Аудит СМК проводится согласно заранее разработанного плана, а найденные в его ходе несоответствия являются хорошей возможностью улучшить систему менеджмента качества посредством корректирующих мероприятий.
План аудита СМК разрабатывается для проведения независимого, систематического и документированного анализа системы менеджмента качества предприятия, получения результатов в виде наблюдений и их последующей объективной оценки. Основная цель, которая при этом преследуется, – это определение степени соответствия имеющейся СМК требованиям ISO 9001:2015, внутренним стандартам организации и государственным регламентам, а также оценка эффективности ее работы.
План проведения аудита разрабатывается заранее, а сам процесс преследует следующие цели:
- Проверить, соответствует или не соответствует внедренная СМК установленным требованиям.
- Определение эффективности функционирования СМК на предприятии, определение степени соответствия процедурам и стандартам.
- Контроль качества предложения услуг.
- Своевременное обнаружение проблем в функционировании СМК и взятие их под контроль.
- Обеспечение обратной связи, чтобы иметь возможность выполнять корректирующие мероприятия для разработки планов по усовершенствованию действующей СМК.
Выявленные в ходе аудита СМК несоответствия – это, главным образом, невыполнение требований международного стандарта ISO 9001, либо внутренних стандартов предприятия, а также государственных регламентов. Причем такие несоответствия могут быть существенными и несущественными. Несущественные – это небольшие отклонения от общепринятых требований, не оказывающих большого влияние на функционирование СМК. Что касается существенных несоответствий, то это уже более серьезное нарушение, когда полностью не выполняется какой-либо пункт стандарта.
В первую очередь, план аудита СМК предусматривает подготовку соответствующей документации. Потребуются следующие документы:
- План проведения аудитов на текущий год.
- План проведения проверок в конкретном подразделении, в котором необходимо указать следующие пункты:
- название подразделения, задачи и цель системного аудита СМК, список участников аудиторской группы;
- место и дата проведения аудита, список документов, на соответствие которым и осуществляется проверка;
- перечень первоочередных и контрольных вопросов, список ответственных сотрудников, которым по окончании проверки направляются копии полученных результатов.
В ходе проведения аудита можно воспользоваться фотоаппаратом или даже видеокамерой. Использование фото- и видеосъемки является большим преимуществом, поскольку четкая фиксация – это хорошая возможность в полной мере довести уровень несоответствий до конечного потребителя, заказавшего аудит СМК. Как правило, таким конечным потребителем является руководитель организации. Кроме того, фотосъемка позволяет избежать субъективизма и фальсификации, поскольку сделанные фотографии нарушений и несоответствий добавляются в отчет о проведении аудита. И, если в дальнейшем возникнет необходимость в выполнении повторного аудита, то сделанные ранее фотографии нарушений, находящиеся в отчете, будут служить определяющим наглядным фактором.
План аудита СМК предполагает выполнение трех основных стадий:
- Предварительная проверки имеющейся документации.
- Проверка непосредственно на местах.
- Составление отчета по результатам выполнения аудита.
Предварительная проверка документации предусматривает анализ системных документов по обеспечению надлежащего качества продукции или услуг. По возможности их нужно проверять в полном объеме. Для выполнения основного аудита проверяющий может запросить всю нужную ему документацию в полном объеме. При этом он обязательно подписывает соглашение о конфиденциальности. Проверка на месте заключается в вводной беседе с персоналом подразделений, в беседах с отдельными сотрудниками в ходе аудита, а также в выборочных проверках, во время которых проверяются результаты изучения документов, данные по аудиту, полученные в ходе беседы.
Результаты аудита СМК являются основой для анализа, оценки и определения эффективности СМК.
