Для полноценного функционирования системы менеджмента качества необходимо ее соответствующее организационное обеспечение, т.е. наполнение ее необходимыми организационными ресурсами:
- сотрудниками, имеющими необходимую компетенцию, обязанности и ответственность;
- системой взаимодействия сотрудников;
- материально-техническими ресурсами: материалы, оборудование, приборы;
- финансовыми ресурсами.
Основным, системообразующим ресурсом выступает организационная структура СМК, которая включает в себя:
- наличие ответственного от высшего руководства по системе качества (руководителя предприятия, директора (менеджера) по качеству, отдела по контролю качества);
- наличие постоянного структурного подразделения, ответственного за выполнение функций по управление качеством и постоянное совершенствование системы менеджмента качества (ОКК (организационная команда качества) – это «штаб», который аккумулирует отчеты о результатах внутренних аудитов, формулирует проблемные вопросы. Отдел определяет цикличность проверок всех процессов, программы проверок, систематизирует количественные показатели, устанавливает должностные лица и подразделения, осуществляющие проверки).
Для организации деятельности по непрерывному улучшению качества руководитель организации приказом назначает представителя руководства, отвечающего за качество, организует отдел качества, сформировывает команду по разработке и внедрению СМК и назначает главой команды проектного менеджера по качеству. Организационная структура отражает все эти моменты и позволяет понять, что руководитель компании осуществляет общее руководство работами и принимает стратегические решения по внедрению стандартов ИСО. При этом он несет персональную ответственность за окончательные результаты внедрения СМК.
Стоит помнить, что ответственный от высшего руководства по системе качества должен иметь достаточные полномочия. В его обязанности входят следующие функции:
- организация работы всей системы;
- распределение обязанностей и полномочий в рамках системы менеджмента качества;
- разработка программы качества проекта (предприятия);
- разработка политики в области качества;
- проведение аудитов системы менеджмента качества.
Предприятие является сложной вероятностной системой, следовательно, имеет ряд подсистем, между которыми могут возникать противоречия. Эти противоречия являются неотъемлемым атрибутом подобных систем. Чем динамичнее и активнее организация, тем чаще в ее деятельности могут возникнуть проблемы, связанные с взаимодействием людей и подсистем.
Операционное руководство внедрением и поддержанием СМК – это ответственность директора (менеджера) по качеству. Он же может взять на себя функции руководителя проекта. В его обязанности входит проведение регулярных совещаний по проекту с руководством компании, на которых происходит информирование о ходе проекта разработки СМК и, при необходимости, назначаются корректирующие мероприятия.
Организационная команда СМК включает в себя специалистов из каждого подразделения компании, участвующего в основных бизнес-процессах. Все эти сотрудники должны пройти специальное обучение. В их подготовку входит:
- изучение требований ИСО, в первую очередь, ИСО 9001:2015;
- методы создания систем управления качеством;
- правила разработки документированных процедур.
Отдел качества выполняет всю рутинную работу, связанную с планированием, обеспечением и контролем качества, например, разработку программы качества для организации, корректировку документации по системе качества для нужд организации, а также организацию выполнения контрольных мероприятий в рамках работы предприятия.
На первой рабочей встрече по организационной структуре СМК составляет план, лучше всего в специальной проектной программе, которая позволяет отслеживать сроки и персонализировать ответственность за исполнение работ, а также – бюджет проекта.
Обычно, в план включают разработку политики в области системы менеджмента качества, миссию и цели организации. По требованиям международного стандарта, политика должна быть утверждена руководителем предприятия и доведена до каждого сотрудника, о чем должны быть представлены доказательства (подпись). Политика должна быть размещена на досках объявлений для персонала и на веб-сайте организации в свободном доступе.
План содержит также разработку организационной структуры СМК предприятия, в которую входит:
- перечень бизнес-процессов;
- определение должностных лиц и их обязанностей в структуре системы управления качеством;
- определение методов морального и материального поощрения участия в организации системы качества;
- четкий план по обучению персонала работе в условиях СМК по стандартам ИСО;
- создание мотивационного механизма (формы и методы экономического и морального стимулирования) обеспечения СМК.
Отдельно формируется бюджет (смета) проекта, в котором следует учитывать стоимость мероприятий, направленных на внедрение системы качества, оплату консультационных услуг в рамках подготовки к сертифицированию СМК и, при необходимости, аттестации испытательной лаборатории, стоимость полевых опросов потребителей в рамках исследования результатов внедрения СМК.
Соответствие СМК приведенным требованиям позволяет организации повысить конкурентоспособность своей продукции, улучшить организацию труда и эффективность использования ресурсов.
