Информационные системы позволяют проектировать процедуры и процессы СМК как в текстовом, так и в графическом виде. С их помощью удается автоматически формировать всевозможные регламентные документы, отвечающие требованиям вышеупомянутого стандарта, причем для выполнения этого процесса не потребуются дополнительная доработка. А самое главное, что появляется возможность сформировать единую базу данных, облегчающую поиск необходимой информации, которая всегда будет под рукой.
Одним из важнейших аспектов современного управления предприятием является система менеджмента качества (СМК). Целью организации данной системы служит формирование определенных принципов политики качества. Как и любая другая система СМК отличается своим назначением, целями, а также структурой и связью между отдельными элементами. Разработка, а также последующее внедрение системы происходит поэтапно. На первом этапе осуществляется выбор наиболее подходящей модели СМК, затем сравнение деятельности предприятия и требований выбранной модели. Если есть необходимость, то начинают перестроение деятельности предприятия. После этого следует один из самых рутинных и довольно сложных процессов, а точнее разработка и внедрение документации, которая подтверждает, что деятельность компании в полной мере отвечает всем без исключения требованиям СМК. На завершающих этапах осуществляется сертификация системы, которая способствует повышению эффективности и улучшению деятельности путем непрерывного совершенствования. Все вышеперечисленное в очередной раз подтверждает, что СМК является не просто полезной, но и необходимой для каждого успешного современного предприятия, которое стремится развиваться и улучшать качество продукции или услуг, даже несмотря на достигнутые результаты. Заметим, что методы построения системы менеджмента качества могут существенно отличаться. И в то время как прогрессивные организации делают ставку на СМК и информационные системы, другие с завидным упорством продолжают разработку и заполнение регламентных документов вручную, не прибегая к практичным средствам автоматизации.
В наш век информационных систем и технологий крайне неразумно создавать бюро, а иногда даже и целый отдел, который будет заниматься разработкой документации СМК вручную. Почему же даже сегодня некоторые предприятия не автоматизируют внедрение системы менеджмента качества? Причин тому может быть несколько. Как бы банально это не звучало, но во многих компаниях просто привыкли к существующему порядку дел, и даже не задумываются над тем колоссальным объемом работы, который приходиться выполнять при разработке регламентных документов СМК. Кроме того, всю имеющуюся информацию необходимо не только хранить, но и поддерживать ее в актуальном состоянии, что тоже отбирает немало сил и времени. Еще одной, довольно распространенной причиной, по которой на предприятиях не используются информационные системы в целях организации СМК, это неосведомленность о существовании этих самых систем, способных существенно упростить любую работу. И, наконец, последней причиной, по которой организации не заботятся об автоматизации хранения данных системы менеджмента качества, а также поддержании их в надлежащем актуальном состоянии, служит обычное желание получить сертификат, и при этом не заботиться о построении эффективной и перспективной системы управления. Если Ваша компания заинтересована в улучшении политики качества и желает добиться действительно превосходных результатов, то ей просто необходимо научиться совмещать СМК и информационные системы.
Руководители некоторых предприятий не до конца могут осмыслить, что после того как будет получен сертификат соответствия СМК, отвечающий требованиям стандарта ISO 9001, насколько большим является объем предстоящей работы, который потребует немалых временных затрат. Благодаря внедрению информационных систем удается многократно сократить не только временные затраты, но и в определенном смысле сэкономить людские ресурсы, затрачиваемые на выполнение пусть и необходимой, но довольно сложной и рутинной работы. Автоматизированная актуализация документации становиться простой и доступной, даже для начинающих специалистов. Все это приводит к выводу о том, что внедрение СМК и информационных систем должно быть неразрывно связано, только так компания сможет достичь намеченных целей.
