Центральное место в стандартах серии ISO 9000 отведено именно документам и их организации. Поэтому руководители должны уделить отдельное внимание упорядочению документооборота, а сделать это при помощи специалистов не составит труда.
Система менеджмента качества (СМК) – это давно не новшество, а требование современных рыночных условий. Без соответствующих подтверждающих сертификатов соответствия международным стандартам серии ISO 9000 компании не допускаются к участию в государственных тендерах и конкурсах большинство крупных негосударственных предприятий, учреждений и организаций. Поэтому, внедренная на предприятии СМК дает ему определенные конкурентные преимущества, позволяет расширить сферу своей деятельности и выйти на качественно новый уровень. Система менеджмента качества преобразует многие процессы на предприятии. Регулируется и документооборот в СМК.
Огромное количество документов и записей отягощает и затягивает работу любой компании, усложняет поиск необходимой информации. От этого в первую очередь страдают как рядовые работники, которые тратят огромное количество рабочего времени на подготовку совершенно ненужных или дублирующих информацию документов. И руководителю сложно в таких условиях информирования принимать качественные управленческие решения. Существует несколько основных проблем, связанных с организацией документооборота на предприятии. Во-первых, это огромное число потерявших свою актуальность инструкций и других рабочих записей, пробелы в технической документации, разрозненная и неточная документация на рабочих местах. Также у большинства предприятий возникают проблемы, связанные с поддержанием актуальности и соответствия нормативно-законодательной базы рабочих документов. Еще возникают трудности и с присуждением статуса корреспонденции и внутренним распорядительным документам, а затем и с их отслеживанием и контролем исполнения.
Не в каждой компании существует отдел или отдельно взятый обученный сотрудник, ответственный за подготовку документации. Все это в конечном итоге отражается на качестве документации. Что является огромным упущением любого предприятия, ведь все крупные компании осуществляют свою деятельность на основе документации. Система менеджмента качества давно решила подобного рода проблемы, упорядочив документооборот: в СМК вся документация сведена в единый реестр, в последнее время который стал все чаще электронным. Такая современная компьютерная технология позволяет контролировать документооборот, подготовку внутренней документации и обработку входящей корреспонденции. Также такая система позволяет намного быстрее и проще находить необходимую информацию. Это особенно важно для руководителей компанией, которым важна полная информационная обеспеченность для принятия правильных управленческих решений.
Система менеджмента качества (СМК) регламентирует многие процессы и требует их детальное документальное сопровождение. Внедряя ее на предприятии, необходимо провести внутренний аудит на соответствие старой документации новым высоким стандартам качества. В итоге часть действующих рабочих документов придется отменить, другие - привести в соответствие, и принять новые. В таких условиях на начальной стадии внедрения СМК документооборот значительно увеличивается. Также стандарты серии ISO требуют, чтобы все документы и записи в СМК были актуализируемыми, надежно защищенными, легко идентифицируемыми, изымаемыми и при этом легко восстанавливаемыми. Обеспечение качественного выполнения всех вышеперечисленных критериев без введения документооборота сегодня практически невозможно.
Помогут ввести документооборот в СМК специалисты консалтинговых компаний. Они также смогут провести внутренний аудит, упорядочить и разработать всю необходимую для внедрения СМК документацию, рабочие инструкции и записи на основе стандартов серии ISO, и обязательно проведут необходимое обучение персонала. Только грамотно построенный документооборот обеспечит эффективное функционирование СМК.
