Используя в полной мере информационную поддержку системы менеджмента качества, можно обеспечить ее оптимальное функционирование на основе эффективного применения технологий сбора нужной информации, ее хранения и обработки, а также распространения и использования, автоматизации с применением программных и технических средств, знаний и баз данных. Следует сказать, что без использования информационных технологий, которые позволяют поддерживать деятельность компании в рамках действующей СМК, обеспечить ее эффективное функционирование в большинстве случаев будет достаточно сложно, а то и попросту невозможно.
Автоматизация СМК является сегодня одним из наиболее оптимальных путей ее совершенствования. Для того, чтобы обеспечить максимально эффективное функционирование системы менеджмента качества, требуется обеспечить хорошее информационное взаимодействие всех структурных подразделений предприятия, на которые ее действие распространяется. Добиться этого можно только в том случае, если предприятию предоставить такой инструмент, с помощью которого станет возможным наладить автоматизацию выполнения аналитических и учетно-регистрационных функций СМК, а также объединить в единое целое все имеющиеся в распоряжении организации ресурсы.
Автоматизация СМК – это хорошая возможность создать полностью автоматизированную систему, которая будет состоять из средств автоматизации и обслуживающего персонала, и с ее помощью можно полностью реализовать выполнение определенных задач и функций. К автоматизации СМК относится и документооборот в электронном виде, автоматизация ведения записей, мониторинг и автоматизация измерения процессов. Программный продукт, который бы в полной мере отвечал всем этим требованиям, найти достаточно сложно, следовательно, нужно заранее определить сферы для автоматизации СМК и выбрать программные продукты, которые будут совместимы между собой.
Вот несколько основных областей автоматизации СМК внутри предприятия:
- Документооборот – корреспонденция, организационно-распорядительная документация.
- Архив документации, которая имеется на предприятии.
- Планирование производственной деятельности предприятия – выполнение договорных обязательств, формирование отчетов, закрепление ответственных должностных лиц, мониторинг сроков выполнения.
- Стратегическое планирование – формирование стратегических целей, формирование видения, миссии, политики, декомпозиция поставленных задач до уровня подразделений, составление отчетов и планов.
- Система менеджмента качества – выполнение процессов предприятия с назначением ответственных, разработка организационных документов (должностных инструкций и положений), документов для проведения внутреннего аудита СМК, анализа.
При этом настоятельно рекомендуется автоматизацию СМК объединить с автоматизацией стратегического планирования и документооборота. На сегодняшний день во всем мире существует более четырехсот программных продуктов, которые поддерживают бизнес-моделирование.
Основные функции СМК, подлежащие автоматизации, следующие:
- Производственные процессы предприятия – их взаимосвязь, определение и закрепление должностных лиц, ответственных за их выполнение.
- Аудит – формирование плана, программы, контрольных вопросов и отчетов, распространение документов для ознакомления.
- Автоматизация документов СМК – ведение документации на основе производственных процессов, их изменение и корректировка.
- Статистический контроль качества выпускаемой продукции – учет данных о качестве продукции.
- Мониторинг степени удовлетворенности конечных потребителей.
