Как правило, построение системы KPI (ключевых показателей) с применением автоматизированных систем состоит из нескольких этапов. Среди них можно выделить основные, которые помогут в определении важнейших показателей:
- Предварительные работы. В перечень таких работ входит создание проектной группы, подготовка предварительного проекта и проведение обследования. На данном этапе очень важным моментом считается поддержка и одобрение ответственных менеджеров.
- Разработка и построение методологии KPI. Во время выполнения этого этапа организационная структура предприятия оптимизируется, происходит сбор показателей и разработка методологии, выработка механизмов управления и мотивации на основе системы KPI, подготовка необходимой документации.
- Подготовка программного обеспечения для обеспечения возможности управления системой KPI. При этом осуществляется составление технического задания для изменения существующего программного обеспечения. Далее выполняется непосредственное программирование, обучение сотрудников и запуск системы в эксплуатацию.
- Завершающий этап построения. На данной стадии процесса происходит внедрение системы KPI в действие, равно как и программного обеспечения и методологии.
При построении системы KPI желательно акцентировать внимание на следующих моментах:
- Подробное разъяснение всем сотрудникам преимуществ построения и внедрения KPI.
- Определение стратегических задач и целей для всей организации.
- Разработка механизмов управления, оперативного мониторинга и контроля всех показателей.
- Необходимость постоянного дальнейшего усовершенствования системы для более эффективного развития компании.
Построение системы KPI, как и любых других элементов управления, происходит в соответствии с определенными правилами. Так, разработано несколько различных оценок, позволяющих оценить достаточность и необходимость в компании ключевых показателей эффективности. Некоторые специалисты предлагают применять до 20 KPI, другие – не более 10. На сегодняшний день самой успешной и эффективной считается правило 10/80/10. Оно означает, что на предприятии оптимально применение до десяти ключевых показателей результативности, десяти ключевых показателей эффективности и около восьмидесяти показателей, связанных с операционной деятельностью.
Для отдельных подразделений крупного предприятия не рекомендуется применять более 15 KPI, потому что их руководители будут слишком перегружены планированием, а ведущие менеджеры будут заняты постоянным подведением итогов по выполнению незначительных KPI. Очень важным моментом при построении этого элемента системы менеджмента считается принцип контролируемости и управляемости. Согласно данному принципу, отдельному подразделению или сотруднику, ответственному за конечный результат, выделяются все ресурсы, необходимые для управления показателями, ну а что касается результата, то он должен быть контролируемым и обязательно измеряемым.
Можно выделить еще несколько принципов эффективного построения системы:
- Партнерство. Очевидно, что для успешного развития компании необходимо поддерживать партнерские отношения со всеми заинтересованными сторонами. Но даже партнерство начинается с построения KPI и продолжается в процессе работы.
- Сосредоточивание усилий на основных направлениях – увеличение результативности обязательно повлечет за собой необходимость расширения полномочий отдельных сотрудников компании. Зачастую это работники, занятые на главных участках. В некоторых случаях придется даже повысить их квалификацию, провести семинары и тренинги, задействовать их в построении системы KPI. Также нужно будет улучшить коммуникационные связи между подразделениями и сотрудниками.
- Интеграционная оценка показателей, повышения производительности и отчетности. Построение системы KPI в организации должно являться стимулом для всех сотрудников давать возможность принятия ими конкретных и ответственных решений. Естественно, что нужно определить формы и параметры отчетности для всех сотрудников.
- Согласование стратегии и операционных показателей. При этом желательно, чтобы все показатели способствовали достижению поставленных задач. Для этого необходимо постоянно их анализировать и корректировать.
