Основное назначение управления документацией СМК – предоставление единых и согласованных инструкций всем сотрудникам организации, которые заинтересованы. На предприятии может быть внедрен документооборот на бумажных или электронных носителях.
Очевидно, что эффективность системы менеджмента качества зависит во многом от того насколько хорошо проводится управление документацией СМК. Документирование систем качества, которое выполнено в систематической и последовательной манере может придать системе качества статус и должно: предъявляют четкие требования к персоналу, облегчать мониторинг, а также проверку системы, одновременно доводить до сотрудников перечень инструкций и многое другое.
Система качества развивается наравне с развитием деятельности компании. Все документы системы качества редактируются. Поэтому очень важно обеспечить всем должностным лицам действующее издание документов. Основная цель управления документацией системы менеджмента качества заключается в обеспечении нужных документов системы качества в нужный момент и в нужном месте.
Решение о том, кто именно будет наделен полномочиями принимает руководитель. И это не обязательно должностные лица, утверждающие Руководство по качеству, процедуры в подразделениях или же рабочие инструкции.
Для того чтобы продемонстрировать соответствие такому требованию нужно подтверждение данного рассмотрения. Зачастую необязательно на оригинале документа, который выполнен в печатном или письменном виде ставить подпись. Некоторые компании для того чтобы подтвердить оригинал документа прикрепляют специальный ярлык, а все рабочие экземпляры содержат на него ссылку.
Основной перечень содержит перечисление документов с датой издания и с указанием их текущей редакции. Может быть, один или несколько перечней, которые охватывают разные категории документов, которые существуют в системе менеджмента. Перечень – это документ системы качества и он подлежит такому же изданию, как и другие документы. Обращение с оригиналом документов такое же, как и обращение в основном перечнем.
Обеспечивать нужные издания документов помогает рассылка. Управление рассылкой должно быть спланировано, чтобы не было ситуаций, в которых устаревшими документами можно пользоваться в справочных целях. Рассылка должна иметь четкую структуру, чтобы каждый имел к нему доступ. Это значит, что каждому сотруднику следует выдать один экземпляр документа, и каждый должен иметь возможность без труда пользоваться документом.
Все вышеперечисленное можно легко применить, но есть много несоответствий, которые вызваны неадекватным управлением документации.
Введение безбумажной системы в управлении документацией СМК может ускорить его. Если документы хранятся в электронном виде и рассылаются по электронной почте, то появляется проблема по управлению рассылками, точно также как и в случае с печатной документацией. Но если в компании есть компьютерная сеть и все пользователи имеют к ней доступ, то осуществить управление документацией СМК будет несложно.
При безбумажной системе подтверждение рассмотрения, внесение изменений может гарантировать защиту документов от записи, при этом доступ к изменениям в документе ограничен лицами, которые не имеют полномочия на рассмотрение, а также утверждение конкретных документов.
Чтобы документ был управляемым, в нем должен содержаться некоторый объем информации, который позволит осуществлять такое управление. Данная информация включает в себя: название, номер документа, указание статуса, нумерацию страниц, информацию о владельце.
Аудиторы не должны забывать о том, что есть много способов по управлению документацией. Например многие компании не используют в работе с документами индикаторы по пересмотру и уровню редакции, полагаются на то, что дата издания сама указывает на статус пересмотра и реакции.
Любые изменения в документы вносятся с целью улучшения качества документации. Они вносятся для того чтобы изменить требования, по необходимости модернизировать процесс или же для четкого понимания требований. Компании прилагают к документам перечень поправок, в которых указывают изменения и их причины.
