Международный стандарт ISO 9001 устанавливает требования к системе менеджмента качества (СМК). Настоящий стандарт позволяет организации применять процессный подход в сочетании с циклом PDCA.
Разработка СМК ведется поэтапно: сначала проводится предварительная разработка проекта документов и направление их в соответствующие подразделения для получения отзывов, далее обрабатываются полученные отзывы, после чего разрабатывается последующая документация СМК, согласовывается со всеми заинтересованными структурными подразделениями и утверждается ответственным сотрудником, и последний этап – это регистрация.
Каждому разработанному в определенном порядке документу присваивается собственный шифр (код), который и устанавливает его принадлежность к документации СМК. Самый распространенный вариант кодирования включает в себя следующий порядок – индекс (условное обозначение), цифровое обозначение (код) документа, цифровой код вида системы менеджмента качества, цифровой код каждого отдельного элемента СМК, порядковый номер документа, а также год его разработки и утверждения.
Введение в работу утвержденной документации производится подразделением-разработчиком. Если в этом будет необходимость, то внедрению документации в действие могут предшествовать разработка и реализация определенных организационных мероприятий. При этом, всех пользователей необходимо обеспечить копиями документов, что обязано выполнить подразделение-разработчик. При этом в обязательном порядке ведется их учет. Внутренняя документация на предприятии разрабатывается, проверяется, согласовывается, утверждается и внедряется в строго установленном порядке уполномоченными сотрудниками, которые несут полную ответственность за их соответствие необходимым требованиям и поддержание в актуальном состоянии.
Порядок разработки СМК предусматривает ответственность сотрудников за составление и внедрение в работу документов. Мера ответственности определяется в зависимости от степени важности документов по общепринятой структуре документальной базы СМК, и излагается в процедуре «СМК. Порядок разработки и внедрения внутренних документов». Степень и объем содержания документов и детализации требований определяется разработчиками исходя из сложности и специфики выполняемых работ, применяемых методов, профессиональной подготовки персонала и т.д. Порядок оформления документов – в соответствии с принятыми требованиями.
Стандарты организации вводятся в действие приказом высшего руководства только тогда, когда возникает необходимость предусмотреть мероприятия по их введению в действие. Во всех остальных случаях для утверждения бывает достаточно подписи уполномоченного должностного лица. Все документы СМК регистрируются в специальном журнале в установленном порядке.
В ходе внедрения СМК самым трудоемким и длительным этапом является разработка карт процедур и процессов. В решении этого вопроса принимают непосредственное участие все сотрудники, занимающие различные должности в структуре управления – от рядовых исполнителей до высшего руководства. Высшее руководство в определенном порядке устанавливает состав процессов, полученные результаты и их укрупнение. Руководителям организации необходимо разработать описание процессов и процедур в укрупненном виде, то есть, определиться, что они ожидают от самого процесса, в каком порядке и какие структурные подразделения должны задействоваться, а также какие ключевые показатели они хотели бы получить. На основе этих описаний будет осуществляться детализация процессов, но уже на более низких ступенях управления.
Таким образом, порядок разработки СМК состоит из следующих действий:
- Проведение диагностического аудита и разработка плана корректирующих действий.
- Проведение обучения для группы внедрения СМК.
- Разработка документов и элементов системы.
- Внедрение разработанных документов и элементов системы.
- Проверки результатов внедрения (верификация элементов системы).
