Что значит «понятная» и «простая» структура документации? Понятность документации обеспечивается практическим опытом компании и ориентацией на решение существующих задач. А вот простой, в полном смысле этого слова, документированная информация быть не может. Как показывает практика лучшие системы документации являются не самыми простыми, т.к. разрабатываются с учетом опробованных методик и требований международных стандартов.
КАК РАЗРАБОТАТЬ ПОНЯТНУЮ И ПРОСТУЮ СТРУКТУРУ ДОКУМЕНТАЦИИ СМК?
Что значит «понятная» и «простая» структура документации? Понятность документации обеспечивается практическим опытом компании и ориентацией на решение существующих задач. А вот простой, в полном смысле этого слова, документированная информация быть не может. Как показывает практика лучшие системы документации являются не самыми простыми, т.к. разрабатываются с учетом опробованных методик и требований международных стандартов.
Кроме того, объем документированной информации будет отличаться в разных компаниях в зависимости от их размера и вида деятельности, сложности процессов и компетентности персонала. И, конечно, компании не обойтись без классификатора документированной информации – систематизированного перечня имеющейся документации, распределенного по уровням и типам в соответствии со структурой документации компании, выполняющего функцию картотеки (для каждого документа определяется уникальный код).
Пример такого классификатора с иерархической системой классификации в виде уровней представлен на рисунке 1:
- уровень 1 – это документы концептуального характера: политика, стратегия и др.
- уровень 2 – это документы, описывающие систему менеджмента в соответствии с заявленными политикой и стратегией: процессы, элементы управления и др.
- уровень 3 – это документы, описывающие взаимосвязанные процессы, рабочие функции и др.
- уровень 4 – это документы, содержащие подробные рабочие инструкции.
Рисунок 1 – Фрагмент классификатора документированной информации
Структура документации становится «понятной» и «простой», если разработаны и используются единые правила создания документов.
Во-первых, устанавливается приоритет вышестоящих документов (кроме 1-го уровня). То есть нижестоящие документы составляются с учетом целей и задач вышестоящего документа, а также привязаны к вышестоящему документу и не противоречат ему.
Во-вторых, каждый документ конкретного уровня создается по согласованному единому шаблону, не противоречит другим документам и не дублирует их.
В-третьих, документ должен содержать конкретные требования с привязкой к должности и указанием времени на их выполнение.
Хаос в управлении происходит тогда, когда документы составлены с нарушением правил. Так если документы 2-го и нижестоящих уровней создаются без учета стратегий, то, как следствие, они противоречивы и часто избыточны. Кроме того, появляется большое количество документов, дублирующих в той или иной степени друг друга, а ряд документов вообще не используется. Нарушение правил приводит к тому, что каждый раз создается новый документ, несмотря на уже имеющийся аналогичный или схожий в системе, а в результате затраты на поддержание актуальности системы документооборота вырастают в разы.
