Процедура внедрения СМК на складе предполагает проведение трех основных мероприятий:
- Проектирование конкретных стандартов системы менеджмента качества для отдельных действий персонала (алгоритмы действий и потоковые диаграммы на отдельные функции - приемка, размещение, проверка качества, отбор проб, регистрация в системе и т.п.).
- Внедрение данных стандартов качества (обучение персонала и тестирование процедур на месте) и их корректировка, при необходимости (как правило, требуется доработать визуализацию процедур, поскольку выясняется, что сотрудники не понимают однозначно изложенные требования или не имеют достаточного количества времени читать их в процессе выполнения работы ввиду большей динамики процессов склада).
- Осуществление контроля и работа над улучшением имеющихся стандартов СМК (в первую очередь, контроль и снижение конкретных ошибок в потоковых однообразных функциях).
Потоковая диаграмма — это алгоритм действий всех сотрудников склада, расписанный самым подробным образом и имеющим хорошо читабельную визуализацию, которая доступна для понимания рядовым сотрудникам склада, не имеющим зачастую серьезных компетенций по работе со сложными документами. В данном документе определены абсолютно все действия каждого работника — что, где, когда и каким образом он должен предпринять, чтобы в итоге получить требуемый результат, который также изложен доступно, однозначно и конкретно. При этом сотрудник склада, который берется за выполнение определенного действия, берет на себя всю ответственность за его качественное выполнение. Потоковые диаграммы можно начинать составлять с общих моментов, а затем, уже в процессе работы, переходить к более подробной их детализации.
Соблюдение требований, прописанных в потоковых диаграммах, которые составляются на основе правил и процедур приемки закупаемой продукции, ее хранения и выдачи в производство — основа для предотвращения использования в производстве сырья, материалов, оборудования, запасных частей, полуфабрикатов, не соответствующих установленным в нормативной документации или требований договоров.
Потоковые диаграммы, как правило, регламентируют деятельность персонала складов и производства при:- регистрации и размещении на складах;
- проверке сопроводительной документации;
- приемке закупленной продукции по количеству и качеству;
- предъявлении на входной контроль;
- оформлению результатов приемки в документах складского учета и получении разрешения на использование в производстве или отгрузке внешнему потребителю.
СМК на складе — это совокупность документов, в которых описаны правила, регламентирующие функционирование персонала и требования к состоянию и условиям внутри складского помещения. В этих правилах обозначены управленческие и технологические процессы, обеспечивающие качество предоставляемых складом услуг.
