Повышение эффективности деятельности производства и системы менеджмента качества невозможно без проведения внутренних аудитов СМК и систематического обучения персонала предприятия. Сотрудники могут детально ознакомиться со стандартом проведения внутренних аудитов ISO 19011.
К принципам проведения внутренних аудитов относятся:
- беспристрастность: аудитор должен объективно оценивать полученные сведения и документы, формировать правдивые и точные отчеты;
- конфиденциальность: аудитор должен сохранять полученную им информацию в тайне от третьих лиц;
- профессиональная осмотрительность: аудитор должен быть прилежным, применять имеющиеся у него профессиональные знания по отношению к объекту проверки;
- независимость: аудитор должен самостоятельно принимать решения на основании полученных им сведений и не изменять их из-за стороннего влияния заинтересованных лиц;
- подход, основанный на свидетельстве: в связи с ограниченной продолжительностью времени, в течение которого должна быть проведена проверка, аудитор должен использовать выборки определенной информации с целью получения сведений о функционировании СМК в целом;
- целостность: деятельность аудитора должна соответствовать одновременно всем перечисленным выше принципам.
Определить качество системы менеджмента можно точно так же, как определяется качество любой другой продукции - с помощью измерения характеристик и сравнения их с заданными значениями.
Их существует всего три:
- Соответствие системы всем требованиям стандарта (модели).
- Пригодность системы, то есть потенциальная способность обеспечить результаты, которые были запланированы.
- Результативность данной системы, то есть способность выполнять поставленные задачи.
Систему менеджмента качества, которая обладает всеми вышеизложенными характеристиками в достаточной степени, можно смело назвать качественной.
План внутренних аудитов СМК обеспечивает данной системе возможность постоянного улучшения. По итогам реализации плана составляется специальный отчет, в котором учитываются все несоответствия и выполненные корректирующие мероприятия.
Итоги аудита формулируются в виде «соответствует/не соответствует», а заключения – на основании выводов и целей аудита.
В рамках плана внутренних аудитов СМК зачастую создают специальную группу, которая проводит аудиты в компании – группа внутреннего аудита.
Задача аудиторов заключается в том, чтобы по установленному плану проверять работоспособность системы и составлять отчеты о результатах проверки с предложениями по корректирующим и предупреждающим действиям. Затем руководитель должен на основании данных отчетов исправлять ошибки и принимать решения о мерах по предупреждению отклонений системы.
Результатом разработки и внедрения системы управления является документированная система, то есть наличие документов, в содержании которых зафиксированы правила и методы распределения ответственности, полномочий, система выполнения обязанностей, показатели, критерии и так далее. Объектом проверки системы менеджмента является определенная документация, которая выступает в качестве критериев, ими могут быть требования к системе, а также выполнение требований стандартов ИСО.
Процедура проведения внутренней проверки должна включать несколько стадий, идущих в следующем порядке:
- Анализ деятельности компании. В первую очередь необходимо сделать анализ того предмета, по которому будет проведен аудит. Для этого нужно найти аудитора, который даст понять, сколько будет длится проверка, как именно она будет проводиться, с участием каких специалистов. Данный этап имеет важнейшее значение, и позволяет правильно подготовить программу аудита в дальнейшем.
- Подготовка программы. Чтобы проверка была проведена правильно, аудитор должен подготовить все рабочие документы, а также перечень вопросов, которые будут заданы. При этом решающую роль играет документация СМК предприятия. На основе документации и анализа деятельности фирмы будет подготовлена программа, согласно которой будет проводиться проверка.
- Разработка плана аудита. Итак, программа составлена, и теперь вы знаете, что именно нужно проверить и изучить, сколько аудиторов потребуется для этого, и примерное количество времени. На этом этапе нужно распределить время на каждый этап, и подготовить четкий план действий.
- Открытая встреча. Начинается аудит всегда с начальной встречи. Именно на этом этапе достигаются заключительные договоренности о времени каждого этапа проверки. Это поможет руководителю фирмы ознакомиться с планом аудита и оптимизировать его проведение.
- Проведение аудита. Аудитор выполняет шаги плана. Он задает нужные вопросы, документирует информацию, разбирается, соответствует компания требованиям СМК или нет.
- Обсуждение результатов аудита, закрывающая встреча. После проведения аудита проверяющий обозначает несоответствия, которые были выявлены. Аудируемый может задать вопросы для понимания заключения, и прояснить для себя основные моменты.
- Подготовка заключения аудита. Заключение оформляется в отчет и передается заказчику. Отчет может быть, как напечатан, так и подготовлен в электронной форме. Он содержит перечень всех выявленных несоответствий.
- Закрытие аудита, исправление недостатков. Несоответствия необходимо устранить. Для этого устанавливаются сроки и выполняются действия по исправлению недостатков. После этого аудит закрывается.
Итак, план внутреннего аудита СМК включает в себя:
- основание, на котором будет проводиться аудит;
- подразделение (руководитель предприятия);
- дата (сроки) проведения аудита (как правило, один раз в год);
- объекты, подлежащие аудиту (выполнение различных видов работ, услуг на предприятии);
- цель и объем аудита (соответствие всем требованиям стандарта, руководства по качеству, правильность составления документации системы менеджмента качества, выявление несоответствий установленным требованиями системы менеджмента качества);
- составление группы аудита (например, записывается в виде таблицы, которая включает в себя три столбца: ФИО, Должность, Примечание);
- формы отчетов по результатам проведения аудита.
