Получение оперативной информации о деятельности компании — потребность каждого руководителя. Для этого в организации создаются разнообразные системы отчетности, которые позволяют оценить работу фирмы под разным углом. Однако, несмотря на обилие отчетов, руководителю нередко по-прежнему нелегко ответить на ключевые вопросы:
- Мы приближаемся к поставленным целям или нет?
- Что конкретно мешает нам приближаться к цели?
Давайте определимся с терминами. Часто KPIs (Key Performance Indicators) переводят как «ключевые показатели эффективности», хотя только об эффективности речь не может идти, т.к. «рerformance» при переводе имеет много значений (производительность, результативность, эффективность, быстродействие, работоспособность, выполнение, исполнение, осуществление, деятельность, эксплуатационные качества, рабочие характеристики, перформанс и др.). Перевод «перформанс» – некое действо, направленное на получение желаемого результата или реакции. Точно и дословно перевести KPIs невозможно. Поэтому воспользуемся термином «ключевые показатели деятельности» (так и хочется сказать «перформанса»), который, на наш взгляд, наиболее точно соответствует сути KPIs.
Философия ключевых показателей деятельности весьма проста: "Если вы пытаетесь чем-то управлять, вы должны уметь это измерять". Достаточно привести следующий пример: всем известно, какое значение в деятельности компании играет так называемый пресейловый этап. На подготовку продажи товара или услуги обычно уходит немало сил и средств. Часто бывает, что время и ресурсы, потраченные на "обработку клиента", несоизмеримо велики в сравнении с итоговым результатом: контракт подписан, но его сумма не покрывает расходов на предварительную, пресейловую, работу. Возможно, это перспективный клиент и в будущем расходы окупятся, а может быть, и нет.
Как оценить, насколько время и ресурсы, потраченные на пресейловом этапе, адекватны достигаемому результату?
Система ключевых показателей помогает смотреть на текущую ситуацию в стратегической перспективе. И увидеть, например, за незначительной прибылью конкретной сделки долгосрочные вложения в программу работы с заказчиками, которая уже в ближайшие месяцы даст экономический эффект. Для того чтобы обеспечить ясность в отношении решаемых вопросов, необходим ограниченный набор ключевых показателей деятельности, которые ориентированы на измерение стратегических параметров. Их цель — не заменить иные системы отчетности, а занять место индикаторов деятельности компании, предупреждающих о возможных проблемах.
В мировой практике ключевые показатели деятельности (Key Performance Indicators — KPI) выступают неизменным элементом не только оценки тех или иных технологических и бизнес-процессов, но и системы управления. Показатели — это своего рода язык, на котором можно формализовать стратегии развития и строить гипотезы. Важно подчеркнуть, что KPI для целей управления выделяются из общего множества расчетно-оценочных показателей тем, что они:
- соответствуют стратегии компании;
- адекватно отражают степень эффективности операционных (непосредственно участвующих в создании стоимости продукции) и функциональных (обслуживающих) процессов в совокупности.
В связи с этим к выстраиванию адекватной системы управления по KPI должны предъявляться особые требования. При разработке методологии управления по KPI необходимо производить разделение индикаторов на:
- KPI, имеющие стратегический характер;
- KPI, имеющие нормативный характер.
Достижение целевых значений KPI, носящих стратегический характер, существенно изменяет положение компании. Для достижения целевых значений этих показателей необходимо реализовать комплекс стратегических инициатив. Стратегические KPI обычно характеризуют выбранную стратегию развития, являясь приоритетными для компании; по этим показателям у фирмы есть явные конкурентные преимущества (или компания намерена их приобрести). Значения KPI, носящих нормативный характер, нужно поддерживать на том или ином уровне в рамках выбранного краткосрочного периода. Примером в данном случае может быть коэффициент текущей ликвидности, значение которого поддерживается на уровне 2 или 2,5. Следует отметить, что отнесение показателя к стратегическому или нормативному типу зависит от выбранной руководителями стратегии компании.
Основные критерии определения KPI. KPI должны:
- измеряться по одной схеме;
- основываться на достоверных данных;
- быть понятны и просты в использовании;
- обеспечивать дополнительную информацию;
- обеспечивать эффективные действия;
- сохранять свою релевантность.
Подходы к внедрению системы KPI
- Первый подход — это использование мирового опыта в виде атласов KPI компаний из данной отрасли.
Плюс данного подхода состоит в отсутствии необходимости «изобретать велосипед». Есть стандартный набор показателей, который используется для внедрения системы KPI на предприятии. Минусы: неготовность системы управления работать в российских компаниях с требуемой степенью информационной прозрачности и неактуальность большой части показателей, а так же полное несоответствие российской ситуации на рынке. Внедрение KPI без учета специфики предприятия и российской экономики обычно не отражает реальное положение дел на предприятии.
- Второй подход — это разработка KPI с учетом уровня развития и особенностей системы управления компанией, т.е. индивидуальный подбор показателей. Плюсы такого подхода: компания получает систему KPI, полностью соответствующую ее текущим стратегическим целям; ключевые руководители чувствуют себя соавторами данной системы, и процесс ее внедрения проходит быстрее и продуктивнее. Кроме того, организация получает опыт самостоятельного развития и модификации данной системы KPI. Минусы: необходимость проводить большую подготовительную работу по вычленению и разработке KPI в организации, по привлечению персонала, его обучению и внедрению самой системы. Необходимость проводить работу по привлечению специалистов во внедрение KPI.
Обобщая плюсы и минусы обоих подходов, можно сказать, что в первом случае больше времени и сил требуется на внедрение системы, а во втором — на ее разработку. Наш опыт говорит, что второй подход чаще оказывается более эффективным. Специалисты «ИнтерКонсалт» помогут Вам разработать и внедрить эффективную систему KPI с учетом специфики самого предприятия, а также особенностей рынка, оптимизировать работу сотрудников, что будет способствовать достижению целей предприятия. Внедрение системы KPI осуществляется как отдельно, так и в рамках внедрения авторской бизнес-методики GORA.
Что получит организация:
- выработаны стратегически важные для компании показатели оценки деятельности;
- построен прогноз динамики их изменения;
- существует процедура их определения и отчетности.
