Сначала для подготовки к созданию СМК руководитель компании должен четко определить цели, политику, обязательства по обеспечению должного качества. При этом он придерживается таких принципов: качественная политика входит в общую политику и стратегию, политика является основой для достижения целей, которые направлены на улучшение выпускаемой продукции.
Порядок разработки СМК начинается с назначения ответственного за качество, с организации группы по качественному вопросу и формирования команды для порядка разработки СМК. Начальник предприятия руководит всей работой и принятиями стратегических решений, он несет персональную ответственность за конечные результаты. Оперативное управление лежит на представителе от руководства, который назначается ответственным по вопросу качества. Этот сотрудник периодически информирует о процессе разработки и иногда вмешивается в рабочий процесс для корректировки или помощи. В состав команды входят специалисты ведущих подразделений производства. До начала проведения работ составляет план, определяющий этапы и виды рабочих процессов, исполнители, сроки, а также стоимость выполнения. Программа включает в себя такие виды работ. Это разработка политики и целей организации в области качества, разработка организационной структуры, определение списка организационных бизнес-процессов, уточнение полномочий должностных лиц при порядке разработки СМК, разработка механизма мотивации, обучение должностных лиц и персонала и т.д..
Далее выполняется комплексный анализ по управлению системой менеджмента и качества продукции и разрабатывается концептуальная модель СМК. Необходимо провести анализ имеющейся системы управления, организационной структуры и принимаемых методах контроля качества продукции. Порядок разработки СМК включает в себя оценку соответствия фактического состояния управления качественным вопросам или требованиям, изложенным в определенных стандартах (например ISO 9001). Проведением анализа занимаются все подразделения и службы предприятия, которые предоставляют всю необходимую информацию службе качества. Анализ должен показать уровень готовности документации предприятия соответствовать минимальным требованиям порядка разработки СМК. В рамках анализа выясняется фактическое исполнение процессов на рабочих местах, наличие отклонений в процессах, определение случайных отклонений, выявление отклонений, которые в обязательном порядке учитываются в проекте СМК. После выполнения анализа существующей системы управления качественным параметром разрабатывается модель СМК.
Следующая стадия разрабатывает документацию СМК, соответствующую плану-графику. Документация является основным элементом функционирования. Она способствует выполнению функций и задач, определяя формы и виды взаимодействия и устанавливая порядок ввода и вывода информации. К документации относится руководство по качеству, документированные процедуры, координируемые разные виды деятельности, записи по качественному уровню. Разработка документации предусматривает выполнение таких мероприятий как:
- Порядок координации работ, увязывающий разрабатываемые и корректирующие документированные процедуры.
- Регулярный контроль за выполнением работ со стороны руководства.
- Подготовка аудиторов для внутренней проверки.
- Разработанные документальные процедуры готовят окончательный вариант инструкций.
Последняя стадия порядка по разработке системы менеджмента качества охватывает все процессы по внедрению. Весь штат сотрудников ознакомляется с документацией и обучается работе в условиях функционирования СМК. Порядок разработки СМК начинается с работы по документированным процедурам и ведении обязательных записей о качестве. Выявленные несоответствия анализируются для установления причин их возникновения. По результатам проведенного внутреннего аудита составляется подробный отчет, где указываются обнаруженные несоответствия и недостатки.
