Процедура управления документацией СМК – это набор определенных правил, выполнение которых позволяет добиться существенного увеличения производительности, а также повысить общую эффективность деятельности любой организации.
Перед началом разработки и внедрения в организации системы менеджмента качества нужно очень тщательно продумать процедуры СМК и управление документацией. Более того, это даже необходимо сделать, если руководство компании планирует пройти сертификацию СМК на соответствие национальным и международным стандартам в области качества. К тому же, если на предприятии уже имеется система управления качеством, то для повышения ее эффективности потребуется тщательно проработать документацию и определить необходимые процедуры СМК.
Часто более выгодным оказывается разработка и внедрение нескольких отдельных процедур, нежели полная модернизация существующей СМК с оформлением соответствующей документации, либо разработка ее с нуля.
Причем стоимость предоставления данных услуг достаточно высокая, так как в большинстве случае они выполняются в комплексе, а не по отдельности. Но если предприятие уже располагает необходимой документаций по СМК, либо система уже проходила сертификацию, то оплачивать все процедуры совсем не обязательно. Значит, если будет заказана одна процедура управления документацией СМК (или несколько), то будет возможно избежать дополнительных расходов. На сегодняшний день существует много компаний, которые предлагают услуги разработки процедур управления документацией СМК только самых необходимых.
И самая первая процедура – это управление документацией СМК. Она приводит в надлежащий порядок все имеющиеся в организации документы, а это значит, что при ее разработке нужно в самом начале уделить пристальное внимание составу и движению документации, а также определенным правилам ее разработки и представления.
Вторая процедура СМК – управление в отношении качества. Сюда входят такие действия, как систематизация всей имеющейся документации, которая сопровождает выполнение отдельных процессов, назначение сотрудников, ответственных за разработку, сохранность и сопровождение записей по качеству.
Третья процедура состоит в планировании корректирующих действий, предпринимающихся для выявления и устранения возможных причин несоответствия. В процессе разработки и внедрения данной процедуры нужно обязательно выявить степень ответственности за выполнение данных мероприятий, установить сроки выполнения и порядок проведения, определить нужные формы оформления документации для регистрации и обработки поступающей информации.
Четвертая — это управление предупреждающими действиями. Нужно сразу же отметить, что она является более сложной, чем предыдущая, потому что для ее осуществления придется использовать способы управления будущими событиями, включая и возможные риски.
Ну и, наконец, пятая — процедура осуществления внутреннего системного аудита, куда входит назначение ответственных сотрудников за выполнение всех процессов, составление документации, планирование аудитов, а также за соблюдение графика их выполнения.
Следует отметить, что все процедуры достаточно сложные, но наиболее трудоемкой считается процедура управления документацией СМК. Сюда включено упорядочивание существующей на предприятии документации, поэтому при разработке и внедрении такой СМК основное внимание следует уделить работе с документацией. При этом нужно задать определенные правила работы с документами, которые абсолютно для всех будут одинаковыми, и от обязательного соблюдения которых во многом зависит эффективность работы СМК.
В первую очередь, при определении процедуры СМК необходимо определиться с типом документации, используемой в организации, так как в настоящее время действует несколько вариантов ее классификации. И хотя существуют определенные правила и нормативы, тем не менее, организации разрешается разрабатывать собственную классификацию, удобную для себя.
