Оптимизация бизнес процессов не терпит шаблонных подходов и требует индивидуального подхода при создании системы менеджмента в каждом конкретном случае.
Методов оптимизации бизнес процессов на сегодняшний день существует довольно много – от простых до сложных. Некоторые из них реализуются быстро и обещают быстрые результаты, а другие требуют больше времени. Во многих случаях быстрые методы оптимизации бизнес процессов не позволяют добиться больших улучшений. Другие же являются довольно рискованными, и требуют больше времени, а также средств на внедрение.
Если, например, задать вопрос о том, сможет ли компания оптимизировать бизнес процессы без применения какого-либо определенного метода, то ответ простой – да, сможет. Первый шаг на пути улучшения бизнес процессов – это их описание по одному простому принципу “как есть”. Как только компания получит правильно отобранные модели бизнес процессов, то сразу появится много предложений по их оптимизации. Во многих случаях основная проблема многих компаний заключается в том, что они не видят собственных бизнес процессов, поэтому их тяжело совершенствовать и управлять ими. В этом им могут помочь специализированные компании, которые занимаются не только внедрением и оптимизацией бизнес процессов, но и менеджментом качества, интегрированием систем менеджмента, а также проведением курсов и тренингов на предприятиях.
Такие специализированные компании в основном применяют следующие методы оптимизации бизнес процессов.
Первый - метод параллельного выполнения всех технологических операций, он позволяет сократить время их выполнения. На сегодняшний день продолжительность бизнес процесса играет важную роль для компаний и определяет ее конкурентоспособность и выживаемость на динамичном рынке.
Второй – метод уменьшения числа входов и выходов бизнес процессов. Если описанная схема получилась достаточно сложной, то можно с большой долей вероятности утверждать, что данный бизнес процесс не оптимален. Другими словами, управлять им и реализовать его будет довольно сложно, что приведет в свою очередь к нестыковкам и ошибкам. Такой метод предлагает некоторое упрощение, которое приведет к улучшению всех показателей и к повышению эффективностью управления им.
Третий – метод устранения всех временных разрывов. Интересен следующий факт. Оказывается, что во многих фирмах на реальное выполнение работы уходит 20% времени, а 80% времени - это простои. Причин может быть несколько – начиная от задержки информации на каком-то этапе работ до не выданных вовремя со склада нужных материалов. Поэтому использование данного метода является эффективным и актуальным инструментом, позволяющим сократить время бизнес процессов в несколько раз и оптимизировать систему менеджмента.
Четвертый метод оптимизации бизнес процессов – это минимизация устной информации. Почему применение в бизнес процессах устной информации приводит к неэффективности и несоответствиям? Дело в том, что устная информация искажается при передачи ее от одного участника бизнес процессов к другому. А еще это вызвано тем, что за устную информацию некого назначить ответственным. Поэтому следует сделать так чтобы все информационные потоки были документированы, по возможности.
Пятый метод – оптимизация форм передачи и сбора информации. Повысить эффективность бизнес процесса помогает метод стандартизации форм сборов и передачи информации. Есть компании, в которых типовые формы документов отсутствуют, а это усложняет их дальнейшую обработку.
Шестой метод – это организация точек контроля. Их цель - контроль всех соответствий результатов технологической операции в бизнес процессе, который сформулирован требованиям к ее результату. Если обнаружатся какие-то несоответствия, то организуется обратная связь, при которой результат будет скорректирован. Есть два типа точек контроля: “наблюдающие” за процессом и непосредственно внедренные в сам бизнес процесс.
