Принимая во внимание все эти моменты, становится ясным, что внедрение в организации системы менеджмента качества является довольно непростой задачей, причем, длительной и трудоемкой. Эффективность функционирования системы менеджмента качества (СМК) во многом определяется на этапе разработки и внедрения. Принятие решения об организации работ по внедрению СМК находится в компетенции первого руководителя предприятия. Как правило, планом предусмотрено несколько этапов для решения данной задачи.
Итак, план по разработке и внедрению системы менеджмента качества предусматривает выполнение следующих этапов.
На первом этапе при подготовке к созданию СМК руководство предприятия должно определить политику, цели, обязательства в области качества, придерживаясь следующих принципов:
- политика в области качества - это часть общей политики и стратегии предприятия;
- политика служит основой для установления целей, направленных на улучшение качества продукции.
Для выполнения работ по созданию СМК руководитель предприятия приказом назначает представителя руководства, ответственного за качество, организует службу качества, формирует команду по разработке СМК (группу) и назначает ее руководителя.
В состав команды (группы) по разработке входят специалисты из ведущих производственных подразделений. Сотрудники службы качества и члены команды должны пройти обучение по специальным программам, включающим в себя изучение требований выбранного стандарта, а так же методы создания СМК и разработку всей необходимой документации.
До начала работ команда составляет программу (план) проведения работ, которая утверждается руководителем предприятия. В программе (плане) определяются этапы и виды работ, исполнители, сроки и при необходимости стоимость выполнения.
В программу, как правило, включаются следующие виды работ:
- разработка Политики и целей организации в области качества. Политика должна быть документирована, утверждена руководством и доведена до каждого работника;
- разработка (уточнение) организационной структуры СМК организации;
- определение перечня бизнес-процессов организации;
- определение (уточнение) полномочий должностных лиц организации в СМК и разработка «Матрицы распределения полномочий и ответственности в СМК»;
- разработка мотивационного механизма (формы и методы экономического и морального стимулирования) обеспечения разработки и внедрения СМК;
- обучение должностных лиц и персонала организации, привлекаемого к работам по разработке СМК.
На втором этапе проводится комплексный анализ управления качеством продукции (услуг) на предприятии и разрабатывается концептуальная модель СМК.
Выполнение этапа начинается с анализа существующей системы управления, сильных и слабых сторон деятельности предприятия в области качества, а также организационной структуры и используемых методов контроля качества продукции.
Оценка соответствия фактического состояния управления качеством на предприятии Политике в области качества и требованиям стандарта осуществляется по следующим направлениям:
- выявление уровня квалификации и профессионализма персонала;
- оценка наличия соответствующего оборудования для выпуска качественной продукции (услуг);
- определение (уточнение) методов проверки качества поставляемого сырья и материалов;
- организация контроля качества в процессе производства и окончательного контроля качества готовой продукции (услуг).
К проведению анализа привлекаются все подразделения и службы предприятия, которые в соответствии с установленными формами и сроками представляют службе качества необходимую информацию. Основными объектами анализа являются:
- документы предприятия, которые можно использовать в создаваемой СМК;
- деятельность подразделений по обеспечению качества;
- организационная структура предприятия и службы качества;
- положения о подразделениях, должностные инструкции, определяющие распределение ответственности и полномочий на предприятии;
- информация о качестве предоставления услуг, продукции;
- бизнес-процессы;
- требования к организации рабочих мест;
- формуляры, контрольные перечни;
- маршрутная технология, операционные карты, методологические, рабочие, контрольные инструкции;
- документация метрологического обеспечения;
- контрольные карты, программы испытаний, инструкции по эксплуатации и сервисному обслуживанию, бирки, штампы, виды сопроводительной документации;
- ГОСТы, ОСТы, стандарты предприятия (СТП);
- технические условия (ТУ, спецификации) па продукты, продажные каталоги;
- классификаторы дефектов;
- записи о качестве на бумажных и других носителях информации.
Анализ должен показать, насколько документация предприятия соответствует минимальным требованиям и может быть использована в СМК.
В рамках проведения анализа фактического состояния управления качеством команда должна выяснить следующее:
- как фактически выполняются процессы на рабочих местах;
- какие осознанные или неосознанные отклонения имеются в процессах;
- какие из этих отклонений являются случайными, а какие должны быть учтены в проекте СМК для достижения успеха.
Эти задачи должны охватывать все подразделения.
Третий этап включает в себя разработку документации СМК в соответствии с планом-графиком. Документация СМК - это один из основных элементов функционирования СМК. Определяя формы и виды взаимодействий и устанавливая порядок ввода и вывода информации, она обеспечивает выполнение функций СМК.
Документация СМК включает в себя:
- руководство по качеству - основной документ системы, в котором приводится политика и цели предприятия в области качества, состав системы и дано описание реализации всех требований, предъявляемых к СМК предприятия стандартом;
- документированные процедуры, предназначенные для координации различных видов деятельности, обеспечивающих эффективное функционирование СМК;
- записи по качеству - документация по доказательству качества продукции, работ, услуг, в которой содержатся зарегистрированные значения контролируемых признаков и параметров.
При организации работ по разработке документации СМК рекомендуется предусмотреть выполнение следующих мероприятий:
- координация работ, обеспечивающая полную взаимную увязку разрабатываемых и корректируемых документированных процедур с Руководством но качеству;
- систематический контроль хода работ со стороны руководства предприятия и периодическое рассмотрение хода работ на заседаниях координационного совета, днях качества и т.н.;
- подготовка аудиторов по внутренней проверке СМК до завершения работ по ее созданию и внедрению.
Характер и глубина документации должны отвечать требованиям, установленным в контрактах, законодательных и нормативных актах; потребностям и ожиданиям потребителей и других заинтересованных сторон. Документация СМК согласовывается со всеми исполнителями и утверждается руководством предприятия.
Четвертый этап охватывает работы, связанные с внедрением СМК. Весь персонал предприятия должен быть ознакомлен с документацией СМК и обучен работе в условиях функционирования СМК.
С момента внедрения СМК все подразделения работают по документированным процедурам и ведут в обязательном порядке записи о качестве. Несоответствия, выявленные в процессе внедрения СМК, должны анализироваться службой качества с целью установления причин их появления и корректировки при необходимости соответствующей документации.
Для установления работоспособности созданной СМК служба качества проводит внутренние проверки (аудиты). Они показывают, насколько СМК, представленная Руководством по качеству, документированными процедурами, описанием процессов и рабочими инструкциями, соответствует требованиям стандарта (проверка адекватности), и какова степень понимания, выполнения и соблюдения сотрудниками предприятия запланированных мероприятий (проверка соответствия). Адекватность устанавливается при проверке действующей документации по качеству на предмет полноты отражения в ней требований стандарта. Проверка соответствия осуществляется путем сравнения фактического выполнения процедур с их требованиями.
Анализ функционирования СМК осуществляется на всех уровнях по определенным направлениям с целью установления причинно-следственных связей и оценки альтернативных предложений по предупреждающим и корректирующим действиям, которые могут относиться к различным аспектам деятельности предприятия. По результатам анализа вносятся соответствующие изменения в документацию СМК.
На пятом этапе проводятся работы, связанные с сертификацией СМК. Ввиду того, что сертификацию действующих СМК проводят различные международные и национальные органы, предприятию необходимо сделать выбор сертифицирующего органа с учетом своих пожеланий.
С выбранным сертифицирующим органом заключается контракт и подается заявка по установленной форме. Предприятие передает в орган сертификации требуемый пакет документов СМК для предварительной проверки.
После получения замечаний по документации служба качества вносит в нее соответствующие изменения и согласовывает дату проведения внешнего аудита на предприятии.
Внедрение системы менеджмента качества рекомендуется оформлять как отдельный проект, в котором имеются собственные сроки выполнения, цели и ресурсы. Следовательно, перед началом анализа сложившейся ситуации желательно провести работу по составлению плана внедрения СМК. Для этой цели руководство предприятия, во-первых, должно иметь возможность и желание оказывать административную поддержку проекту, а во-вторых, выделить необходимые ресурсы.
Реализуя первый шаг данного плана следует обращать пристальное внимание на следующие положения. Назначая ответственного сотрудника от руководства организацией, необходимо, чтобы он обладал достаточными властными полномочиями, чтобы иметь возможность воздействовать на руководителей остальных подразделений предприятия, а также имел достаточно свободного времени для контролирования выполнения всех пунктов плана. Рабочая группа, занимающаяся реализацией плана по внедрению СМК, должна насчитывать не более пяти-семи человек. При этом представитель отдела качества в рабочую группу входить не должны, им вменяется в обязанность выполнять поручения руководителя и членов рабочей группы.
Вторым шагом плана можно считать ознакомление членов рабочей группы с требованиями стандартов ISO, поскольку проведение анализа сложившейся на предприятии ситуации непосредственно связано с построением эффективной системы менеджмента качества. Сбор необходимых данных можно осуществлять двумя способами — проведением интервью и анкетированием. Конечно, если скомбинировать оба этих метода, то можно добиться намного большего эффекта — вначале провести анкетирование, а затем в полученную информацию внести необходимые уточнения, узнав их у сотрудников.
Далее план внедрения системы менеджмента качества предусматривает создание подробного отчета, в котором было бы указано, как именно происходила реализация того или иного пункта плана в отдельных подразделениях.
Обратите внимание! При необходимости можно применять нормы сразу нескольких СМ, для этого проводится разработка интегрированной системы. Процедура позволит сократить время на внедрение, устранить дублирующие процессы и предоставит больше преимуществ.
