При подготовке к проверке и оценке системы менеджмента качества выполняют следующие работы:
- составление программы проверки;
- распределение обязанностей между членами комиссии в соответствии с программой проверки;
- подготовку рабочих документов;
- согласование программы проверки с проверяемыми подразделениями (внешними компаниями).
Программу проверки разрабатывает назначенный сотрудник. Программа проверки может содержать следующие разделы:
- наименование подразделений или организации, место проведения проверки;
- цели и область проверки;
- время проведения проверки;
- состав комиссии;
- перечень ссылочных документов (стандарт, на соответствие которому проверяется система менеджмента качества, руководство по качеству проверяемой организации и др.);
- объекты проверки (деятельность по обеспечению и управлению качеством, производственная система);
- идентификация проверяемых подразделений организации;
- закрепление экспертов и представителей проверяемой организации за объектами проверки;
- основные мероприятия по проверке и сроки их проведения;
- требования к конфиденциальности;
- указание на язык проверки;
- адреса рассылки акта (отчета по проверке).
Программа проверки должна быть гибкой, допускать изменения в приоритетности проверяемых элементов системы менеджмента качества в зависимости от информации, полученной в ходе проверки.
Проверка включает следующие этапы:
- Предварительное совещание.
- Обследование проверяемой организации.
- Составление акта (отчета по) проверки.
- Заключительное совещание.
В случае проведения сертификационного аудита проверка системы менеджмента, как правило, осуществляется в два этапа: предварительная оценка и проверка и окончательная проверка и оценка - после чего выдается сертификат соответствия, другими словами - происходит сертификация системы менеджмента качества.
Прежде чем приступить к предварительной оценке и проверке системы, руководство предприятия обращается в орган по проведению сертификации с заранее подготовленным пакетом документов, созданным по требованиям внедряемого стандарта.
После завершения первого этапа - предварительной оценки и проверки - проверяющая сторона выдает заключение, в котором отражается уровень готовности организации для следующего этапа проверки системы менеджмента. Если по мнению специалистов проверяющей организации предприятие не готово к проведению следующего этапа, то о причинах этой неготовности или о нецелесообразности проведения проверки пишут в заключительном отчете. Если же по итогам предварительной проверки были получены положительные результаты, то планируется проведение окончательной проверки (второго этапа).
После того, как проверка системы менеджмента качества будет закончена, проводится итоговое совещание, на котором оглашаются результаты аудита. Если это внутренний аудит или аудит поставщика, то делается вывод об уровне соответствия требованиям стандарта и формулируются рекомендации по улучшению деятельности подразделения или организации. Если это сертификационный аудит, то в случае получения положительного результата сертифицирующая сторона осуществляет оформление, регистрацию и выдачу сертификата соответствия системы менеджмента качества. Данный сертификат действует на протяжении трех лет. В случае получения отрицательных результатов по итогам проверки и выявления неготовности организации к получению сертификата, органами проверки устанавливается дата следующей проверки системы менеджмента качества.
Несоответствие может снять проверяющий (эксперт) в следующих случаях:
- если в ходе обсуждения со стороны проверяемой организации представлены дополнительные доказательства того, что обнаруженное экспертом несоответствие не является обоснованным;
- если обнаруженное несоответствие устраняется в ходе проверки. В этом случае в отчете несоответствий делается отметка об устранении несоответствия. Систему менеджмента качества признают соответствующей стандарту при отсутствии значительных несоответствий или при наличии определенного количества малозначительных несоответствий. Систему менеджмента качества признают несоответствующей стандарту при наличии одного значительного несоответствия или более определенного малозначительных несоответствий. Несоответствия, снятые экспертом в ходе проверки (если организация представила дополнительные доказательства), считаются отсутствующими. Несоответствия, устраненные в ходе проверки, не включают в общее количество несоответствий, но указывают в акте проверки и оценки системы менеджмента качества.
Орган по сертификации обеспечивает сохранность отчетов и актов, а также содержащейся в них конфиденциальной информации в течение 5 лет после окончания срока действия сертификата соответствия системы менеджмента качества и знака соответствия, а в случае отрицательного решения по результатам проверки системы менеджмента качества — в течение 5 лет после проведения проверки. Документы по проверке хранят в органе по сертификации в соответствии с правилами, изложенными в соответствующих документах органа по сертификации.
Следует отметить, что проверяющие органы, выдающие сертификаты соответствия, получают разрешение на осуществление своей деятельности в аккредитационных органах, в компетенции которых находятся и вопросы по стандартизации. На территории Российской Федерации существуют требования, предъявляемые к системам аккредитации предприятий, которые проводят проверки, испытания и измерения, а также проводящие оценку соответствия стандартам. При этом многие российские стандарты по системам менеджмента разрабатываются на основе международных стандартов.
