Выбор и оценка поставщиков: пошаговый план

Шаг 1. Определение потребностей компании и требований к поставщикам

Первым шагом при выборе поставщиков является определение потребностей компании и требований к поставщикам. Необходимо составить список критериев, которым должен соответствовать потенциальный партнер. Критерии могут быть следующие: качество и безопасность продукции, сроки поставок, цены, условия оплаты и др. Важно установить четкие критерии оценки поставщиков и регулярно обновлять их в соответствии с изменяющимися требованиями и стандартами.

Шаг 2. Исследование рынка и составление перечня потенциальных поставщиков

Проведите исследование рынка и составьте список потенциальных поставщиков, которые могут соответствовать требованиям компании.

Шаг 3. Классификация поставщиков

После определения перечня поставщиков необходимо провести их оценку. Оценка поставщиков начинается с классификации поставщиков по степени риска, связанного с закупаемым товаром/услугой. Группировка поставщиков позволяет определить необходимый уровень контроля и мониторинга. После классификации необходимо определить мероприятия по выбору, утверждению и контролю поставщика.

По степени риска, связанного с закупаемым товаром/услугой, поставщиков можно разделить на следующие группы (пример):

• Группа 1 – поставщики сырья
• Группа 2 – поставщики упаковочных и вспомогательных материалов
• Группа 3 – поставщики услуг

Ответственными за проведение анализа рисков и определение группы поставщика являются члены группы системы менеджмента безопасности пищевой продукции (СМБПП).

Шаг 4. Определение мероприятий по выбору, утверждению и контролю поставщиков

Исходя из анализа рисков, необходимо определить для каждого поставщика мероприятия по выбору.

Мероприятия по выбору, утверждению и последующему контролю поставщиков могут быть следующие: анкетирование, самоаудит, исследования образца перед заключением договора, аудит поставщика, проверка образцов поступивших партий сырья, тестовый запуск в производство и др. (табл. 1).

Таблица 1 – Мероприятия по выбору, утверждению и последующему контролю поставщика

Получить бесплатную консультацию

Шаг 5. Проверка поставщиков

Проверка поставщиков осуществляется в соответствии с запланированными мероприятиями в несколько этапов.

Этапы проверки поставщика:

• доведение до сведения поставщиков требований организации;
• передача поставщикам необходимой документации для заполнения с целью получения полной информации о составе поставляемого сырья/вспомогательных материалов и системе обеспечения качества/безопасности, применяемой на предприятии поставщика;
• получение и анализ заполненных поставщиком документов;
• организация и проведение аудитов предприятий поставщиков с целью оценки системы обеспечения качества и безопасности;
• составление плана действий, направленных на устранение существующих несоответствий;
• проверка выполнения действий по устранению существующих несоответствий.

Проведение проверки поставщика, как правило, включает:

• анализ условий хранения продукции;
• соблюдение требований законодательства;
• контроль технологических параметров;
• наличие системы менеджмента качества/ системы менеджмента безопасности пищевой продукции и др.

Проверку поставщиков рекомендуется осуществлять с помощью контрольных вопросов/чек-листов (например, разрабатывается Анкета Поставщика).

Вопросы для проведения аудита поставщика могут быть следующие:

1. Существует ли на предприятии система менеджмента качества или безопасности продукции (ISO 9001, BRC, FSSC 22000 или др.)?
2. Сертифицирована ли на предприятии система менеджмента качества или безопасности продукции? Кем сертифицирована?
3. Имеется ли программа производственного контроля?
4. Соблюдаются ли условия транспортировки продукции (транспорт должен быть без постороннего запаха, без посторонних предметов, без протечек)?
5. Имеется ли сертификат на продукцию?
6. Наличие аттестованной лаборатории на предприятии?
7. Есть ли аттестат аккредитации (лицензия) на данный вид деятельности?
8. Используется ли вторично переработанное сырье?

Шаг 6. Оценка и утверждение поставщиков

Исходя из результатов предыдущих шагов, компании определяют поставщиков, с которыми планируют сотрудничать. Результаты проверки обычно оцениваются в баллах и поставщику присваивается соответствующая категория. Как правило, предпочтение отдается поставщикам, получившим наиболее высокую оценку. Если компания принимает решение сотрудничать с каким-либо поставщиком, имеющим более низкую категорию, то необходимо составить рекомендации по устранению выявленных несоответствий.

Ответственность за утверждение поставщика лежит на представителе отдела закупок, который принимает решение после получения одобрения всех заинтересованных сторон (например, главный технолог, главный инженер, начальник производства и др.).

Результаты проверки и утверждения поставщика действительны обычно в течение года, после чего проводится процедура повторной оценки. Компания переоценивает поставщика по ряду параметров, таких как соответствие спецификации, ценовая политика, соблюдение графика поставок и другие. Переоценка может быть проведена и досрочно по запросу поставщика или по инициативе компании.

Необходимо также иметь план действий в случае выявления несоответствий с поставщиком, чтобы своевременно принять меры по их устранению.

Важно отметить, что компания вправе поручить проверку поставщика сторонней организации, что поможет обеспечить объективность и независимость процесса оценки. Такой подход способствует повышению прозрачности и качества контроля за поставками сырья.

Таким образом, правильная оценка поставщиков является ключевым элементом обеспечения качества и безопасности производимой продукции/услуг. Систематическое проведение оценки, мониторинг и контроль за поставками помогают компании минимизировать риски, обеспечить стабильное качество продукции/услуг и укрепить партнерские отношения с поставщиками.

Получить бесплатную консультацию