Документооборот является важнейшей и неотъемлемой частью деятельности любого предприятия.
Результативность деятельности предприятия во многом определяется тем, насколько полно составлен перечень документов системы менеджмента качества, а также как эти документы описывают происходящие в организации процессы и полноту охвата производственной деятельности. Соответствие документации СМК (системы менеджмента качества) требованиям международных стандартов и стандартов предприятия необходимо для правильной постановки целей и задач, определения степени проблем, согласования предпринимаемых действий и получения объективных доказательств достигнутых результатов на предприятии.
Основополагающий принцип результативности системы менеджмента качества можно сформулировать следующим образом: перечень документации на предприятии должен быть составлен так, чтобы можно было обнаружить требуемый документ в нужном месте в любое время.
Также согласно общепринятым стандартам ISO, наличие процедур управления документами – это обязательное требование, которое включает такие понятия как:
- постановка целей и задач, для достижения которых, собственно, и требуются эти документы;
- разработка оптимального плана действий на любые изменения, обновления и происшествия;
- распределение ответственности за управление документами;
- выполнение запланированных мероприятий;
- разработка и проведение упреждающих мероприятий.
Основной задачей управления документами является обеспечение гарантированного наличия и использования на рабочем месте каждым сотрудником.
Документация системы менеджмента качества включает в себя планы предприятия на развитие и способы их реализации, направленные на разработку и функционирование СМК, а также на ее улучшение. При этом различают два основных вида документов:
- Предписывающие, в которых определяется план и порядок осуществления процесса или всей производственной деятельности, а также содержатся требования к качеству готовой продукции и технологиям производства, испытаниям и контролю.
- Подтверждающие, в которых определяется степень выполнения поставленных задач.
Перечень документов системы менеджмента качества включает несколько уровней документации:
- Документы первого уровня: верхнеуровневая документация, а именно, определяющая политику предприятия в отношении качества, руководства, записи и планы качества, организационно-распорядительные документы и документированные процедуры. Для создания документов СМК в качестве базового уровня можно применять методологическую, технологическую, нормативную и организационно-распорядительную документацию, а также перечень документов по оперативному и стратегическому планированию.
- Документы второго уровня: процессы компании, ключевые элементы управления (нормативные и технологические процессы). После определения важнейших технологических производственных действий предприятия и их оформления в виде графических моделей, рекомендуется эти процессы описать. Следовательно, следующей важной задачей становится разработка тщательно задокументированных процедур, в которых описываются существующие процессы и взаимодействия между ними. Документированные процедуры могут разрабатываться с участием тех руководителей, которые занимались разработкой основных процессов.
Документированные процедуры – это описание процессов в текстовом виде. В них, как правило, входят следующие разделы – цель, понятия и сокращения, область применения, полномочия и ответственность, порядок работы, документированные формы, ссылки. Основной принцип документированных процедур можно сформулировать так – каждый документ должен служить напоминанием персоналу, как необходимо работать.
- Документы третьего и четвертого уровня: функции процессов, функции ключевых элементов, рабочие функции.
Способы управления документацией в такой СМК распространяется на:
- Внутреннюю документацию, которая содержит в себе перечень документов системы менеджмента.
- Внешнюю документацию – отраслевые, государственные и международные стандарты, перечень технологической и нормативной документации, поступающей извне.
Таким образом, выстраивается перечень документов системы менеджмента качества, который можно представить в виде пирамиды. Описание операций и процессов дает возможность составить базу для ведения документации системы менеджмента качества.
К тому же необходимый перечень документов системы менеджмента качества придает официальный статус системе, делает ее максимально «прозрачной» и видимой для непосредственных пользователей и сторонних проверяющих.
