GAP анализ в СМК в организации проводится с единственной целью — оценить имеющуюся систему на соответствие международным стандартам ISO 14001:2015. Ну а поскольку СМК, требования к которой определены в данном стандарте, может быть успешно применена для любой организации (как в сфере промышленности, так и экономики), то и методические рекомендации в плане проведения оценки соответствия и аудиторской проверки будут также аналогичны.
Если же в организации уже имеется действующая СМК, то, по всей видимости, она некоторым образом уже соответствует разрабатываемым системам, следовательно, перед любым ее изменением и последующем анализе желательно диагностировать ее состояние, чтобы иметь возможность заранее спланировать возможные изменения, и в полной мере сохранить целостность всей системы.
Проведение GAP анализа СМК необходимо для того, чтобы своевременно выявить несоответствия между тем, что имеется в наличии, и тем, что должно быть на самом деле, а также позволяет проверить состояние всей системы. Цель GAP анализа и заключается в том, чтобы попытаться идентифицировать имеющиеся несоответствия и их масштабы, то есть, определить их количество и попытаться выяснить, чего не хватает СМК в настоящее время. Полученная таким образом информация, может быть применена для выработки дальнейших планов внедрения или исправления несоответствий, чтобы найти решение вопроса: «Что нужно сделать, чтобы изменить «что имеем» на то, «что должны иметь». Какие для этого понадобятся ресурсы, усилия, а основное — время, чтобы привести СМК к требованиям вышеозначенных стандартов.
Кроме этого, GAP анализ в СМК позволяет получить объективную и достоверную оценку сделанных изменений, позволяет уверенно идти по намеченному пути, чтобы достичь поставленной цели во время внедрения системы менеджмента качества, а затем в полной мере оценить эффективность и результативность предпринятых действий. При этом, следует иметь в виду, что ожидать выявления абсолютно всех несоответствий не стоит, так как это довольно длительный процесс, который отнимает не только время, но и основные ресурсы. Хотя, если сотрудники обладают достаточным опытом в этом деле, то можно достичь отличных результатов.
Перед тем, как приступать в проведению GAP анализа СМК, желательно заранее составить определенную форму, куда впоследствии будут заноситься полученные результаты, причем сделать это желательно таким образом, чтобы форма была всем понятна, легко заполняема и наглядна. Содержание данной формы должно быть выполнено в полном соответствии с обязательными пунктами стандарта, а что касается внешнего вида, то он может быть произвольным.
Приступая к проведению GAP анализу СМК, нужно, прежде всего, решить три вопроса:
- Кто будет его проводить? Как определено в стандартах, ответственность за внедрение, функционирование и эффективность СМК организации ложится на высшее руководство или его представителей. Следовательно, следить за проведением GAP анализа должны именно эти люди, так как хорошее знание СМК — это их прерогатива.
- Где будет проводиться анализ? GAP анализ в СМК может быть успешно проведен как для целого производства или деятельности предприятия, так и для его отдельной части или даже процесса, что зависит от целей и предмета анализа.
- Как проводится GAP анализ и что выходит в итоге? Для этого требуются хорошие знания предмета, то есть, требований соответствующего стандарта. В процессе работы заполняется форма, с помощью которой можно оценить степень выполнения пунктов стандарта. Если будет получен положительный результат, то нужно предоставить объективные данные о тщательном выполнении требований стандарта. Это может быть соответствующий документ, либо ссылка на него. Если возникают хотя бы малейшие сомнения, либо нет возможности предъявить ссылку на документ, результат считается отрицательным.
Каждому пункту стандарта соответствуют определенные вопросы, которые в сумме составляют 100%. После заполнения формы GAP анализа можно увидеть все в графическом или цифровом виде, где будут четко видны различия между существующей системой менеджмента качества и той, которую требуют стандарты.
