Документация системы менеджмента качества разрабатывается для того, чтобы рациональные и заранее спланированные мероприятия, объединенные в процессы, были тщательно задокументированы и использовались сотрудниками для одинакового выполнения однородной работы с предсказуемыми эффективностью и результативностью. При этом каждый сотрудник располагает на рабочем месте необходимой документацией и использует ее в процессе работы. Кстати, наличие необходимой документации, в которой тщательно описаны все производственные процессы, существенно упрощает адаптацию новых сотрудников.
Управление документацией системы менеджмента качества означает, что управлять нужно абсолютно всеми документами, которые хотя бы в малейшей степени регламентируют производственную деятельность предприятия, влияющую на качество и безопасность производимой продукции или предоставляемых услуг в области деятельности, заявленной для сертификации. И это как минимум. Все эти документы, как правило, и составляют набор документации, которая требуется для системы менеджмента качества.
В общем же примерами документации в системе менеджмента качества являются следующие:
- цели и политика организации в сертифицируемой сфере деятельности;
- руководство по управлению;
- описание процессов;
- методологические инструкции, документированные процедуры, стандарты организации и т.д.;
- проектная, конструкторская и технологическая документация;
- общепроизводственные, контрольные, рабочие, а также инструкции по безопасности труда;
- организационно-распорядительная документация;
- международные и государственные стандарты;
- другая документация внешнего происхождения.
Вся эта документация, а равно как и другая, устанавливает порядок управления теми или иными процессами и операциями, определяющими в рамках существующей системы менеджмента качества реализацию механизмов экологического менеджмента, менеджмента качества, безопасности труда, охраны здоровья и других видов. И для того, чтобы уверенно гарантировать соответствие деятельности выбранной модели, управление документацией системы менеджмента качества должно осуществляться максимально полно, то есть, ни один из существующих документов оставлять без управления категорически запрещается.
Документация системы менеджмента качества состоит из двух групп документов, описывающих саму деятельность системы и те, в которых фиксируются данные о выполнении процессов и требований к качеству.
Работа по имеющимся документам, в которых описывается производственная деятельность организации, помогает всем сотрудникам намного быстрее освоить наиболее рациональные и оптимальные методы работы, позволяющие выполнять все действия с высоким качеством. Кроме того, наличие документации позволяет в полной мере контролировать действия персонала предприятия, а ведение записей предоставляет возможность собирать и хранить информацию о реализуемых процессах и сравнивать полученные результаты.
Управление документацией системы менеджмента качества необходимо постоянно анализировать. При разработке и внедрении СМК вначале необходимо провести общий анализ, чтобы оценить фактическое состояние документации. Более того – что является особенно важным – необходимо оценить актуальность всей имеющейся документации, провести анализ специфики делопроизводства и особенностей документирования, всей системы документооборота.
Чтобы определить порядок управления документацией системы менеджмента качества, разрабатываются специальные процедуры, которая устанавливает единые правила работы с документами.