Высшее руководство должно анализировать систему менеджмента качества организации через запланированные промежутки времени с целью обеспечения ее постоянной пригодности, достаточности и эффективности.
Анализ функционирования системы менеджмента качества (далее – СМК) со стороны руководства компании осуществляется для выявления сложившегося положения в отношении качества производимой продукции или услуг, а также эффективности самой системы. Подготовкой и проведением анализа занимается служба качества, которая после окончания работ представляет максимально полный отчет по результатам проведенной работы.
При подготовке и выполнении анализа рассматриваются вопросы:
- Предоставление высшему руководству предприятия полной информации о возможных проблемах относительно качества и уровня удовлетворенности предоставляемыми услугами и товарами.
- Разработка решений, находящихся в компетенции только высшего руководства и направленных на устранение возникающих проблем в области функционирования СМК.
- Целенаправленное выделение средств, для более быстрого достижения поставленных целей, а также улучшения функционирование СМК.
- Анализ результативности и эффективности процессов и процедур СМК, а также их актуальности и пригодности на данный момент.
- Анализ функционирования СМК позволяет выработать меры по улучшению её эффективности.
Высшее руководство организации осуществляет анализ функционирования системы менеджмента с определенной периодичностью, которая определена в документации СМК (чаще всего один раз в квартал). Но может быть и чаще, если СМК находится в стадии становления, выполняется описание и определение процессов, разработка документации. Как только действие СМК будет налажено, анализ функционирования СМК может проводиться один раз в шесть месяцев, но не реже того периода, который устанавливается в стандарте.
Если анализом занимается генеральный директор предприятия, то к работе обычно привлекаются его заместители, «владельцы» процессов, ответственные за направления работы. Отчет складывается из данных, определяющих:
- уровень достижения поставленных целей в области качества;
- настоящее состояние качества товаров или услуг;
- уровень удовлетворенности клиентов и потребителей, количество поступивших рекламация, предложений, замечаний, претензий;
- результаты проведенных проверок – внешних и внутренних;
- степень функционирования процессов; статус предпринятых упреждающих действий, разработанных на основании предыдущего анализа;
- принятие решений по выполнению задач, поставленных после проведения предыдущего анализа СМК, разработка рекомендаций по повышению эффективности;
- предложение изменений и дополнений, вносимых в СМК для улучшения ее эффективности.
Полученные специалистами данные оформляются в виде отчета и предоставляются на рассмотрение руководству для дальнейшей работы. Они должны быть представлены до установленного строка, например, до 20-го числа месяца, который следует за отчетным периодом. Самым важным моментом при проведении анализа функционирования СМК можно считать выявление и обсуждение проблем в отношении качества.
На этапе проектирования СМК в отчете должны содержаться сведения:
- о составлении графика разработки документации и его выполнении;
- о том, на какой стадии находится процесс внедрения процедур в системе менеджмента качества;
- о материальном обеспечении выполняемых работ.
Впоследствии, во время функционирования СМК, нужно будет проводить анализ:
- степени соответствия полученных результатов в ходе выполнения процессов в отношении поставленных целей;
- адекватности и выполнимости определенных процедур;
- выполнении программ, планов качества и т.д.
Однозначно и максимально полно должна быть представлена информация о претензиях и рекламациях с обязательным уточнением корневой причины возникновения несоответствия, принятых мер по устранению, а также насколько повлияло на удовлетворенность потребителей.
После того, как будет проведен анализ функционирования СМК, основываясь на полученных результатах, можно составить максимально полную картину состояния системы менеджмента. После этого необходимо разработать корректирующие мероприятия с назначением ответственных лиц и сроков выполнения. Также, не стоит пренебрегать проверкой выполнения разработанных мер.
