Разработка СМК на предприятии – три основных этапа

Разработка СМК на предприятии – это один из начальных этапов внедрения системы менеджмента качества на производстве. Разработка системы менеджмента качества (СМК) состоит из трех основных этапов:

1. Анализ состояния подразделений и организации в целом и обучение руководителей.
2. Формирование документации, оформление рабочих проектов документов.
3. Внедрение СМК на предприятии, которое включает помимо реализации проекта разработки и внедрения СМК, контроль внедрения рабочих проектов документов, их анализ и совершенствование.

Итак, первая стадия разработки СМК начинается с анализа состояния подразделений и организации в целом и предпроектной подготовки. От этой подготовки зависит результативность функционирования разрабатываемой системы. В правовом отношении основанием для начала работ является приказ о создании группы СМК, подписанный руководителем предприятия. Координирует деятельность по разработке СМК эта рабочая группа, которую возглавляет представитель руководства, и в которую входят главные и ведущие специалисты предприятия. В дальнейшем эта группа занимается повышением квалификации, проходит обучение, изучает стандарты, нормативно-методическую и техническую документацию. Изучается опыт других предприятий, успешно внедривших СМК.

Цели первого этапа следующие:

1. Получить экспертный (если необходимо, с привлечением внешних специалистов) анализ соответствия системы менеджмента требованиям стандартов по СМК.

2. Выявить системные проблемы, а не искать отдельные ошибки исполнителей.

3. Получить представление о соответствии своей системы современным требованиям (уровню развития рынка) и этапу жизненного цикла своей компании.

4. Повысить компетентность руководителей в инструментах менеджмента и подготовить их к внедрению СМК.

Что в общем случае должно быть выполнено на первом этапе:

1. Проведена диагностика имеющихся подразделений и процессов и выявлены:

• a. дублирование и ненужные функции;

• b. отсутствие понятных критериев и требований к важным функциям;

• c. отсутствие должного внимания к возможным существенным сбоям;

• d. разрыв цепочек построения ценности для потребителя;

• e. неэффективность использования ресурсов;

• f. прочие ошибки и несоответствия в системе.

2. Проведена многоуровневая оценка системы менеджмента, как на уровне каждого процесса, так и на уровне компании.

3. Проведено обучение (тренинг) всех руководителей компании по СМК.

Таким образом, первый этап разработки СМК на предприятии включает полноценный многосторонний анализ действующей системы. Устанавливаются недостатки, несоответствия требованиям стандартов по СМК, над которыми необходимо поработать. Разрабатывается техническое задание на проектирование СМК.

Следующая стадия – формирование полного пакета документации для внедрения СМК на предприятии, которая осуществляется рабочей группой с возможным привлечением внешних специалистов. Готовится план-график работ по созданию СМК, в котором перечень конкретных видов работ сопровождается привязкой к определенным срокам. 

Цели второго этапа следующие:

1. Разработать понятную и простую структуру документации.
2. Идентифицировать необходимые для результативности компании процессы (цепочку передачи ценности Клиентам и другим заинтересованным сторонам).
3. Выявить ключевые источники потенциальных сбоев и внедрить систему устранения их причин.
4. Разработать систему распределения ответственности и управления организационными знаниями.
5. Внедрить действенный порядок управления изменениями в компании.
6. Внедрить другие инструменты улучшения и поддержания системы.

Что в общем случае должно быть выполнено на втором этапе:

1. Идентифицированы и описаны процессы, начиная с уровня общей модели до уровня подпроцессов и функций.
2. Определены для каждого процесса: измеримые цели, конкретные требования к входящим потокам и ресурсам, увязаны входящие и желаемые выходные потоки, а также определены существенные нежелательные выходы.
3. Определены для каждого процесса: владелец и его функции, матрица ответственности с четким распределением функционала и проверкой логичности, однозначности и равномерности распределения ответственности.
4. Определен адекватный, необходимый уровень «бюрократизации».
5. Разработаны понятные всем процедуры и инструкции по ключевым управленческим функциям.

Заключительной стадией разработки СМК является внедрение СМК на предприятии. От нее, во многом, зависит эффективность и достижение целей СМК. Она состоит из внедрения проектов документов, их контроль и корректировку, а также анализ опыта внедрения СМК на предприятии.

Цели третьего этапа следующие:

1. Получить практический опыт и рекомендации, как сделать разработанные в кабинетах документы действительно работающими.
   
2. Получить оценку результатов внедрения СМК.
3. Выявить дополнительные инструменты и документы, необходимые Вашей компании.

Что в общем случае должно быть выполнено на третьем этапе:

1. Внедрены разработанные документы в деятельность компании.
2. Проведен внутренний аудит и выявлены оставшиеся существенные несоответствия, намечены корректирующие действия для устранения причин этих несоответствий.
3. Определено, нужно ли Вам сертифицироваться на соответствие международным стандартам.
4. Разработаны, если потребуется, планы-графики по дальнейшей доработке и внедрению новых документов.