Детализация процессов СМК до полного их взаимодействия с другими подразделениями происходит на уровне их руководителей. Одновременно определяются и их детальные шаги, наличие и состав ресурсов, измеряемые показатели результативности СМК. Таким образом, основная работа по разработке, внедрению процедур и процессов СМК ляжет на сотрудников отдела обеспечения качества и руководителей отдельных подразделений предприятия.
Разработка процессов СМК и процедур – это одна из наиболее длительных и трудоемких задач, которые выполняются в ходе разработки, внедрения, поддержки и развития системы. Для более быстрого и эффективного решения данной задачи привлекаются сотрудники, должности которых находятся на самых разных уровнях управления предприятием – от простых сотрудников до менеджеров высшего звена и руководителей.
В задачи привлеченных к этой деятельности сотрудников входит определение и описание всех процессов системы менеджмента. Кроме этого, руководство должно максимально точно определиться, чего именно оно ожидает получить от каждого процесса и системы в целом, какие для этого следует задействовать подразделения компании, и выполнение каких показателей хотелось бы получить от СМК.
Описание последовательности разработки и последующего взаимодействия процессов СМК происходит на уровне их владельцев, то есть, они должны определить входы и выходы своих процессов, а также взаимосвязь с другими составляющими системы. Владельцам также необходимо постараться определить логику процессов и наиболее важные показатели деятельности (по времени производительности, стоимости и т.д.).
Разработка процессов СМК на уровне исполнителей заключается в определении алгоритма отдельных операций внутри процессов непосредственно на рабочих местах. Создание данного алгоритма происходит не всегда, а лишь по мере необходимости (в основном для технологических процессов).
Одним из важных элементов разработки процессов СМК является их документирование. Порядок документирования процессов СМК состоит из следующих действий:
- Определение взаимодействия и последовательности процессов. Во время выполнения этой задачи необходимо задействовать как самих владельцев процессов, так и высшее руководство предприятия.
- Определение критериев и способов управления процессами и процедурами СМК. На данном этапе определяются основные и промежуточные показатели, устанавливаются параметры для выполнения измерения, контроля и анализа процессов, определяются их важнейшие показатели, а также устанавливаются подходящие варианты их сбора.
- Определение ресурсов, необходимых для правильной разработки процессов СМК. В ходе выполнения работы выявляются виды необходимых ресурсов, источники внутренней и внешней информации, а также минимальный состав данных и документированные сведения.
- Определение эффективных способов контроля работы процессов СМК. На данном этапе определяются методы контроля, объем и частота их осуществления, а также назначаются ответственные за их выполнение сотрудники.
Как правило, все мероприятия по разработке и документированию процессов СМК имеют некоторую цикличность. В первую очередь разрабатывается вариант действий, полностью соответствующий требованиям стандарта ISO 9001, он согласовывается со всеми участниками системы и запускается в работу. В процессе работы определяется возможность выполнения всех установленных параметров. Если какие-то из требований не выполняются или выполняются не так как запланировано, то в процесс вносятся необходимые изменения и снова все повторяется. Конечный результат такой работы – разработка процессов СМК, полностью удовлетворяющих требованиям и условиям системы менеджмента качества, максимально подходящих для организации в отношении возможности их реализации.
Следующий этап построения, разработки и внедрения системы менеджмента качества – это составление базовых процедур и руководства по качеству. Определенного порядка здесь нет, так что можно действовать по своему усмотрению.
