Основные задачи, которые фирма решает в процессе плановой деятельности:
- определяет цели, к достижению которых она стремится, и виды деятельности, которые для этого необходимы;
- поиск необходимых ресурсов и распределение их в соответствии с потребностями;
- обеспечивает формирование организационной структуры и системы управления;
- способствует повышению трудовой активности работников;
- позволяет выбрать наиболее рациональный и эффективный способ достижения целей фирмы, обеспечивает ее прибыльную работу, повышение производительности труда, ритмичности производства, улучшения использования оборудования;
- создает основу надежного контроля за деятельностью фирмы.
Без планирования системы менеджмента не сможет существовать ни одна организация, поскольку управленческие решения следует принимать относительно:
- распределения материальных и человеческих ресурсов;
- координации работы между отдельными структурными подразделениями;
- координации с рынком (внешней средой);
- создание эффективно работающей внутренней структуры;
- контроля за производственной деятельностью;
- последующего развития организации.
Таким образом, планирование в системы менеджмента организации позволит своевременно принимать решения, даст возможность избежать поспешных выводов и решения, установит конкретные и понятные задачи, а также наиболее оптимальный способ их достижения. Помимо этого предоставит возможность осуществления полного контроля за всеми производственными процессами.
Если говорить в общем, то планирование в системе менеджмента организации можно разделить на следующие процессы:
- целеполагание (определение системы задач и целей);
- координация (сочетание) целей и способов их достижения;
- развитие или объединение имеющейся системы менеджмента организации с ее последующим развитием.
В зависимости от срока выполнения планы принято разделять на:
- долгосрочные (свыше 5 лет) — относятся, в основном, к категории планов-целей;
- среднесрочные (1-5 лет), выполняются в виде различных программ;
- краткосрочные (менее 1 года) имеют форму бюджетов, сетевых графиков и др. Разновидностью краткосрочных, планов являются оперативные, составляемые на срок от одной смены до одного месяца.
Целеполагание — это разработка системы задач, начиная от общей задачи организации и заканчивая задачами ее отдельных подразделений. В итоге получается дерево конкретных задач, которое и является основой всего планирования.
Но даже в том случае, если цели определены, это еще не говорит о том, что они будут обязательно достигнуты. Для этого требуется наличие необходимых человеческих, финансовых и материальных ресурсов. Причем очень часто от количества данных ресурсов зависит и степень достижения поставленных во время планирования целей. Например, во время планирования создания организации в конкретной области стало ясно, что для этого потребуются финансовые вложения в размере N млн. рублей. Следовательно, данные финансовые ресурсы должны иметься в наличии, и тогда можно говорить о сочетании целей и способов их достижения. В качестве координации, можно привести пример планирования системы менеджмента организации, в которых эффективно сочетаются цели, средства, сроки и исполнители.
Для того чтобы эффективно реализовать планирование, нужно иметь налаженную систему менеджмента качества. Ведь деятельность любой организации направлена на скорейшее достижение показателей планирования, и от того, каким образом эта деятельность скоординирована, очень часто зависит и конечный результат. И можно разработать идеальный план, но без эффективной организации системы менеджмента его не удастся реализовать. Поэтому наличие эффективной организационной структуры и системы процессов является обязательным условием.
Планирование в системе менеджмента организации делится на два уровня — оперативный и стратегический. Оперативное планирование менеджмента — система управления предприятием на данный момент времени. Стратегическое планирование — определения задач и процедур организации, направленных на долгосрочную перспективу.
Также, в настоящее время сложилось несколько способов упорядочения планов, или методов планирования: балансовые, нормативные и математико-статистические.
Балансовые методы основываются на сопоставлении ресурсов, которыми располагает организация, и ресурсов, необходимых для достижения целей в плановом периоде.
Нормативные методы основываются на том, что для расчета потребности в ресурсах используются нормы и нормативы. Нормы и нормативы в планировании могут быть натуральными, стоимостными и временными.
Математические методы планирования сводятся к оптимизационным расчетам на основе разнообразного рода моделей. К простейшим моделям относятся статистические, например, корреляционная модель, отражающая взаимосвязь двух переменных величин. Исходя из них можно с определенной степенью вероятности прогнозировать дальнейшие события Б, если произошло связанное с ним событие А. Методы линейного программирования позволяют на основе решения системы уравнений и неравенств, связывающих ряд переменных показателей, определять их оптимальные размеры во взаимном сочетании. Это помогает по заданному критерию выбрать наиболее выгодный вариант функционирования или развития объекта управления, с тем чтобы обеспечить максимальную прибыль, уменьшить расходы и т.п.
Если взять предприятие в целом, задачи по эффективному планированию в СМК решаются так:
- Определяется миссия организации.
- Исходя из этого, определяются стратегические ориентиры и направления работы.
- Осуществляется анализ и оценка внутренней и внешней среды организации.
- Разрабатываются стратегические альтернативы.
- Выбирается конкретная стратегия или способы достижения поставленных целей.
Планирование основывается на данных за прошедшие периоды времени, но основная цель планирования — это деятельность предприятия в будущем и контроль над ней. Поэтому менеджеры должны получать точную и правильную информацию, ведь от этого зависит надежность планирования и разработанных планов. Качество процесса планирования зависит от профессионализма и компетенции менеджеров, а также от точности прогнозов насчет перспективного развития ситуации.
