Презентация системы менеджмента качества является эффективным инструментом для донесения важной информации до слушателя.
С помощью проведения презентаций можно побудить человека к выполнению каких-либо действий, важно при этом учитывать, что существуют свои «секреты» успешного ее проведения.
С первых минут важно завоевать доверительную реакцию со стороны аудитории, но это не всегда удается, так на что же важно обратить свое внимание?
Во-первых, важно то, как человек держит свою осанку. Обратите внимание, что аудитория больше слушает человека, который стоит прямо, чем когда он стоит, опустив голову или же оперевшись на стойку.
Во-вторых, глядя в аудиторию, необходимо выделить пару-тройку человек и установить с ними визуальный контакт, это придаст вам уверенности в ваших силах, а у аудитории возникнет чувство доверия к сказанному.
В-третьих, важно спланировать свое время, не делая ее слишком длинной и утомительной. Можно выждать время, когда появятся вопросы, а они появятся, если вы обладаете ораторским искусством. Важную роль здесь играет оформление выступления, это могут быть фильмы, слайды, фотографии.
В процессе проведения презентации не нужно читать заготовленную речь с бумажки, это как минимум заставит всех собравшихся зевать. Попробуйте намеренно ошибиться, вовлекайте собравшихся в диалог, это поможет усвоить излагаемую информацию.
Заключительная часть презентации тоже играет большое значение, а иногда и большее, чем сама презентация. На заключение отводят в идеале 10% от общей длительности презентации, при этом в конце произносят основные идеи выступления. Нескольких предложений хватает слушателям для того, чтобы обсужденные моменты отложились в памяти.
Если применять презентацию к системе менеджмента качества, то следует напомнить, что же такое, собственно, система менеджмента в целом. Если выразиться тезисно, то система менеджмента качества - это организованная деятельность, осуществляемая с целью эффективного руководства и управления компанией применительно к качеству. Построение системы менеджмента качества является важным шагом для повышения культуры предприятия. Эти шаги дадут ощутимый результат в случае, если работники обладают знаниями, необходимыми для повышения их компетентности в области менеджмента. Часто неудачи в управлении случаются из-за отсутствия результатов планируемой деятельности. Это часто случается со многими нововведениями, касающимися управления организацией. Причиной тому служит корпоративная культура, которая сложилась на предприятии вследствие социальных факторов.
Для того чтобы предприятия могли эффективно и качественно провести внедрение системы менеджмента качества, было предложено ввести стандарты ISO. Основными положениями этой системы являются первоочередное определение желаний и потребностей клиента и удовлетворенность ими; сделан больший акцент на ответственность руководства. Также эти стандарты могут быть применимы к любым компаниям независимо от их размеров, производимой продукции и сферы деятельности.
В стандартах серии ISO выделены шесть процедур, которые являются очень важными для предприятия и сертификации системы менеджмента качества. Это четкое управление документацией предприятия, ведение записей о качестве производимой продукции; систематическое проведение внутренних аудитов по контролю качества; контроль над несоответствующей продукцией; корректирующие действия, вследствие несоответствия стандартам; и, наконец, проведение профилактических или предупреждающих мер по исключению возможности несоответствия.
Перед проведением презентации систем менеджмента качества нужно внимательно изучить все имеющиеся материалы и, базируясь на них, подготовить качественную информацию, о текущей ситуации и решении существующих проблем на предприятии. Готовясь к устной презентации необходимо опираться на нормативные документы и методические пособия предприятия.
