Аудит – это систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и их объективного оценивания для определения степени соответствия критериям аудита (ISO 19011:2018 / ГОСТ Р ИСО 19011-2021).
Цель аудита состоит в сборе объективных свидетельств, которые позволят выявить несоответствия в процессах, продуктах (услугах) и др. Информация, которая получена в рамках аудита, является основой для улучшения системы менеджмента.
Необходимость проведения аудитов обусловлена тем, что важно получать непредвзятую информацию от незаинтересованных лиц о различных элементах бизнеса, о выполнении запланированных мероприятий, о соответствии установленным требованиям.
Сегодня автоматизация бизнес-процессов охватила многие отрасли и сферы деятельности, однако процесс проведения аудитов в большинстве компаний не автоматизирован. Как правило, планирование, проведение аудитов и контроль за выполнением корректирующих действий осуществляется с помощью документов Word или Excel. Осуществление аудитов без использования программных решений требует большого количества времени и других ресурсов, а также часто приводит к ошибкам в работе: системным (например, ошибки в алгоритме проведения аудита, ошибки при формулировке вопросов, ошибки в справочной базе) и случайным (например, потеря данных при заведении, технический сбой, ошибки в расчетах). Автоматизация процесса проведения аудита позволяет повысить эффективность и качество этого процесса. Но самостоятельно предприятиям автоматизировать процесс проведения аудитов довольно сложно по следующим причинам:
- трудности при формализации процесса проведения аудита (сложности алгоритмизации процесса);
- отсутствие единого подхода к планированию и проведению аудита в разных компаниях;
- сложности систематизации результатов, полученных при подготовке и проведении аудита;
- сложности анализа большого количества требований, которые могут быть критериями аудита (требования международных стандартов, требования законодательства и др.);
- наличие особенностей у разных отраслей, которые нужно учесть при разработке ПО.
Этот перечень не является исчерпывающим. Хочется отметить, что перечень проблем, которые встают на пути цифровизации, всё время пополняется, но есть готовые решения, автоматизирующие проведение любых аудитов систем менеджмента и постоянно адаптирующиеся к современным условиям.
Мы, команда ИнтерКонсалт, в результате многолетнего опыта работы с малыми и крупными предприятиями выявили потребность создания цифровых решений для внедрения систем менеджмента на основе международных стандартов, в частности, потребность в автоматизации аудитов. Всё это привело к тому, что мы выделили IT-отдел в отдельную компанию ООО «Грэйт», которая непосредственно занимается разработкой цифровых решений и имеет статус (аккредитацию Минцифры РФ) IT-компании. Грэйт – дочерняя компания ИнтерКонсалт.
Облачное программное решение GRAIT Audit, автоматизирующее проведение любых аудитов систем менеджмента
Существенным преимуществом разработки IT-продуктов ИнтерКонсалт является объединение научно-практического опыта работы консультантов на проектах по разработке и внедрению систем менеджмента, IT-образования и навыков в разработке программного обеспечения. Это в комплексе представляет синергию и позволяет агрегировать и реализовать в продуктах накопленный научно-практический опыт.
Общие сведения о GRAIT Audit
Облачное программное решение GRAIT Audit – это продукт, который был создан с учётом лучших практик и передового опыта проведения аудитов.
Для каких организаций предназначено ПО
Данное IT-решение для автоматизации аудита систем менеджмента предназначено для:
- организаций любого размера, любой отрасли, которые хотят оптимизировать процесс проведения внутренних аудитов у себя в компании;
- консалтинговых и сертифицирующих компаний, призванных помочь бизнесу успешно развиваться путем корректного выявления и устранения несоответствий в существующей системе на любой стадии жизненного цикла компании;
- сетевого ритейла для проведения аудита любого участника цепочки поставок;
- частных аудиторов, которые хотят сократить время на планирование, проведение аудита и составление отчета по результатам аудита с рекомендациями.
Цели использования ПО
Программное решение помогает:
- оптимизировать работу и организовать процесс проведения аудитов в любой компании в соответствии с международным стандартом ISO 19011;
- быстро и грамотно провести любой аудит, сформировать понятный и грамотный отчет;
- определить степень соответствия требованиям международных стандартов систем менеджмента (аудит систем менеджмента);
- определить слабые и сильные стороны, конкретные узкие места для принятия решений по формированию стратегии бизнеса и оптимизации бизнес-процессов компании (внутренний аудит);
- ускорить обучение новых аудиторов и проводить аудиты специалистами с любым уровнем подготовки без потери качества.
В рамках внедрения систем менеджмента на малых и крупных предприятиях консультантами ИнтерКонсалт было выявлено, что у лиц, которые только начинают проводить аудиты систем менеджмента в своей компании, часто возникают вопросы, связанные с подготовкой чек-листов, формулировкой несоответствий и разработкой рекомендаций. Всё это было учтено при разработке ПО GRAIT Audit.
Это решение содержит готовые примеры, которые можно адаптировать для разных отраслей. Также программное решение GRAIT Audit содержит шаблоны, которые уже учитывают особенности некоторых отраслей. Так, например, в ПО есть примеры для молочной, кондитерской и мясной отраслей. Ценность данного цифрового решения состоит в том, что предустановленные шаблоны чек-листов постоянно актуализируются с учётом происходящих изменений и база дополняется новыми шаблонами.
При помощи программного обеспечения для автоматизации аудита систем менеджмента можно сделать следующее:
- создать неограниченное количество шаблонов своих чек-листов для проверки;
- воспользоваться уже готовым (предустановленным) набором чек-листов со стандартными вариантами формулировок несоответствий и рекомендаций, составленных на основе опыта проведения аудитов;
- разработать детальный план аудита с возможностью распределения вопросов между разными аудиторами, выгрузить краткий и подробный план аудита;
- каждому аудитору до начала аудита изучить план и сформировать заметки по каждому критерию чек-листа;
- при проведении аудита использовать готовые варианты формулировок несоответствий и рекомендаций с возможностью их правки;
- контролировать руководителям процесс проведения аудита;
- во время аудита сразу в качестве доказательств прикреплять по каждому критерию фото или скан документа;
- быстро сформировать общий отчет по результатам аудита с количественной оценкой степени соответствия критериям аудита, с общими и детальными выводами и рекомендациями (рисунок 4);
- сформировать файл со всеми несоответствиями для формирования плана корректирующих действий и их исполнения.
Для планирования, проведения и подготовки заключений по результатам аудита разработан интуитивно понятный интерфейс, который визуально разделен на удобные блоки (рисунки 1, 2, 3, 4).
Рисунок 1 – Интерфейс «Главная страница»
Рисунок 2 – Интерфейс «Планирование аудита. Гибкая настройка»
Рисунок 3 – Интерфейс «Ответ на чек-лист»Ответ на чек-лист
Рисунок 4 – Отчет в Excel
Рисунок 5 – Сводные результаты аудита по всем объектам аудита в Word
Выгоды от использования GRAIT Audit
Выгоды от использования ПО «GRAIT Audit» представлены на рис. 6. Использование ПО GRAIT Audit позволяет:
- повысить качество процесса за счет минимизации ошибок при работе с ПО, грамотного планирования проведения аудитов, автоматического расчета оценок аудита, понятного интерфейса отчетов, осуществления контроля в режиме онлайн;
- минимизировать издержки за счет оптимизации расходов на привлечение сторонних аудиторов (до 80%), сокращения времени на подготовку чек-листов (до 90%) и формирование отчета (до 70%), оптимизации прочих затрат (от 30% до 99%);
- сэкономить время на планирование аудита (>60%), проведение аудита (>75%), подготовку отчета (>90%), выгрузку отчета (до 99%).
Рисунок 6 – Выгоды от использования ПО GRAIT Audit
Узнайте подробнее о программном решении GRAIT Audit по ссылке. Откроем демо-доступ бесплатно на 10 дней. По всем вопросам обращайтесь к Татьяне Демичевой: +7 980 631-5964 (звонки, Telegram, WhatsApp), td@iksystems.ru | +7 495 760-4675, mail@iksystems.ru
