Несоответствие – невыполнение требования (потребность и ожидание, которое установлено, обычно предполагается или является обязательным) (ИСО 9000-2015 / ГОСТ Р ИСО 9000-2015 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь»).
Несоответствия могут возникать в различных областях деятельности предприятия, будь то производственные процессы, качество продукции, обслуживание клиентов или другие аспекты. Управление несоответствиями направлено на минимизацию рисков и повышение качества работы предприятия. Прежде всего, управление несоответствиями необходимо для недопущения повторения нарушений в работе в будущем. Все предприятия, независимо от размера и отрасли, должны активно выявлять и управлять несоответствиями.
Вот несколько ключевых причин, почему это процесс необходим для успешного функционирования компании:
- Обеспечение качества продукции и услуг. Управление несоответствиями помогает своевременно выявлять и устранять проблемы, что способствует повышению качества продукции и уровня обслуживания клиентов.
- Улучшение производственных процессов. Выявление и анализ несоответствий позволяет оптимизировать производственные процессы, выявлять узкие места и внедрять улучшения для повышения эффективности работы предприятия.
- Соответствие стандартам и требованиям. Управление несоответствиями помогает предприятию работать в соответствии с законодательством, стандартами качества и другими требованиями, что способствует укреплению репутации компании и повышению доверия со стороны клиентов и партнеров.
- Предотвращение потерь. Своевременное управление несоответствиями помогает предотвратить потери, связанные с браком продукции, неудовлетворенностью клиентов, штрафами и прочими негативными последствиями.
- Контроль над процессами. Управление несоответствиями обеспечивает контроль над процессами на предприятии, позволяя оперативно реагировать на возникающие проблемы и принимать меры для их устранения.
Для успешного внедрения процесса по управлению несоответствиями организации необходимо назначить ответственных лиц; определить и внедрить порядок действий/алгоритм по управлению несоответствиями; регистрировать и сохранять информацию о предпринятых действиях; проводить анализ работы с несоответствиями и определять возможности для постоянного улучшения процесса.
Пошаговый план действий по управлению несоответствиями
Порядок действий по управлению несоответствиями (пример) представлен на рисунке 1.
Рисунок 1 – Алгоритм/порядок действий «Управление несоответствиями»
Для управления несоответствиями необходимо выполнить следующие шаги:
- Выявить и зарегистрировать несоответствие. Сотрудник, выявивший несоответствие, должен проинформировать своего руководителя и все заинтересованные стороны. Несоответствия могут быть выявлены в рамках внутреннего или внешнего аудита, работы с претензиями от потребителей, лабораторных исследований и др. Несоответствие должно быть зарегистрировано. Чем точнее и чётче будет определена проблема, тем быстрее и эффективнее можно будет ее решить.
- Разработать и осуществить действия, предпринятые для устранения обнаруженного несоответствия (коррекции). Если проведение коррекции не целесообразно и несоответствие не повлияло на продукцию, необходимо установить корневую причину несоответствия.
- Осуществить действия по управлению несоответствующей продукцией. Если несоответствие повлияло или могло повлиять на продукцию, то данная продукция признается несоответствующей. Необходимо провести идентификацию объемов несоответствующей продукции и её изъятие из производственного процесса.
- Провести анализ продукции и принять решение по дальнейшим действиям с продукцией. Анализ продукции необходимо проводить для определения степени влияния несоответствия на продукцию, чтобы определить дальнейшие действия (возвращение продукции в производственный процесс, утилизация, переработка).
- Выявить корневые причины возникновения несоответствий. Для каждого зафиксированного несоответствия необходимо выявить корневые причины. Это поможет избежать повторения ошибок в будущем и устранить корень проблемы, а не только ее последствия.
- Разработать и зарегистрировать корректирующие действия (действия, направленные на устранение причины несоответствия и предотвращение его повторного возникновения). Корректирующие действия разрабатываются для устранения корневых причин выявленных несоответствий с целью предотвращения их повторного возникновения. Важно установить конкретные цели и сроки выполнения задач, а также определить ответственных за их выполнение.
- Реализовать корректирующие действия. После того, как план действий разработан, необходимо приступить к его реализации. Важно следить за выполнением задач и контролировать ход работ, чтобы убедиться, что все идет по плану.
- Проверить реализацию и результативность корректирующих действий. По завершении работ необходимо провести оценку результатов и определить, были ли достигнуты поставленные цели. Если проблема была успешно устранена, необходимо выявить рекомендации для предотвращения подобных ситуаций в будущем. Если корректирующие действия не результативны, то процедуры по выявлению корневых причин должны быть проведены повторно. На основании результатов корректирующих действий ответственные формируют отчет, который станет входящей информацией для анализа системы менеджмента со стороны руководства.
Автоматизация управления несоответствиями
Одним из решений, которое позволит автоматизировать управление несоответствиями, является облачное программное решение GRAIT Audit – продукт, объединяющий возможности проведения аудитов и управления несоответствиями, претензиями, жалобами и сбоями. Данный IT-продукт разработан организацией ГРЭЙТ (GRAIT), являющейся дочерней компанией ИнтерКонсалт.
Использование программного решения позволит управлять несоответствиями системно; сократить количество сбоев и брака; сократить время на регистрацию данных и формирование необходимых отчетов; обеспечить своевременное выявление и устранение рисков; отслеживать статус несоответствий; улучшить взаимодействие между различными отделами и сотрудниками; обеспечить быстрый доступ к актуальной информации и отчетам.
Управление несоответствиями – это важный элемент успешной работы любой компании. С помощью пошагового плана действий вы сможете эффективно реагировать на любые проблемы и минимизировать их негативное влияние на бизнес. Не бойтесь сталкиваться с несоответствиями, а наоборот, используйте их как возможность для улучшения процессов и развития компании.
