Согласно положениям и требованиям отечественных и мировых стандартов ISO, документирование системы менеджмента качества должно осуществляться очень тщательно и подробно. Это необходимо делать для того, чтобы система менеджмента качества оставалась «видимой» и понятной не только для тех, кто её проектировал и разрабатывал, но и для проверяющих организаций.
Доказать, что система менеджмента качества в полной мере соответствует требованиям стандартов можно только в том случае, когда она представлена проверяющим в документированном виде. В случае, если документирование системы будет выполнено не на должном уровне или вовсе будет отсутствовать, можно с уверенностью сказать, что системы менеджмента качества на предприятии не существует, как об этом говорится в распространенной поговорке: «Нет документирования – нет системы». Документирование системы менеджмента качества необходимо осуществлять для решения следующих вопросов:
- Для достижения необходимого качества производимой продукции;
- Для проведения оценки существующей системы менеджмента качества;
- Для повышения качества продукции;
- Для поддержания повышения качества на должном уровне.
Документирование системы менеджмента качества подразумевает выполнение таких задач, как обоснование и разработка соответствующих документов, описывающих систему качества. При этом основная задача, стоящая перед документированием системы качества состоит в том, чтобы создать нормативную и организационно-методическую основу для разработки, внедрения и нормального функционирования в организации и внедрения системы менеджмента качества, которая бы в полной мере соответствовала бы положениям, требованиям и рекомендациям международных и отечественных стандартов (например ISO 9001).
При этом следует сказать, что документом в системе менеджмента качества является любой информационный носитель в системе, в котором содержатся необходимые реквизиты и данные, с помощью которых можно идентифицировать представленную информацию. Документирование системы должно осуществляться в соответствии с основными требованиями к документации, несоблюдение которых может привести к тому, что качество документирования сделается неполноценным, что, в свою очередь, приведет к снижению ее эффективности.
Следует заметить, что определение состава и структуры документации системы менеджмента качества является наиболее принципиальным вопросом общего документирования. Кроме того, документирование осуществляется в несколько этапов.
Вначале разрабатывается общая схема документирования системы менеджмента качества, которая предшествует разработке самих документов. Данная схема не только позволяет составить представление о разнообразных документах и об их взаимосвязях, на основе которых и определяется построение всех документов, но и во много определяет последовательность формирования документирования. Следует заметить, что формирование документации осуществляется по принципу – «от общего к частному», то есть в соответствии с логикой, свойственной системным подходам.
На первом этапе, когда осуществляется документирование системы менеджмента качества, в полном соответствии с требованиями стандарта ISO 9001, осуществляется разработка необходимых документов, которые в полной мере регламентируют построение общей системы качества на предприятии. В большинстве случаев такая документация рассматривается в качестве базовой. В состав базовой рекомендации входят общеметодические и общеорганизационные документы, в которых отражены отдельные вопросы системы менеджмента качества.
Можно сразу же заметить, что наличие элементов в документированной системе менеджмента качества в некоторых случаях может быть даже несколько большим, чем это рекомендуется соответствующими стандартами. Например, помимо основных элементов могут быть добавлены дополнительные (необходимые конкретной компании) например, «Охрана и безопасность окружающей среды», «Осуществление управления групповой деятельностью», и т.д.
