Важные шаги, которые следует предпринять для подготовки к внешнему аудиту:
1. Изучите требования и нормативные акты, регулирующие Вашу отрасль, на соответствие которым будет осуществляться проверка.
2. Проведите внутренний аудит. Для проведения внутреннего аудита рекомендуется разработать программу аудита и чек-листы (контрольные вопросы). Программа аудита может содержать: наименование объекта аудита; область аудита; цель и задачи аудита; дату начала и продолжительность; график работ аудиторской группы; список должностных лиц, которым должны быть направлены копии отчета об аудите. Осуществите полный анализ текущего состояния вашей организации в отношении тех требований, которые запланировано проверить. Используйте программу и чек-листы, чтобы убедиться, что все требования соответствуют установленным стандартам. Определите области, требующие улучшений, и предпримите действия для их исправления.
Одним из решений, которое позволит автоматизировать процесс аудита, повысив его эффективность и качество, является облачное программное решение GRAIT Audit – продукт, созданный с учётом лучших мировых практик и передового опыта проведения аудитов. В GRAIT Audit представлены чек-листы по различным тематикам, которые поддерживаются в актуальном состоянии, имеют четкие и детально проработанные формулировки. Эти чек-листы можно брать и использовать для проведения внутреннего или внешнего аудита (например, аудита поставщиков). При этом есть возможность добавить вопросы, связанные со спецификой предприятия. Данные чек-листы помогут подготовиться к внешнему аудиту со стороны надзорных органов или Клиентов.
3. Подготовьте документацию. Убедитесь, что у вас есть все необходимые документы и записи, которые могут понадобиться во время аудита.
Если вы проводите аудит на соответствие требованиям стандарта на системы менеджмента качества, то документы, которые будут проверяться на аудите, могут включать следующие: 1) Политика и цели организации. 2) Процедура «Управление документированной информацией». 3) Процедура «Управление несоответствиями». 4) Процедура «Работа с жалобами». 5) Процедура «Внутренний аудит» 6) «Техническое обслуживание оборудования». 7) Процедура «Входной контроль» и другие.
4. Приведите в порядок помещения и оборудование. Перед внешним аудитом убедитесь, что все помещения, оборудование и рабочие места полностью соответствуют установленным требованиям.
5. Проведите работу с поставщиками. Убедитесь, что поставщики и партнеры компании соблюдают необходимые требования. Регулярно обменивайтесь информацией и проверяйте исполнение требований.
6. Обучите персонал. Организуйте обучение персонала, чтобы они понимали все требования и умели применять и на практике. Необходимо обучить не только руководителей всех уровней, но и рядовых сотрудников.
7. Подготовьте команду для аудита. Организуйте команду сотрудников, которая будет заниматься вопросами, связанными с подготовкой и проведением аудита. Выделите ответственных, которые будут отвечать за взаимодействие с аудиторами и предоставление необходимой информации.
8. Проведите предварительный внешний аудит. После устранения несоответствий, выявленных в рамках внутреннего аудита, рекомендуется провести предварительный внешний аудит с участием консультантов, которые имеют большой опыт внедрения систем менеджмента и проведения аудитов на соответствие разным требованиям. Консультанты помогут вам выявить несоответствия, а также предложить рекомендации и решения для улучшения ситуации.
9. Устраните выявленные недостатки. Если по результатам предварительного внешнего аудита были выявлены несоответствия, предпримите соответствующие меры для их устранения.
10. Взаимодействуйте с аудиторами. При прохождении внешнего аудита сотрудничайте с аудиторами, предоставляйте им всю необходимую информацию и исходные данные для проверки. Если возникают вопросы или проблемы, то необходимо обсудить их с аудиторами и предложить решение.
С учетом этих шагов и рекомендаций вы сможете подготовиться к внешнему аудиту! Очень важно помнить, если Вы грамотно внедрили систему менеджмента в организации с учетом потребностей и ожиданий заинтересованных сторон, риск-ориентированного подхода и цикла PDCA (Планируй-Действуй-Проверяй-Улучшай), то Вам не нужно будет готовиться специальным образом к каждому внешнему аудиту. Ваша система позволит Вам узнавать заранее обо всех несоответствиях и предпринимать корректирующие действия ещё до прихода стороннего аудитора.
