Управление закупками

Управление закупками в любой системе менеджмента качества качества играет особую роль. От данного процесса зависит как качество и стоимость выпускаемого товара, так и деятельность и успешность компании в целом. Некачественные комплектующие, поставленные не в срок и по завышенным ценам способны моментально испортить эффект от всех прочих направлений деятельности организации.

Для управления закупками есть 5 ключевых моментов управления:

1. Анализ затрат. Анализ предложений на рынке с помощью определенных критериев, в том числе стоимости. Составляется конкурентный лист, на основании разумно-ожидаемого выбора. 
2. Выбор поставщиков. Составляется конкурентный лист, на основании которого осуществляется выбор. Возможно проведение тендера. Разумным требованием для компании является выбор не менее двух поставщиков на каждую позицию в закупках. В последующем необходима оценка качества услуг поставщиков. Учитывается, как качество, так и сроки поставки. 
3. Управление поставщиками. Недобросовестные партнеры должны оказываться в группе риска, либо в черном списке поставщиков. Это позволяет не только найти лучший вариант, но и снизить риски срыва поставки монополистом.
4. Управление контрактами. Обязательное заключение договора поставку сырья и вспомогательных материалов, согласно требованиям Российского Законодательства 44-ФЗ и 223-ФЗ.
5. От заявки до заказа. Порядок проработки заказа на приобретение необходимой продукции необходимо прописать в нормативной документации Вашего предприятия. Полное взаимодействие с поставщиком, например, возврат несоответствующей продукции и возмещение связанных с этим расходов. Как правило, при адекватной реакции поставщика на претензии и разработке плана мероприятий по улучшению качества, работа с ним может продолжаться. Со стороны заказчика проведение верификации приобретенных материальных ценностей.

Соблюдение внутренних стандартов должно контролироваться с определенной периодичностью путем внутренних аудитов, нацеленных на выявление отклонений и запуск процедур их устранения.

В процессе внедрения необходимо проведение следующих мероприятий:

1. Выбор оптимальной схемы работы с точки зрения взаимодействия всех структурных подразделений и с применением имеющегося документооборота.
2. Важно изначально предусмотреть полную интеграцию в общую систему менеджмента и соответствие всем её принципам и процедурам.
3. Обучение персонала, который должен понимать причину нововведений и представлять их смысл. Этот этап не менее важен, чем остальные, потому, что он отделяет формальность от действующего процесса.
4. Периодическая оценка деятельности данной службы. Для этого проводятся периодические внутренние или внешние аудиты. Желательно, чтобы они предшествовали сертификационным мероприятиям.

Управление закупками регламентировано разделом 8.4 в стандарте ГОСТ Р ИСО 9001. Как и в случае с другими направлениями деятельности, тут в нем приведены общие требования, которые необходимо выполнять применительно к деятельности конкретного предприятия. Привлечение консультантов позволит воспользоваться опытом других фирм, уже проработавших этот вопрос и добившихся положительных результатов.

Смотрите также:

• Оценка уровня интегрированности систем менеджмента компании
• ИСО 9001 в строительстве любого уровня
• ХАССП для кафе – качественно новый уровень