Программа и План внутреннего аудита СМК (системы менеджмента качества) любой организации предусматривают сбор объективных показателей, что достигается посредством опроса проверяемого сотрудника или всего персонала, наблюдением за деятельностью, работы с документами и анализа полученных наблюдений.
При этом обязательно осуществляется проверка того, насколько правильно соблюдается установленный порядок контроля выполняемых работ. Все полученные во время проведения проверки данные фиксируются в специальном журнале или другим удобным аудиторам способом. Причем форма и порядок записей аудиторы вправе выбирать произвольно, так как они являются рабочими, а применение их потребуется потом, когда нужно будет документально оформлять результаты проверки.
Если в ходе проведения внутреннего аудита системы менеджмента качества (согласно заранее разработанной программе) будут выявлены какие-либо несоответствия, они фиксируются, затем анализируются, после чего аргументируются положениями стандарта, который был выбран как критерий аудита (например, ISO 9001), и внутренними положениями компании. При описании, а также при анализе выявленных несоответствий, настоятельно рекомендуется подтверждать их аргументированными доказательствами, ссылаясь на соответствующие нормативные правила и документы.
Программа и План внутреннего аудита СМК некоторых предприятий предусматривают градацию несоответствий:
- Значительные.
- Незначительные.
Значительные несоответствия – это такие, при которых абсолютно отсутствует или полностью нарушается исполнение требований отечественных и международных стандартов в плане принятой программы обеспечения качества выпускаемой продукции. Незначительные – это некоторые упущения, которые допускаются в функционировании СМК или в ведении документации, которые оказывают незначительное влияние на качество предоставляемых услуг или выпускаемой продукции.
Программой и Планом внутреннего аудита СМК может предусматриваться устранение незначительных нарушений в течение одной календарной недели, а значительных – от одной недели до месяца (сроки компания может регулировать самостоятельно). Причем это зависит от объема и сложности выполняемых работ. После проведения внутреннего аудита систем менеджмента по заранее разработанной программе члены группы аудиторов подводят итоги проверки.
Руководство предприятия или проверяемого подразделения (а также это может быть назначенный полномочный представитель) или же проверяемый сотрудник организации разрабатывает действия по исправлению выявленных нарушений в работе СМК. Также обсуждаются и определяются сроки их исполнения. Все эти корректирующие действия в последствии должны быть отражены в определенных документах для демонстрации организованной работы по ним. Работу с выявленными нарушениями можно провести, например, через имеющийся на предприятии регламент работы с несоответствиями.
Результат внутреннего аудита СМК оформляется в форме Отчета об аудите.
Формулировка выявленных несоответствий и предполагаемых корректирующих действий в Протоколе должна быть четкой и не предполагающей двусмысленного трактования. Записи о проведенном аудите и о полученных результатах необходимо поддерживать в рабочем состоянии.
Программа и План внутреннего аудита СМК предусматривают сбор и тщательный анализ данных о степени выполнения разработанных правил и установленных процедур. Следует отметить, что при проведении аудита эти действия имеют критическое значение. И, если во время проведения аудиторской проверки не выполнять сбор таких данных, то практически все проведенные действия обесцениваются, поскольку теряется возможность формулировать надежные заключения о том, насколько правильно построена система менеджмента качества и как она функционирует.
Нужно отметить, что функционирование СМК предприятия можно условно разделить на два этапа, и в каждом из них проведение системного аудита решает определенные задачи. Проверять соответствие СМК заданным требованиям имеет смысл на этапе ее проектирования и внедрения. Далее проведение внутренних проверок осуществляется с целью сбора сведений, с помощью которых можно оценить пригодность и эффективность системы, и выработки необходимых решений для исправления ситуации.
