Регулирование и контроль в системе менеджмента – одна из четырех взаимосвязанных функций менеджмента. Слово «менеджмент» имеет в данном контексте три значения.
Менеджмент – это управление, вид деятельности по руководству людьми и процессами в организации. Также менеджмент – это область знаний о том, как осуществлять процессы управления. И, наконец, под менеджментом понимается категория специалистов, осуществляющих функцию управления.
Управление – это не единовременное действие, а сложный процесс, состоящий из серии непрерывных взаимосвязанных действий. Каждое действие является самостоятельным процессом и называется управленческой функцией. Каждая из функций также представляет собой процесс, состоящий из сложной цепи действий, связанных между собой, и очень важна для успешного ведения дел в организации.
Функциями менеджмента являются четыре взаимосвязанных процесса:
- планирование;
- организация;
- мотивация;
- контроль (или регулирование и контроль, контроль с целью регулирования).
Регулирование и контроль в системе менеджмента тесно связаны с функцией планирования. Поскольку, в процессе выполнения планов, органами управления осуществляется регулирование и контроль. Регулирование и контроль – это деятельность по поддержанию заданных параметров в системе менеджмента, в которой процессы управления динамично меняются. Регулирование и контроль имеет задачу сохранять упорядоченность, как в системе производства, так и в системе управления. Функция регулирования и контроля связывает систему управления с внешней средой, а также с применением на всех предыдущих этапах технологии менеджмента (планировании, организации и мотивации).
Регулирование и контроль в системе менеджмента призвано устранять всякое отклонение от нормы и достигать такой деятельности системы, при которой все отклонения состояния системы менеджмента от заданного значения, нормы, выравниваются.
Производство – это деятельность, связанная с постоянным динамизмом процессов. Непрерывные изменения ситуации порождаются движением самой системы и возмущающими действиями внешней среды. Внутренние для системы изменения учитываются специфической формой регулирования и контроля – диспетчерской деятельностью. Воздействия же внешней среды проявляются в отношениях, в первую очередь, между предприятиями – между потребителем и поставщиком. Не являются редкостью нарушения обязательств по поставкам, например, и это очень осложняет контроль. Поэтому система менеджмента должна владеть различными приемами регулирования и контроля – устранение воздействия помех, выравнивание отклонений, компенсация возмущений – чтобы сохранение заданных параметров было обеспечено.
Вместе с функцией регулирования в системе менеджмента качества осуществляется координирование – обеспечение согласованности действий по времени и в пространстве органа управления и должностных лиц, а также между системой и внешней средой. Координирование обеспечивает быстродействие системы менеджмента, гармонию взаимосвязей подразделений, маневрирование ресурсами, техническими и трудовыми, когда меняются технико-экономические задачи. Координация – это синхронизация усилий всех участников производства, которая позволяет эффективно достигать поставленных целей.
Регулирование в системе менеджмента выделяет ряд принципов функции:
- Принцип директивности определяет приемы и способы осуществления регулирующих воздействий на управляемый объект. Это наиболее жесткая форма регулирования, требует обязательного и своевременного выполнения принятого решения. Это активная форма регулирования процессов, протекающих на предприятии, побуждает к действию исполнителей того или иного решения. Основным требованием этого принципа является своевременность регулирующего воздействия.
- Принцип соблюдения регламентов определяет соблюдение установленного заранее порядке выполнения управленческой и производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Это способ косвенного регулирующего воздействия на деятельность человека (в том числе руководителя). Особенностью этого принципа является обязательность соблюдения установленных регламентов.
- Соблюдение принципа нормативности регулирования направлены на установление определенных границ в деятельности людей. Это способствует стабильности данного процесса, протекание которого основано на обязательном соблюдении людьми общих условий деятельности.
Регулирование и контроль в общем понятии невозможны без коммуникации. Коммуникация – это процесс межличностного и организационного общения при передаче информации внутри системы и во внешнюю среду. Посредством коммуникации информация передается одним лицам, которые принимают решения, и эти решения передаются исполнителям. Как показывает практика и исследования, в системе менеджмента большую часть рабочего времени занимают именно коммуникации – обмен информацией. Характер коммуникаций может быть различным – от устных распоряжений до заседаний, документов, отчетов, служебных записок. Широко используются электронная и телефонная связь, радио и телевещание.
Таким образом, в системе менеджмента устанавливается взаимодействие между подразделениями, осуществляется маневрирование ресурсами, достигается единство и согласование всех стадий менеджмента как процесса управления – планирования, организации, мотивации и контроля, а также согласованность действий руководителей. Коммуникации являются связующим звеном всей системы менеджмента.
