Разработка документационного обеспечения является трудоемкой частью разработки СМК, к тому же от специалистов, занимающихся данным вопросом, требуется наличие профессиональных навыков не только в плане оформления и составления документации, но также и умение работать с ними и управлять информацией в масштабе всей организации.
Документационное обеспечение систем менеджмента качества требуется для обеспечения эффектной организации деятельности предприятий в области повышения качества продукции или услуг. Данное документационное обеспечение разрабатывается с целью установления правил и порядка выполнения производственных процессов, подлежащих управлению. И следует отметить, что это одна из основных проблем, с которой сталкивается предприятие в процессе разработки и внедрения системы менеджмента качества, ее документирования и последующей сертификации.
Практически невозможно представить себе любую организацию, в которой отсутствует документационное обеспечение – стандартов, положений, руководств, нормативов, а все руководящие указания от начальства получаются в устной форме, и каждый исполнитель в меру своего опыта и знаний выполняет эти указания. И здесь не может быть и речи о единстве целей, направленных на обеспечение надлежащего качества. Более того, при отсутствии необходимых документов проведение аудиторских проверок невозможно, равно как и осуществление любого контроля за производственными процессами, поскольку аудит и контроль – это определение соответствия признанному стандарту. Таким образом, разработка документационного обеспечения и грамотная работа с ним – это очень важный этап деятельности по проектированию системы менеджмента качества. И действительно, практически невозможно совершенствовать деятельность предприятия, если не использовать цикл «стандартизируй – действуй – проверяй – принимай меры».
Многие ошибочно полагают, что документационное обеспечение системы менеджмента качества – это огромное количество никому не нужных бумажек, которые никого не интересуют, кроме, разве что, проверяющих аудиторов, которые время от время проводят проверку. И именно по этой причине процедура разработки и внедрения тщательно документированной СМК очень часто вызывает сопротивление и недовольство персонала. Но на самом деле, документационное обеспечение системы менеджмента качества требует совсем немного дополнительных документов (по отношению к тем, что уже есть в наличии. Причем нужны только те, которые требуются для комплексного управления компанией.
Следовательно, большая часть необходимых для осуществления той или иной деятельности документации, в организации уже имеется. Причем, независимо от того, есть или нет в ней СМК.
Но основная проблема заключается в том, что на большинстве предприятий документационное обеспечение не структурировано должным образом, то есть, документы «функционируют» как бы каждый по себе, не объединяясь в единую систему. И очень часто бывает такое, что какое-либо подразделение предприятия даже не знает, какие документы имеются в другом. Мало того, каждое подразделение создает свою форму документации, и по-своему управляет своей деятельностью, а то и вовсе не управляет.
При определении количества документационного обеспечения системы менеджмента качества желательно руководствоваться следующим правилом – документов должно быть так много, как это необходимо, и так мало, насколько такое возможно. Их количество определяется:
- числом процессов, которыми придется управлять;
- числом обязательных документированных процедур, которые определены государственным стандартом;
- необходимыми документами, например, Цели и Политика в области качества, Руководство по качеству и т.д.
Именно это документационное обеспечение системы менеджмента качества в первую очередь проверяют представители независимых органов по сертификации, когда проводят работу по установлению соответствия имеющейся документации требованиям национальных и международных стандартов.
При разработке СМК следует помнить о преемственности используемых методов и об анализе полученного опыта.
