Сложно ли разработать систему KPI в организации?
Сложно и создать, и внедрить работающую систему KPI. Как показывает опыт – это один из самых сложных этапов в построении системы управления в организации.
Сколько времени может занять разработка системы KPI в организации?
Разработка системы измерения и оценки показателей деятельности организации (KPI) – трудоёмкая работа, которая может быть выполнена за несколько месяцев и требует значительных усилий всего коллектива от высших руководителей до рядовых сотрудников.
Должны ли быть созданы какие-либо условия для разработки системы KPI в организации?
Да. Организация, решившая внедрить систему измерения и оценки показателей деятельности (KPI) на основе сбалансированной системы показателей (BSC), должна выполнить необходимые условия, которые включают: наличие в организации разработанной стратегии и стратегических целей; внедрение в организации управленческого учёта; решение о разработке KPI и создании группы; и другие.
Без выполнения необходимых условий разработка ключевых показателей деятельности (KPI) в организации не представляется возможным.
Какое место занимает система KPI в концепции BSC?
В мировой практике используются разные подходы к группировке показателей деятельности организации. Но наибольшее распространение получила сбалансированная система показателей (Balanced Scoreсard, BSC), учитывающая как финансовые, так и нефинансовые аспекты деятельности.
KPI – это звено между концепцией BSC и практикой её внедрения в конкретной организации. KPI – это система измерения для достижения стратегических целей любого бизнеса (рис. 1).
Рисунок 1 – Место системы KPI в концепции BSC
Что конкретно нужно сделать при разработке системы KPI в организации?
При разработке ключевых показателей деятельности (KPI) используется модель управления организацией: от миссии и стратегии к ключевым показателям деятельности (KPI) на базе перспектив BSC и с учётом критических факторов успеха (CSF).
В соответствии с принятой моделью управления необходимо выделить ключевые показатели деятельности (KPI) в разрезе трёх групп (KWI, KRI, KEI). Для этого необходимо собрать и сгруппировать показатели деятельности в соответствии со стратегией, стратегическими целями, перспективами BSC, критическими факторами успеха (CSF), а в заключение подготовить отчёты (аналитические таблицы и графики) по уровням менеджмента.
Как на практике выглядит процесс разработки системы KPI?
На начальном этапе группе по разработке KPI необходимо выполнить следующее:
- конкретизировать стратегию, т.е. дать точную формулировку стратегии или стратегий. Например, выделить одну стратегию – «Концентрированный рост» (здесь – в общем виде, но необходима детализация);
- конкретизировать стратегические цели и ожидания заинтересованных сторон в рамках стратегии. Например, выделить стратегические цели: максимизация прибыли, рост продаж, инновации и другие, а также определить перечень заинтересованных сторон (потребители, акционеры, менеджмент, сотрудники и др.) и их ожидания;
- выделить составляющие (перспективы) сбалансированной системы показателей (BSC). Например, выделить четыре перспективы: удовлетворённость потребителей, финансовые результаты, обучение и развитие, основные процессы (в том числе выделить 5 процессов);
- сформулировать критические факторы успеха (5-8 CSF) и сбалансировать их (проверить на непротиворечивость). Например, один из CSF может звучать так: «Организация должна обеспечивать рост удовлетворённости основных потребителей (своевременность сервиса, надёжность, качество, цена)».
На следующем этапе группе по разработке KPI необходимо выполнить следующее:
- собрать все имеющиеся показатели по департаментам организации (провести опрос сотрудников с использованием специальных чек-листов и заполнить рабочую таблицу). Например, в рабочей таблице (имеющиеся в организации показатели) может оказаться 250 показателей;
- по специальной методике (на основе стратегии, стратегических целей, перспектив BSC и критических факторов успеха CSF) сгруппировать показатели и сформировать общую базу показателей (не более 200 показателей), итоговую базу показателей (не более 100 показателей), выделить KPI (не более 30 показателей), выделить PI (не более 70 показателей);
- подготовить отчёты (аналитические таблицы и графики) по уровням менеджмента.
Дополнительно можно использовать полученные ключевые (KPI) и неключевые показатели (PI) деятельности для разработки системы мотивации сотрудников
Какую подготовку должны иметь члены группы по разработке KPI?
Члены группы по разработке KPI должны пройти специальную подготовку, которая включает изучение методики разработки системы KPI.
ПРИМЕЧАНИЕ. Все шаги по разработке системы KPI с практическими примерами приведены в онлайн-курсе «Разработка системы KPI: теория и практика» (72 академических часа).
Материал подготовлен руководителем учебно-методического отдела ИнтерКонсалт, Еленой Горшениной.
