Какое участие во внедрении стандарта потребуется от персонала предприятия? Каковы задачи консультанта и сотрудников предприятия при внедрении стандарта? Что важно увидеть консультанту на предприятии в процессе разработки и внедрения стандарта? Как контролировать ход внедрения стандарта руководству и первым лицам? Как понять, что мы готовы к сертификации по стандарта?
Мы занимаемся полноценным внедрением систем менеджмента, а именно:
- добиваемся работоспособности системы совместными усилиями консультантов и сотрудников предприятия;
- учим понимать практику применения требований стандартов, чтобы сотрудники предприятия смогли поддерживать систему в дальнейшем;
- стараемся, чтобы предприятие получило максимум выгод от внедрения международного стандарта;
- используем и передаем накопленный уникальный опыт на предприятиях в России и СНГ (более 400 клиентов среди предприятий различных отраслей);
- обучаем большую команду штатных профессиональных консультантов;
- снижаем собственные издержки за счет автоматизации процессов;
- готовы предложить любые форматы внедрения системы: от удаленного консультирования до полного сопровождения и прямого руководства внедрением;
- фактически, а не формально, соблюдаем требования о независимости процессов внедрения системы менеджмента и её сертификации, которые регламентируются стандартом ISO 17021.
Ответы на часто задаваемые вопросы при внедрении системы менеджмента
1. Какое участие во внедрении стандарта потребуется от персонала предприятия?
Разработка и внедрение работоспособной системы может быть осуществлено только при активном участии персонала предприятия.
На предприятии необходимо сформировать мультифункциональную группу внедрения из числа сотрудников, которые будут участвовать в разработке системы и в дальнейшем поддерживать её работоспособность. Очень важно, чтобы сложился «костяк» сотрудников, которые с самого начала будут участвовать в создании системы. Как показывает практика, ротация участников группы внедрения очень существенно снижает и темп реализации проекта, и результат от внедрения системы.
Необходимо также назначить руководителя группы внедрения, который обладал бы достаточными полномочиями для управления этим проектом и имел бы временные ресурсы для координации деятельности всех вовлечённых в данный проект сотрудников.
Мы настоятельно рекомендуем присутствовать руководителям компании первого уровня на ключевых мероприятиях по проекту, которые будут определены консультантом. Это позволяет полнее оценить способности, реальное желание и мотивацию сотрудников компании для участия в проекте, а также помогает продуктивнее определить зоны ответственности по задачам проекта между сотрудниками предприятия и консультантом.
2. Каковы задачи консультанта и сотрудников предприятия при внедрении стандарта?
Основные задачи консультанта:
1) Оказать методическую помощь при формировании группы внедрения и при необходимости оценить компетентность её участников.
2) Обучить сотрудников правильно интерпретировать требования стандарта с учетом специфики предприятия. Все стандарты систем управления представляют собой не фиксированный набор конкретных рекомендаций, а предполагают свободу выбора средств и методов достижения требований.
После завершения проекта внедрения сотрудники должны обладать необходимыми знаниями и навыками для дальнейшего самостоятельного управления всеми процессами в рамках сформированной системы менеджмента на основании:
⦁ проведенного анализа рисков;
⦁ опыта компании;
⦁ политики руководства компании.
3) Предоставить проекты документации, определенной требованиями внедряемого стандарта.
4) Проводить консультации сотрудников для передачи практического опыта разработки и внедрения системы менеджмента в рамках рабочих встреч с группой внедрения, а также удаленно. Контролировать ход внедрения системы.
5) Составлять отчет по итогам каждой встречи в рамках проекта, в котором отражаются объем выполненных работ на данной встрече, объем запланированных работ на следующую встречу, замечания по текущему статусу проекта.
Основные задачи сотрудников предприятия:
1) Принимать участие в совещаниях по вопросам внедрения системы менеджмента и своевременно информировать руководство предприятия о ходе внедрения системы менеджмента.
2) Адаптировать проекты документации к особенностям предприятия и сложившейся практике управления. Документы, в которых отражена информация, присущая исключительно Вашему предприятию могут потребовать самостоятельной разработки со стороны сотрудников по заданию консультанта.
3) Отслеживать и поддерживать актуальность версий действующих системных документов, при необходимости регулярно вносить в них изменения и корректировки.
4) Внедрить элементы системы и поддерживать в дальнейшем работоспособность системы управления на предприятии.
3. Что важно увидеть консультанту на предприятии в процессе разработки и внедрения стандарта?
При взаимодействии с консультантом необходимо руководствоваться принципом полной открытости.
При проведении диагностического аудита для достоверной оценки ситуации консультанту необходимо увидеть работающее предприятие в стандартном режиме.
Никакая информация (документы, помещения, используемые сырье и материалы и др.) не должна скрываться от консультанта. Сокрытие каких-либо фактов деятельности может негативно сказаться на ходе проекта, сроках выполнения, а также может вызвать появление критических несоответствий в ходе сертификационного аудита.
4. Как контролировать ход внедрения стандарта руководству и первым лицам?
Рекомендуем осуществлять удаленный контроль за ходом выполнения проекта посредством подключения к нашей автоматизированной системе «ИнтерКонсалт 24». По желанию к данному ресурсу возможно подключение руководителей и ключевых сотрудников предприятия, что позволит в режиме реального времени отслеживать все задачи по проекту, а также иметь единую базу данных всех переработанных документов. Услуга подключения к данной системе абсолютна бесплатна.
5. Как понять, что мы готовы к сертификации по стандарта?
Сопровождение при сертификационном аудите – это часть нашей работы и мы сможем рекомендовать Вас к сертификации, только если будем уверены, что Вы ее пройдете в любом выбранном Вами органе по сертификации.
При этом необходимо понимать, что оптимизация системы занимает обычно длительное время, исчисляемое годами. В самом начале пути мы рекомендуем для прохождения первых аудитов внедрить пусть не всегда оптимальные, но соответствующие требованиям стандарта элементы системы, а в дальнейшем заняться их доработкой. Самое главное на начальном этапе – четко понимать направление дальнейшего развития.
Международные стандарты не содержат фиксированных требований, а указывают направления, подходы, методики, требующие интерпретации в каждой конкретной ситуации. Не стоит отрицать наличие доли субъективности и необходимость часть элементов системы подстраивать под мнение любого конкретного аудитора.
При прохождении сертификационного аудита необходимо уметь «отстоять» свою систему, предоставив аудитору доказательства выполнения требуемых положений стандарта. Исход аудита зависит также от следующих аспектов:
- ответов сотрудников во время аудита;
- состояния производственных помещений;
- умения сотрудников демонстрировать работу внедренных элементов системы.
