Разработка, внедрение и улучшение системы менеджмента качества вызывает большие сложности у предприятий вне зависимости от размера и вида деятельности. Некоторые компании в ходе разработки понимают, что задача для них очень трудная и отказываются от заветного сертификата ISO 9001, теряя многих Клиентов. Однако привлечение к работе внешних экспертов позволит существенно упростить задачу. Консультант знает, как рассказать просто о сложном; как вовлечь сотрудников в разработку и внедрение системы менеджмента; как адаптировать общеприменимые методики оценки рисков под специфику компании и др.
Одно из главных преимуществ аутсорсинга СМК заключается в том, что организации могут избежать сложностей и затрат на самостоятельную разработку, внедрение и поддержание СМК. Наняв внешнего консультанта по СМК, организации могут извлечь пользу из опыта профессионалов, специализирующихся в области внедрения систем менеджмента качества. Это позволит снизить операционные затраты и повысить эффективность внутренних процессов.
Другим преимуществом аутсорсинга СМК является возможность получения доступа к передовым практикам, которые помогут организации достичь и поддерживать современные стандарты качества. Внешний консультант по СМК обладает глубокими знаниями и опытом в части внедрения системы менеджмента на основе стандарта ISO 9001. Это позволяет организациям следовать лучшим практикам и адаптироваться к изменяющимся требованиям отрасли.
Аутсорсинг СМК также способствует повышению квалификации сотрудников организации. Консультант по СМК проводит обучение внутреннего персонала, что позволяет повысить уровень их компетентности и осведомленности в области систем менеджмента качества. Это способствует развитию культуры качества внутри организации и укрепляет ее позицию на рынке.
Аутсорсинг в рамках СМК возможен в двух направлениях. Первое направление – это аутсорсинг при разработке и внедрении (становлении) системы. Второе направление – это поддержка и развитие системы.
В рамках разработки и внедрения системы менеджмента качества рекомендуется отдать на аутсорсинг следующие функции:
- Проведение анализа предприятия и планирование проекта (проведение диагностического аудита; подготовка и передача отчета о несоответствиях с рекомендациями и количественной оценкой; проверка разработанного плана корректирующих действий и методическая помощь в их реализации; предоставление графика мероприятий). Консультанты обладают большим опытом в области разработки и внедрения систем менеджмента для разных отраслей и знают все нюансы, которые необходимо учесть при проведении анализа предприятия и планировании проекта.
- Проведение тренинга для группы внедрения (тренинг на тему «Разработка и внедрение СМК на предприятии на основе требований стандарта ISO 9001»; аттестация обучаемых сотрудников; предоставление алгоритмов по внедрению элементов системы и проектов документов). Используемые консультантами методики ускоренного обучения Accelerated Learning (AL) способствуют максимально быстрому освоению материала.
- Проектирование системы менеджмента (методическая помощь при разработке документов и элементов системы: консультирование по определению области применения систем менеджмента; разработке политики, целей, контекста, ландшафта процессов; проведению анализа потребностей и ожиданий заинтересованных сторон; описанию первых вариантов карт процессов и др.). Консультант не только предоставляет шаблоны документов, но и обучает представителей компании логике разработки необходимой документации с помощью проработанных алгоритмов. Одним из итогов работы консультантов является разработанный вместе с сотрудниками предприятия пакет документов, который соответствует требованиям стандарта и будет обеспечивать эффективную работу системы менеджмента. Важно отметить, что это не типовые шаблоны, а адаптированные документы, созданные с учетом специфики компании.
- Внедрение системы менеджмента (мастер-класс по проведению внутренних аудитов; проверки результатов внедрения). На данном этапе консультанты учат сотрудников предприятия работать в системе и проводить проверку системы с помощью внутренних аудитов, что позволяет увидеть несоответствия в процессах и осуществить необходимые улучшения.
- Проведение заключительного аудита системы (проверка консультантом результатов внутренних аудитов; итоговая выездная проверка системы совместно с внутренними аудиторами Заказчика с составлением подробного отчета и рекомендациями по улучшениям; оценка степени готовности компании к сертификационному аудиту; разработка корректирующих действий по результатам заключительного аудита). Внешние консультанты имеют свежий взгляд на работу предприятия и могут применить свой опыт и независимое мнение для выявления потенциальных проблем. Они знают, что искать, какие вопросы задавать и какие доказательства требуются для установления соответствия. На заключительном аудите консультанты тщательно проверят, как работает система управления, и сделают выводы о степени готовности к прохождению сертификации.
В рамках второго направления, связанного с поддержкой и развитием СМК, рекомендуется отдать на аутсорсинг следующие функции:
- Проведение внутренних аудитов и аудитов поставщиков. Преимущества проведения аудитов сторонними консультантами состоят в следующем: отсутствие внутренних конфликтов; высокая экспертность аудитов, чек-листов, отчетов; грамотная аналитика для принятия решений; экономия ресурсов при повышении эффективности проведения аудитов.
- Проведение обучения в области систем менеджмента. Консультанты умеют рассказывать просто о сложном, используем вовлекающие методики. Преимущества для предприятий следующие: грамотно обученные сотрудники; экономия ресурсов при повышении эффективности проведения обучений.
- Консультация по подготовке ежегодного отчета для анализа со стороны высшего руководства. Консультант проработает вместе с сотрудниками компании структуру и порядок сбора информации для анализа со стороны руководства с учетом требований стандарта и специфики компании.
- Консультация по доработке документов в течение года. Совместно с экспертом будет доработана документация по системе менеджмента качества с учетом изменений в международных стандартах, технических регламентах и внутренних изменений в компании
- Консультация по анализу рисков. Консультанты помогут выбрать наиболее подходящую методику анализа рисков для компании и выявить те риски, которые действительно требуют управления.
Таким образом, аутсорсинг СМК предоставляет организациям более легкие пути к достижению современного уровня в области внедрения систем менеджмента. Разработка и внедрение систем менеджмента под руководством консультанта по СМК позволяет сэкономить время, ресурсы и усилия; получить доступ к передовым практикам; избежать типовых ошибок, которые часто допускают предприятия при разработке и внедрении систем менеджмента. Не стоит недооценивать значимость аутсорсинга СМК и его вклада в успех и развитие современных организаций.
