалов. Чем быстрее осуществляется эта связь, тем эффективнее идет работа. Часто несколько подразделений независимо друг от друга могут прорабатывать один и тот же проект, и это нужно как-то синхронизировать. Информационное обеспечение системы менеджмента отлично выполняет эту функцию.
3. Подбор и систематизация различных показателей, отражающих работу организации. Это необходимо для анализа и определения политики фирмы и принятия корректирующих действий на уровне менеджмента. Современный подход к ведению дел находит обязательным учитывать реакцию практически на все действия. От этого зависит оперативное принятие решений. Обеспечение хорошей обратной связи системы способно поднять её эффективность на десятки процентов.

Все эти качества помогают поднять конкурентоспособность продукции или услуги, уменьшить время производства и пр. Менеджмент сейчас кардинально отличается от того, который был принят даже тридцать-сорок лет назад. И он развивается и совершенствуется.

Не всегда требуется всеобъемлющая структура. Некоторые функции стоит выбирать только если они действительно нужны. Небольшая организация вполне может обойтись и минимальным набором системы менеджмента.

Принцип создания

Создание информационного обеспечения системы менеджмента дело не секундное. Лучше всего начинать работу параллельно со всеми остальными мероприятиями по реконструкции управления.

Без помощи профессионалов не обойтись, и если в фирме нет профильного отдела программистов-системщиков, то лучше обратиться в стороннюю организацию. Тем более, что данная услуга весьма распространена, и её предлагают многие фирмы. Правда, не все из них способны справиться с крупным проектом, так что при выборе обращайте, прежде всего, внимание на следующее:

1. Количество и сложность выполненных проектов по созданию систем информационного обеспечения. Лучше показатель придумать сложно.
2. Наличие сертификатов и разнообразие предлагаемых опций. Последних можно реализовать немало – к примеру, доступ каждого сотрудника к общей базе данных или автоматическое оповещение конкретных людей о выпуске определенного документа.
3. Глубина понимания ISO и сути внедрения системы менеджмента. К сожалению, на эту область замахиваются и молодые специалисты, переоценивающие свои силы. Эта система гораздо более сложная, чем кажется.
4. Адекватность сроков и стоимости разработки информационного обеспечения систем менеджмента. Слишком привлекательные значения могут говорить о поверхностном или непрофессиональном подходе.

Информационное обеспечение системы менеджмента дает широкие возможности. Нужно лишь серьезно и тщательно подойти к его формированию, отладке и последующему контролю работоспособности. Причем результат будет заметен практически сразу же.

Смотрите также:

• Принципы ХАССП в пищевой отрасли
• Проектирование системы менеджмента качества
• СМК ИСО 9001 2008 - необходимое условие для партнеров по бизнесу