Современное управление любой компанией и построение её работы подразумевает наличие систематизированного подхода. Ничего не должно проходить сумбурно, спонтанно и зависеть от случайностей.
Важной составляющей (правильнее даже сказать, необходимой) является информационное обеспечение системы менеджмента. Именно оно обеспечивает своевременность и точность управления, а так же осуществление быстрой обратной реакции на все происходящие процессы.
Информация в основе всего
Информационное обеспечение решает сразу несколько проблем, от которых никуда не деться:
- Документооборот. В любой организации оборачивается и оформляется много документов, как внутренних, так и внешних. Весь документооборот должен уйти в цифровую область. При всей хлопотности внедрения он очень быстро оправдает себя: все бумаги будут систематизированы, доступны и лишены возможности пропадать. Да и самой бумаги как материала поубавится – некоторые организации в ней буквально утопают.
- Информационные потоки при взаимодействии подразделений или филиалов. Чем быстрее осуществляется эта связь, тем эффективнее идет работа. Часто несколько подразделений независимо друг от друга могут прорабатывать один и тот же проект, и это нужно как-то синхронизировать. Информационное обеспечение системы менеджмента отлично выполняет эту функцию.
- Подбор и систематизация различных показателей, отражающих работу организации. Это необходимо для анализа и определения политики фирмы и принятия корректирующих действий на уровне менеджмента.
Предприятие, разрабатывающее и внедряющее информационно-аналитическую систему (ИАС), неизбежно сталкивается с проблемой выбора наиболее предпочтительного варианта такой системы. Нередко выбор в пользу той или иной альтернативы принимается в компании интуитивно, что в конечном итоге приводит к крайне низкой эффективности ИАС. Таким образом, разработка комплексной методики, позволяющей свести к минимуму возможность принятия неэффективного управленческого решения при выборе проекта внедрения АИС, определяет актуальность исследования.
Под информационно-аналитической системой следует понимать совокупность технических и программных средств, информационных ресурсов, методик, которые используются для обеспечения процесса сбора, обработки, хранения и анализа информации в целях обоснования принимаемых управленческих решений. Информационно-аналитические системы похожи на информационно-справочные системы по выполняемым функциям. А информационно-справочные системы «практически всегда уникальны, нет точной системы их классификации».
Первые попытки внедрения информационно-аналитических систем в России были предприняты в конце девяностых годов прошлого века. Рост спроса на эти технологии в тот период во многом объяснялся тем, что в организациях накопились значительные объёмы информации. Сегодня стоит другая задача – капитализация этой информации с применением информационных технологий, в частности ИАС.
В настоящее время существует достаточно большое количество ИС, позволяющих улучшить бизнес-процессы предприятия, сократить время обработки запроса клиента, дать возможность увидеть новые возможности в бизнесе.
Вариант разработки и внедрения ИАС включает шесть этапов
Первый этап разработки и внедрения ИАС – предпроектное исследование. Анализ деятельности предприятия и описание протекающих бизнес-процессов, формулировка цели проекта внедрения, готовности предприятия к внедрению информационно-аналитической системы.
Второй этап – разработка концепции ИАС и определение возможных вариантов внедрения. Результатом этапа должно стать техническое задание: описание объекта автоматизации, требования к системе, состав и содержание работ, порядок контроля и приемки работ. Предлагаются возможные варианты внедрения ИАС, а именно – приобретение и внедрение готового типового проектного решения (типового проекта прикладных программ, т.н. коробочное ПО); доработка или адаптация имеющегося на предприятии проектного решения (типового проекта или собственной разработки); разработка и внедрение проекта ИАС посредством внешнего партнера; разработка и внедрение проекта ИАС собственными силами предприятия.
Третий этап – априорный анализ эффективности ИАС. Возможные альтернативные варианты внедрения ИАС должны быть соотнесены между собой как по финансовым характеристикам (затраты на проект, ожидаемый финансовый эффект), так и качественным (функциональная мощность решения, простота освоения системы, надежность работы, производительность, защищенность, отсутствие избыточных функций и т.д.).
Четвёртый этап – выбор оптимального проекта при помощи методики комплексной оценки эффективности ИАС на предприятии (решение многокритериальной задачи и расчёт интегрального показателя). Выбор производится из следующих проектов: внедрение полнофункциональной платформенно базированной ИАС собственными силами предприятия; внедрение модульной ИАС собственными силами предприятия; внедрение полнофункциональной платформенно базированной ИАС посредством внешнего партнера; внедрение модульной ИАС посредством внешнего партнера.
На четвёртом этапе проводится комплексная оценки эффективности внедрения ИАС, которая объединяет несколько подходов к оценке и позволяет сопоставить функциональную и финансовую эффективность различных вариантов внедрения системы. Одно из основных преимуществ алгоритма в том, что он применим к любому размеру предприятия и виду бизнеса, может быть расширен и адаптирован для оценки эффективности любого IT-проекта.
Пятый этап – проектирование и разработка системы. Осуществляется создание (кодирование) программного продукта (в том, случае если принято решение о разработке ИАС, а не покупке готового ПО), а также разработка сопровождающей документации.
Шестой этап – запуск, сопровождение и развитие ИАС. На данном этапе происходит установка системы, интеграция с другими системами, обучение пользователей. После того, как система введена в постоянную эксплуатацию, осуществляется выполнение работ в соответствии с гарантийными обязательствами, а также внесение изменений в целях повышения производительности или адаптации к изменившимся требованиям.
ИАС – это управление, основанное на автоматизированном анализе больших данных и, как результат, высокая скорость принятия управленческих решений в реальном времени. Ключевым фактором успеха внедрения ИАС является возможность капитализации больших данных, что означает проведение высоко конкурентного и трансграничного бизнеса.
