Аудит – это систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и их объективного оценивания для определения степени соответствия критериям аудита (ISO 19011:2018 / ГОСТ Р ИСО 19011-2021). Цель аудита состоит в сборе объективных свидетельств, которые позволяют выявить несоответствия в процессах, продуктах (услугах) и др.
Санитарный аудит – это систематический аудит, направленный на поддержание качественного санитарного состояния производства, складских и бытовых помещений.
Структура системы аудитов представлена на рис.1.
Рисунок 1 – Структура системы аудитов
Для успешного санитарного и другого аудита необходимы следующие условия:
- поддержка высшего руководства;
- наличие времени;
- обученный аудитор или группа аудиторов;
- документированные процедуры и записи (программа, планы, чек-листы, отчеты, проверка корректирующих действий);
- компьютер, планшет или телефон.
При планировании и проведении санитарных аудитов предприятия сталкиваются со следующими проблемами:
- отсутствие мотивации для проведения аудитов;
- недостаточно развиты компетенции у сотрудников для проведения аудитов;
- отсутствие времени для полноценного проведения аудитов;
- нет системности в проведении аудитов, а значит польза от проведения аудитов минимальна;
- персонал не воспринимает аудит, как способ улучшения;
- руководство не выделяет финансы для привлечения сторонних аудитов.
Многие из перечисленных проблем могут быть решены с помощью автоматизации процесса аудита. На данный момент во многих организациях пищевой промышленности (и не только) планирование, проведение аудитов и контроль за выполнением корректирующих действий происходит с помощью документов Word или Excel. Осуществление аудитов без использования программных решений требует большого количества времени и других ресурсов, а также часто приводит к ошибкам в работе: системным (например, ошибки в алгоритме проведения аудита, ошибки при формулировке вопросов, ошибки в справочной базе) и случайным (например, потеря данных при заведении, технический сбой, ошибки в расчетах. В связи с чем предприятия всё чаще и чаще задумываются об автоматизации этого элемента системы.
Автоматизация аудита с помощью программного решения позволит повысить эффективность и качество процесса проведения аудита. Одним из таких цифровых решений и является программное обеспечение ПО «GRAIT Audit», разработанное в компании Грэйт (дочерняя компания ИнтерКонсалт). Grait Audit – это облачное решение, автоматизирующее проведение внутренних аудитов и аудитов второй стороны (рис.2). Для предприятий пищевой промышленности важно проводить аудиты не только своей системы менеджмента пищевой безопасности, но также осуществлять проверки своих поставщиков.
Рисунок 2 – Интерфейс «Главная страница»
Данное IT-решение для автоматизации аудита систем менеджмента предназначено для:
- организаций любого размера, любой отрасли, которые хотят оптимизировать процесс проведения внутренних аудитов у себя в компании;
- консалтинговых и сертифицирующих компаний, призванных помочь бизнесу успешно развиваться;
- сетевого ритейла для проведения аудита любого участника цепочки поставок;
- частных аудиторов, которые хотят сократить время на планирование, проведение и составление отчета по результатам аудита.
Программное решение помогает:
- оптимизировать работу и спланировать процесс проведения аудитов в любой компании;
- быстро и грамотно провести санитарный и другой аудит, сформировать понятный и грамотный отчет;
- определить степень соответствия требованиям санитарного законодательства и установленным требованиям;
- определить слабые и сильные стороны предприятия;
- ускорить обучение новых аудиторов и проводить аудиты специалистами с любым уровнем подготовки без потери качества.
Преимущества использования программного решения Grait Audit:
- Не требует установки.
- Содержит готовые чек-листы (рис.3). Важно отметить, что предустановленные шаблоны чек-листов постоянно актуализируются с учётом происходящих изменений и база дополняется новыми шаблонами.
- Позволяет создавать собственные чек-листы (рис.4).
- Возможность проведения аудита с любого устройства (рис.5).
- Отчет формируется автоматически (рис.6, рис.7).
- Доступно прикрепление фото / видео и документов.
Рисунок 3 – Шаблоны чек-листов
Рисунок 4 – Пример чек-листа аудита
Рисунок 5 – Пример заполнения чек-листа санитарного аудита
Рисунок 6 – Формирование отчета по итогу аудита
Рисунок 7 – Пример отчета по аудиту
Использование ПО GRAIT Audit позволяет:
- повысить качество процесса за счет минимизации ошибок при работе с ПО, грамотного планирования проведения аудитов, автоматического расчета оценок аудита, понятного интерфейса отчетов, осуществления контроля в режиме онлайн;
- минимизировать издержки за счет оптимизации расходов на привлечение сторонних аудиторов (до 80%), сокращения времени на подготовку чек-листов (до 90%) и формирование отчета (до 70%), оптимизации прочих затрат (от 30% до 99%);
- сэкономить время на планирование аудита (>60%), проведение аудита (>75%), подготовку отчета (>90%), выгрузку отчета (до 99%).
На рис. 8 приведен кейс предприятия Х, сотрудники которого посчитали затраты компании на организацию и проведение санитарных аудитов до использования программного решения и затраты после того, как стали использовать ПО. Этот пример показывает, что временные затраты на планирование и подготовку отчета по результатам аудитов при использовании программного решения уменьшились более, чем в 2 раза. Ранее предприятию требовалось 37 дней на планирование, проведение и составление отчетов по результатам санитарных аудитов. При использования программного решения предприятию потребовалось только 15 дней для планирования, проведения, подготовки отчета и разработки корректирующих действий.
Рисунок 7 – Затраты компании на организацию и проведение санитарных аудитов
В заключение хочется отметить, что автоматизация – это тенденция рынка пищевой промышленности. Автоматизация позволяет значительно сократить время на планирование, подготовку отчетов и свести риски при проведении аудитов к нулю. Ничто так не мотивирует, как комфортная работа аудитора!
