Грамотно составленный комплект документов, описывающих правильное построение системы обеспечения качества, является базовым инструментом и основой успешного функционирования процессов на предприятии.
Все еще считаете необходимость написания инструкций и процедур, хотя бы по ключевым функциям – бюрократией? Люди не обязаны думать так, как Вы или как их руководители. Чаще всего, сотруднику требуется четко описанная технология выполнения действий. Но даже если она ему (ей) не нужна (благодаря опыту и компетентности), подумайте, а что будет, если он (она) завтра не выйдет на работу. Если никто кроме него (нее) не сможет сесть за его (ее) стол и выполнить работу так же, как он (она), не нарушая сроков и не снижая качества? Во сколько это обойдётся компании?
Документированная информация или документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Цель системы документирования – закрепить в документах всех уровней логичное, однозначное и равномерное распределение ответственности и донести до каждого сотрудника конкретные требования по функционалу и порядку (времени и пр.) выполнения основных (критических с точки зрения сложности или др. критериев) функций.
Стандарты Международной организации по стандартизации серии 9000, помимо всего прочего, призваны систематизировать документооборот, при этом, не ограничивая количество внутренних инструкций. Организация вправе самостоятельно определять объем нужной документации, необходимой для демонстрации положительных сторон и единства целей, действующих на предприятии. Однако в этом и кроется смысл разработки полноценной СМК — определить оптимальное количество документированных процедур, необходимых для поддержания ее в функциональном состоянии и прохождения процедуры сертификации.
Пакет докyмeнтов, которые определяют политику в сфере качества, правила и нормы работы, организационная деятельность, обязанности менеджеров – вот основные составляющие системы качества. Однако система менеджмента качества (СМК) является не обычным набором документов. СМК представляет собой одну из составных частей, образующих общую систему управления на предприятии, и призвана поддерживать стабильность и высокий уровень качества предоставляемых услуг и производимых товаров.
Минимальный объем необходимых документов определяется количеством основных видов деятельности. В ходе разработки системы менеджмента качества, как правило, разрабатывают документы следующих категорий:
- содержащие общие сведения о стратегии предприятия в направлении управления качеством;
- описывающие применение СМК к конкретному внутреннему административному и технологическому процессу;
- определяющие технические и иные требования;
- охватывающие сведения об алгоритме выполнения действий при производстве работ;
- содержащие объективные данные о выполненных действиях.
При этом введение новой документации системы менеджмента качества, не должно вести к бюрократии и лишней волоките с документами.
В рамках СМК документы имеют иерархическую структуру и представлены в нескольких уровнях:
- I – политика и цели в области качества, руководство по качеству;
- II – документированные процедуры системы менеджмента качества;
- III – включает документы, необходимые для эффективного функционирования процессов, управление ими (положения о подразделениях, должностные инструкции);
- IV – документы, свидетельствующие о степени выполнения требований – записи о качестве;
- V (базовый) – правовые и нормативные документы, регламентирующие сферу менеджмента качества.
- Документ любого уровня (кроме 1-го) создается с учетом или под цели, указанные в документах вышестоящих уровней.
- Документ не создаётся без привязки к вышестоящему уровню.
- Каждый документ конкретного уровня создается по согласованному единому шаблону.
- Документ не может противоречить / дублировать требования вышестоящих документов.
- Документ не может противоречить / дублировать требования документов на уровне его создания.
- Документ должен содержать конкретные требования с привязкой к должности и указанием времени на их выполнение.
- Включение новых требований в обязанности сотрудника (должности) производится после проверки по матрице ответственности или другому документу, где возможно увидеть общую загрузку данного сотрудника (должности) и проверить логичность, однозначность и равномерность распределения новых требований (функций).
К чему приводит нарушение правил создания документов.
- Документы 2-го и нижестоящих уровней создаются без учета стратегий, политик, основополагающих требований к системе управления и т.п., поэтому, как следствие, часто избыточны и противоречивы.
- Сложно проверить насколько структура и объем документации соответствует потребностям компании.
- Появляется большое количество документов, дублирующих в той или иной степени друг друга.
- Накопленный опыт по созданию документов на разных уровнях и в разных процессах и подразделениях никак не объединяется и не используется – каждый раз создается новый документ, несмотря на уже имеющийся аналогичный или схожий в системе.
- Затраты на поддержание актуальности системы документооборота вырастают в разы.
