ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ: ЧТО ЭТО И ЗАЧЕМ
КАК РАЗРАБОТАТЬ ПОНЯТНУЮ И ПРОСТУЮ СТРУКТУРУ ДОКУМЕНТАЦИИ
КАК УПРАВЛЯТЬ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ
СЕМЬ ШАГОВ БИЗНЕС-МЕТОДИКИ GORA
МЕСТО ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ В ЧЕТВЁРТОМ ШАГЕ БИЗНЕС-МЕТОДИКИ GORA
Бизнес-методика GORA – практическое руководство построения системы управления устойчивым развитием бизнеса включает следующие основные шаги:
1) определение оптимального пути развития компании с учетом анализа сегодняшнего ее потенциала и тренда развития ниши путем внедрения системы, позволяющей разрабатывать грамотную стратегию, и разработки самой стратегии с учетом потребностей и ожиданий потребителей и сравнительных преимуществ, которыми обладает или может обладать компания (шаги 1, 2);
2) приведение в соответствие со стратегией бизнес-процессов – единственного внутреннего инструмента, с помощью которого компания может реализовать стратегию (шаг 3);
3) стандартизация управленческой инфраструктуры бизнеса – по сути использование огромного накопленного опыта в тех элементах системы, которые стандартны практически для любой компании – управление сбоями, система аналитики, документооборот и пр. (шаг 4);
4) разработка системы управления рисками и проведение анализа бизнес-рисков, чтобы понять, что может помешать реализовать стратегию (шаг 5);
5) внедрение системы предупреждающего мониторинга стратегии на основе метрик и показателей и определение KPI, по которым возможный неуспех виден заранее, и можно своевременно внести корректировки (шаг 6).
Четвёртый шаг бизнес-методики GORA рассматривает следующие ключевые элементы, обеспечивающие непрерывное развитие системы управления:
- управление документированной информацией,
- управление несоответствиями,
- обучение персонала и организационные знания,
- управление изменениями,
- внутренние аудиты и анализ со стороны руководства.
В этом материале рассмотрим один из ключевых элементов четвёртого шага, а именно – управление документированной информацией. Остановимся на некоторых важных вопросах, которые чаще всего задают собственники и руководители предприятий:
1) документированная информация: что это и зачем;
2) как разработать понятную и простую структуру документации;
как управлять документированной информацией.ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ: ЧТО ЭТО И ЗАЧЕМ
Документированная информация или документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Цель системы документирования – закрепить в документах всех уровней логичное, однозначное и равномерное распределение ответственности и донести до каждого сотрудника конкретные требования по функционалу и порядку (времени и пр.) выполнения основных (критических с точки зрения сложности или др. критериев) функций.
Как избежать аврала в работе и не начинать день с призыва «Все на баррикады, у нас опять провал!»? Лозунгами и призывами улучшать деятельность компании невозможно, необходимо определить в системе управления компанией механизмы, которые будут «автоматически» поддерживать и улучшать бизнес. Один из таких механизмов – алгоритмизация управления документированной информацией.
Является ли бюрократией написание инструкций и процедур, хотя бы по ключевым функциям? Обязаны ли люди думать так, как их руководители? Чаще всего, сотруднику требуется четко описанная технология выполнения действий. Хорошо, если сотрудник является опытным и компетентным, а инструкция ему не нужна. Но что произойдёт, если этот сотрудник завтра не выйдет на работу? Кто сможет выполнять его функции, причём не нарушая сроков и не снижая качества, а такого опыта ни у кого нет? Во сколько компании обойдутся ошибки этого сотрудника?
Для чего нужно документировать деятельность своей компании? Ответ очевиден – чтобы в автоматическом режиме решать ключевые проблемы, связанные со сбоями в работе, а также управлять изменениями. Современный бизнес немыслим без надежного управления. Основу любой системы управления составляют документы, регламентирующие деятельность предприятия, как систему управления, направленную на стратегические задачи.
Что даёт документирование информации? Прежде всего оно обеспечивает прозрачность деятельности, снабжает руководство информацией, необходимой для эффективного планирования, контроля и исполнения задач. Документирование процессов, функций, операций – путь к их совершенствованию в рамках предприятия как единой системы учета и управления. Кроме того, разработанные документы, позволят сделать процессы управления простыми и понятными, а персонал системы мотивируют на согласованное и правильное использование инструментов информационной системы.
КАК РАЗРАБОТАТЬ ПОНЯТНУЮ И ПРОСТУЮ СТРУКТУРУ ДОКУМЕНТАЦИИ
Что значит «понятная» и «простая» структура документации? Понятность документации обеспечивается практическим опытом компании и ориентацией на решение существующих задач. А вот простой, в полном смысле этого слова, документированная информация быть не может. Как показывает практика лучшие системы документации являются не самыми простыми, т.к. разрабатываются с учетом опробованных методик и требований международных стандартов.
Кроме того, объем документированной информации будет отличаться в разных компаниях в зависимости от их размера и вида деятельности, сложности процессов и компетентности персонала. И, конечно, компании не обойтись без классификатора документированной информации – систематизированного перечня имеющейся документации, распределенного по уровням и типам в соответствии со структурой документации компании, выполняющего функцию картотеки (для каждого документа определяется уникальный код).
Пример такого классификатора с иерархической системой классификации в виде уровней представлен на рисунке 1:
- уровень 1 – это документы концептуального характера: политика, стратегия и др.
- уровень 2 – это документы, описывающие систему менеджмента в соответствии с заявленными политикой и стратегией: процессы, элементы управления и др.
- уровень 3 – это документы, описывающие взаимосвязанные процессы, рабочие функции и др.
- уровень 4 – это документы, содержащие подробные рабочие инструкции.
Рисунок 1 – Фрагмент классификатора документированной информации
Структура документации становится «понятной» и «простой», если разработаны и используются единые правила создания документов.
-
Во-первых, устанавливается приоритет вышестоящих документов (кроме 1-го уровня). То есть нижестоящие документы составляются с учетом целей и задач вышестоящего документа, а также привязаны к вышестоящему документу и не противоречат ему.
-
Во-вторых, каждый документ конкретного уровня создается по согласованному единому шаблону, не противоречит другим документам и не дублирует их.
-
В-третьих, документ должен содержать конкретные требования с привязкой к должности и указанием времени на их выполнение.
Хаос в управлении происходит тогда, когда документы составлены с нарушением правил. Так если документы 2-го и нижестоящих уровней создаются без учета стратегий, то, как следствие, они противоречивы и часто избыточны. Кроме того, появляется большое количество документов, дублирующих в той или иной степени друг друга, а ряд документов вообще не используется. Нарушение правил приводит к тому, что каждый раз создается новый документ, несмотря на уже имеющийся аналогичный или схожий в системе, а в результате затраты на поддержание актуальности системы документооборота вырастают в разы.
КАК УПРАВЛЯТЬ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ
Какие условия должны соблюдаться, чтобы документированная информация была управляема? Прежде всего, необходимо обеспечить защиту, доступность и пригодность информации для применения там, где и когда она необходима. Неуправляемыми становятся документы в случае потери конфиденциальности, от ненадлежащего использования или потери целостности.
Управление документированной информацией предусматривает следующие действия:
- создание/пересмотр внутреннего документа;
- рассылка, обеспечение доступа, поиск и применение;
- хранение и защита;
- управление изменениями (например, контроль версий);
- установление сроков хранения и порядка уничтожения.
Создание/пересмотр внутреннего документа – наиболее ответственный момент во всей системе документооборота. Любой сотрудник может быть инициатором разработки или пересмотра документа, но дальше следует рассмотрение предложения или верификация, т.е. проверка отсутствия дублирования документа по всей системе. Зачастую на практике создаются одинаковые по форме и сути документы даже в смежных подразделениях и процессах, которые много взаимодействуют между собой и хорошо знают друг друга, не говоря уже о процессах, которые имеют мало точек соприкосновения, но тем не менее, сталкиваются с похожими задачами по документированию деятельности. Кроме того, изучение и анализ возможности применения для целей, с которыми предлагается новый документ, уже действующих в организации документов (например, после их доработки) значительно сократит стоимость и сроки разработки документации.
После того, как принято решение о разработке нового документа, происходит валидация документа – определение эффективности документа здесь и сейчас в сложившейся системе управления. Эффективность документа определяется следующими критериями: сложность деятельности и влияние ее на конечный результат; количество пользователей; степень автоматизации. Результатом валидации может стать решение о конкретной форме, в которой документ должен быть разработан (например, в форме пошагового руководства к программному обеспечению с примерами и скриншотами), или рекомендации по формулированию требований с учетом уровня компетентности сотрудников, включая, например, языковые и психологические особенности и пр.
Хранение и защита документов – важнейшее направление, требующее чрезвычайного внимания. Страшно представить, что произойдёт, если при увольнении из компании работник унесёт с собой все имеющиеся в его распоряжении носители информации! А как проверить нарушает ли работник установленные правила работы с информацией в локальных и сетевых информационных ресурсах? А во что может обойтись компании потеря или уничтожение даже части важных документов? Или чем грозит несанкционированная запись файлов на внешние электронные носители или пересылка конфиденциальной информации по электронной почте? Вот лишь некоторые вопросы, ответ на которые и дальнейшие действия позволят обеспечить на базовом уровне хранение и защиту документированной информации. Одним из обязательных правил сохранности и защиты документов должно стать резервное копирование информации с использованием внешних электронных носителей, имеющих соответствующие грифы и инвентарные номера.
Особое внимание должно уделяться сохранности информации в случае смены или увольнения работника. Необходимо в присутствии работника и его непосредственного руководителя переместить информацию с локальных и сетевых ресурсов на учтенные в делопроизводстве внешние электронные носители. В случае смены или увольнения работника, ответственного за ведение делопроизводства, составляют акт приема-передачи документов на бумажных и электронных носителях информации.
Важно, чтобы электронные версии документов хранились с помощью учтенных в делопроизводстве внешних электронных носителей, имеющих соответствующие инвентарные номера и грифы, а также на жестких дисках компьютеров, не подключенных к внутренней компьютерной сети компании и сети Интернет, а также с использованием парольной защиты. Кроме того, необходимо рассмотреть целесообразность установления запрета на размещение и обработку конфиденциальной информации на компьютерах, подключенных к сети Интернет, внешних носителях памяти и т.п.
Действия по управлению документированной информацией осуществляются в соответствии с типовым алгоритмом (рисунок 2).
Особо следует отметить, что для обеспечения эффективного управления документами необходимо провести унификацию форм документов каждого уровня, т.е. обеспечить их единообразную структуру, изложение и оформление. Такой подход способствует единому пониманию этих документов как всеми пользователями, так и проверяющими сторонами при проведении внутренних и внешних аудитов.
Рисунок 2 – Типовой алгоритм управления документированной информацией
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Управление документированной информацией не должно быть самоцелью. Именно поэтому в бизнес-методике GORA классификатор документированной информации основан на процессной модели, которая, в свою очередь, выстроена с учетом стратегии и политики компании. Конкретные документы (процедуры, стандарты организаций и др.) разрабатываются обязательно при активном участии специалистов, занятых в соответствующих процессах, что обеспечивает вовлеченность персонала в деятельность компании.
СЕМЬ ШАГОВ БИЗНЕС-МЕТОДИКИ GORA
Бизнес-методика GORA предполагает предварительную оценку устойчивости развития бизнеса (Шаг 0). Цель шага – провести анализ текущей устойчивости системы менеджмента в компании и получить представление о соответствии системы лучшим практикам и современным требованиям в управлении.
Шаг 1. Анализ потребностей и ожиданий потребителей и других заинтересованных сторон. Цель шага – измерить уровень удовлетворенности потребителей и заинтересованных сторон, определить реальное положение фирмы на рынке относительно их ожиданий.
Шаг 2. Конкретизация рыночной стратегии, контекста и стратегических целей. Цель шага – скорректировать бизнес-модель так, чтобы обеспечить рост на рынке и оторваться от конкурентов.
Шаг 3. Идентификация и описание требуемых бизнес-процессов. Цель шага – выстроить цепочку процессов для передачи ценности потребителям с учетом требований других заинтересованных сторон.
Шаг 4. Алгоритмизация ключевых элементов управления. Цель шага – обеспечить непрерывное развитие, гибкость и самонастраиваемость системы управления.
Шаг 5. Анализ рисков, влияющих на целевые показатели деятельности. Цель шага – обеспечить защиту от действительно существенных внешних и внутренних угроз.
Шаг 6. Разработка ключевых показателей деятельности. Цель шага – сформировать систему показателей, позволяющую на всех уровнях отслеживать реализацию стратегии и предупреждать неэффективность.
Шаг 7. Определение направлений дальнейшего улучшения. Цель шага – определить направления дальнейшего улучшения системы менеджмента.
