В связи с этим актуальным является постоянный мониторинг процессов СМК, которые могут оказывать влияние на качество продукции и услуг. Для этого необходимо определить данные процессы и параметры их функционирования, выполнить запланированные мероприятия, произвести мониторинг процессов и, при необходимости, их улучшить, чтобы добиться большей результативности. Концептуальная модель СМК базируется на принципах, выведенных американским специалистом Демингом, следовательно, функционирование процессов СМК также должно основываться на данных принципах.
Еще на этапе предварительного планирования необходимо установить требования к процессам внедрения СМК, ответив на несколько поставленных вопросов. При этом формируются конкретные задачи, правильно реализовав которые, можно обеспечить успешное внедрение, функционирование и развитие СМК.
Определив требования систем менеджмента для оптимального функционирования конкретных процессов, описываемых в документации СМК, можно приступать к реализации намеченных мероприятий. Естественно, что в ходе выполнения процессов необходимо осуществлять их мониторинг (наблюдение за ходом выполнения поставленных задач). Мониторинг следует вести как непосредственно за ходом работы процессов, так и за тем, насколько полученный результат соответствует поставленным задачам. Как правило, мониторинг процессов СМК, а также определение их результативности, направлены на своевременное принятие решений, требующихся в случае необходимости внесения каких-либо изменений в ход процессов, если вдруг возникнут определенные несоответствия во время их функционирования.
Для того, чтобы правильно выполнять мониторинг процессов СМК, а также вовремя принимать меры по повышению их результативности и эффективности, нужно четко понимать механизм управления всеми имеющимися в распоряжении организации ресурсами.
Также следует ответить на вопрос – каким образом будет осуществляться мониторинг процессов СМК и как будет происходить оценка результативности – по качеству функционирования самого процесса или на основе полученных результатов. Ответ здесь может быть таким – нужно получить результаты и критерии результативности действующих процессов, использование которых позволит осуществлять мониторинг и давать соответствующую оценку. Руководство организации вправе самостоятельно решать, какие выбирать показатели и каким образом определять их количество и критерии. Критерии мониторинга и оценки процессов СМК бывают качественными или количественными.
Занимаясь определением показателей и вырабатывая критерии оценки результативности функционирования СМК, нужно, если таковое вообще возможно, выполнить их анализ на данный момент времени, чтобы максимально точно определить реалистичность показателей.
Существуют различные методы анализа процессов СМК, которые позволяют измерять процессы. К наиболее распространенным следует отнести следующие методы:
- проведение внутренних и внешних аудитов (проверок);
- анализ запланированных и выполненных мероприятий.
Проверка - систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельства аудита (проверки) и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (проверки). Проведение аудитов позволяет определить:
- подтверждение соответствия функционирования процесса установленным требованиям;
- причины возникающих несоответствий;
- подтверждение выполнения корректирующих действий;
- степень понимания персоналом целей, задач и требований, установленных при выполнении данного процесса;
- пути дальнейшего совершенствования процесса в системе менеджмента качества предприятия.
Мониторинг процессов СМК осуществляется на предмет соответствия системы менеджмента как требованиям стандарта ISO 9001, так и собственным требованиям компании. Это позволит своевременно выявлять несоответствия в работе отдельных процессов и СМК в целом, а также принимать меры для их устранения и предотвращения возникновения в будущем. Полученная в ходе выполнения мониторинга информация должна рассматриваться высшим руководством компании.
