Чтобы процесс разработки системы менеджмента и ее внедрение проходили более качественно, необходимо осуществлять эффективное планирование и при этом вовлекать в процесс высшее руководство предприятия.
Невзирая на то, какая система менеджмента будет внедряться, для этого были созданы общие алгоритмы и принципы разработки, которые следует неукоснительно соблюдать в течение того времени, пока будет происходить процесс разработки и внедрения.
Во-первых, это привлечение к работе высшего руководства организации. При этом, если руководство предприятия приняло решение о разработке системы менеджмента, то это, в свою очередь, влечет за собой осознание и понимание ее свойств всеми заинтересованными сторонами. В большинстве случаев решение о том, внедрять на производстве систему менеджмента или нет, принимает высшее руководство, а ответственность за непосредственный процесс разработки и внедрения будет возложена на менеджера по внедрению. Это может быть, например, менеджер по качеству, если происходит внедрение системы менеджмента качества.
Разработка системы менеджмента в организации и ее эффективное функционирование будет происходить лишь в том случае, если руководство будет в полной мере осведомлено о сути системы при принятии решения о ее разработке и будет в полной мере понимать принципы ее действия в течение всего срока ее деятельности. В свою очередь такая осведомленность и понимание проблемы руководством должно выражаться во всесторонней поддержке персонала, привлеченного к разработке и внедрению системы.
Внедренная система менеджмента лишь тогда будет работать с максимальной эффективностью, когда весь привлеченный персонал будет в полной мере ознакомлен с требованиями применяемых стандартов. При этом существует достаточно много различной справочной литературы, откуда при желании ответственные менеджеры и руководство организации могут почерпнуть общие сведения практически о любой системе менеджмента.
Кроме того эффективным инструментом повышения уровня знаний будет участие заинтересованных сторон в специализированных семинарах и тренингах, которые проводятся с целью ознакомления персонала организации с основами систем менеджмента. Если есть необходимость в приобретении более глубоких познаний, то можно поучаствовать в других семинарах и на курсах обучения персонала, на которых предоставляется более детальная и глубокая информация обо всех существующих системах менеджмента. Кроме того, на таких курсах имеется довольно много различной справочной литературы, с которой могут ознакомиться все желающие.
Разработка системы менеджмента в организации требует ответственного и грамотного подхода, поэтому очень часто для таких организаций, которые хотят справиться с этой задачей самостоятельно, проводятся всевозможные курсы обучения, которыми при желании можно воспользоваться. Но следует заметить, что большинство организаций предпочитают привлекать к процессу разработки различные консалтинговые компании, в которых работают профессиональные специалисты, в совершенстве владеющие вопросами функционирования практически всех систем менеджмента. Такие специалисты окажут всемерную консультационную помощь для выработки грамотных действий организации для того, чтобы достигнуть максимальной эффективности системы менеджмента на всех этапах – от разработки до обеспечения функционирования.
В течение всего периода разработки и внедрения в организации любой системы менеджмента очень важным моментом является ознакомление трудового коллектива предприятия с ее сутью, основами функционирования, а также ее влиянием на повседневный процесс деятельности сотрудников. Для этого следует привлекать сотрудников к посещению специализированных семинаров и курсов обучения.
