Внутренний аудит СМК – это независимый, документированный и систематический процесс объективной оценки системы менеджмента качества, проводимый с целью контроля компанией выполнения своих целей и достижения запланированных результатов. Следует сказать, что аудит СМК является процессом систематическим, а это означает, что его проведение должно осуществляться в организации со строго определенной, запланированной периодичностью. При проведении внутреннего аудита, когда систему менеджмента качества проверяют специально назначенные сотрудники этой же организации, его периодичность определяет руководство.
С помощью стандарта ГОСТ Р ИСО 19011 можно добиться согласованности и целенаправленности системы внутренних аудитов вашей системы качества. Стандарт ГОСТ Р ИСО 19011 и способы проведения внутреннего аудита, которые он предлагает, не представляют собой обязательные требования. Это некий свод «лучших практик» по осуществлению аудита.
Стоит отметить несколько обязательных требований:
- Сотрудники, выполняющие аудит, должны быть независимы от руководителей структурных подразделений (владельцев процессов), подлежащих аудиту в рамках СМК.
- Внутренние аудиторы также должны быть компетентны, то есть обладать знаниями и навыками в той области деятельности, которую они проверяют.
- Внутренний аудит СМК должен быть строго задокументирован – все его отдельные этапы, порядок выполнения, требования и результаты должны быть подробно описаны и зафиксированы. В качестве свидетельства проведения проверок могут выступать документы, записи, фотографии и т.д.
- Внутренний аудит СМК должен выполняться для подтверждения соответствия компании собственным требованиям к своей системе менеджмента, а также требованиям международных стандартов (например, ISO 9001).
Для эффективного проведения внутреннего аудита, необходимо соблюдать следующую последовательность:
- Анализ деятельности. Необходимо определить аудитора и проанализировать область аудита. Данный анализ дает возможность составить представление о необходимом объеме аудита: количество времени, которое необходимо потратить на аудит, особенности трудового распорядка, если таковые есть и т.д. Данная информация имеет критическое значение на следующем шаге.
- Подготовка программы аудита. Назначенный на аудит аудитор готовит рабочую документацию, какие вопросы планируется задать, что ожидается в качестве свидетельств аудита. Большую роль в формулировании всего этого может сыграть документация СМК предприятия.
- План аудита. На этом этапе вы решаете, как распределяется необходимый объем работ, например, если в вашем распоряжении больше одного аудитора. Среди прочего, нужно ответить на вопрос о том, сколько времени будет уделено каждому процессу в рамках аудита.
- Инициация аудита. Чтобы начать аудит, аудитор должен связаться по этому поводу с владельцем процесса, подвергающемся аудиту и определить уместность аудита и отсутствие отвлекающих или мешающих факторов.
- Открытая встреча. Сам аудит стартует с открывающей встречи. Данная встреча позволяет гарантировать, что проверка не является неожиданностью для проверяемой стороны и не имеет целью выискать ошибку, а скорее удостоверить соответствие. Дополнительная «тонкая настройка» распределения времени может быть произведена именно тут, на этапе открывающей встречи. В целом, встреча позволяет всем участникам понять объем и границы конкретной предстоящей аудиторской проверки.
- Реализация аудита. Аудитор задает вопросы, собирает записи и выносит наблюдения, которые демонстрируют соответствие или несоответствие процессов требованиям СМК.
- Выводы аудита. В ходе закрывающей встречи аудита стоит обозначить основные несоответствия, чтобы аудируемый имел возможность понять заключения аудитора и задать возникшие вопросы. На встрече он получает шанс и прояснить что-то, что не было понято аудитором, вследствие чего могли возникнуть недоразумения.
- Рассылка отчета. Окончательно утвержденные замечания аудита оформляются в отчет передаются в электронной или печатной форме в аудируемый отдел. Отчет дает возможность всем заинтересованным лицам разобраться в требуемых несоответствиях.
- Корректирующие действия. Возможно, самая важная часть аудита. Нужно удостовериться, что аудируемым отделом установлены сроки и предприняты действия по замечаниям и несоответствиям, чтобы окончательно закрыть аудит.
Основная задача таких проверок – обнаружить объективные свидетельства, позволяющие наиболее полно выявить все несоответствия как в отдельных процессах и процедурах, так и во всей системе менеджмента. В процессе аудита сразу же определяется насколько грамотно выполнены проектирование и внедрение СМК, насколько эффективно она работает, помогает ли ее внедрение организации достигать положительных результатов в своей деятельности.
Внутренний аудит СМК должен оценить, каким образом изменения, произошедшие в организации, оказали влияние на систему качества. Ведь любая компания не стоит на одном месте, все время развивается, двигается вперед. Естественно, что такие изменения, как правило, оказывают большое влияние на систему качества.
Ознакомиться с нашим новым онлайн-курсом по проведению внутренних и внешних аудитов систем менеджмента и других проверок в соответствии с актуальной версией международного стандарта ISO 19011 можно по ссылке.
