Некачественные комплектующие, поставленные не в срок и по завышенным ценам способны моментально испортить эффект от всех прочих улучшений в деятельности организации.
Для управления закупками есть 5 ключевых системных моментов:
- Анализ затрат. Анализ предложений на рынке с помощью определенных критериев, в том числе стоимости. Составляется конкурентный лист на основании разумно-ожидаемого выбора.
- Выбор поставщиков. Составляется конкурентный лист, на основании которого осуществляется выбор. Возможно проведение тендера. Разумным требованием для компании является выбор не менее двух поставщиков на каждую позицию в закупках. В последующем необходима оценка качества услуг поставщиков. Учитывается, как качество, так и сроки поставки.
- Управление поставщиками. Недобросовестные партнеры должны оказываться в группе риска, либо в черном списке поставщиков. Это позволяет не только найти лучший вариант, но и снизить риски срыва поставки монополистом.
- Управление контрактами. Включает регулярный пересмотр условий контрактов и спецификаций к ним на основе опыта закупок конкретных компонентов и сырья. Иногда компании требуется разработка спецификаций с более жесткими требованиями, чем предусмотрены официальными нормативными документами.
- От заявки до заказа. Порядок проработки заказа на приобретение необходимой продукции необходимо прописать в нормативной документации т процессах Вашего предприятия. Полное взаимодействие с поставщиком, например, возврат несоответствующей продукции и возмещение связанных с этим расходов. Как правило, при адекватной реакции поставщика на претензии и разработке плана мероприятий по улучшению качества, работа с ним может продолжаться. Со стороны заказчика разрабатываются процедуры проведения верификации приобретенных материальных ценностей.
Соблюдение внутренних стандартов должно контролироваться с определенной периодичностью путем внутренних аудитов, нацеленных на выявление отклонений и запуск процедур их устранения.
В процессе внедрения необходимо проведение следующих мероприятий:
- Выбор оптимальной схемы работы с точки зрения взаимодействия всех структурных подразделений и с применением имеющегося документооборота.
- Важно изначально предусмотреть полную интеграцию в общую систему менеджмента и соответствие всем её принципам и процедурам.
- Обучение персонала, который должен понимать причину нововведений и представлять их смысл. Этот этап не менее важен, чем остальные, потому, что он отделяет формальность от действующего процесса.
- Периодическая оценка деятельности данной службы. Для этого проводятся периодические внутренние или внешние аудиты. Желательно, чтобы они предшествовали сертификационным мероприятиям.
Управление закупками регламентировано разделом 8.4 в стандарте ИСО 9001. Как и в случае с другими направлениями деятельности, тут в нем приведены общие требования, которые необходимо адаптировать применительно к деятельности конкретного предприятия. Привлечение консультантов позволит воспользоваться опытом других фирм, уже проработавших этот вопрос и добившихся положительных результатов.
