Основной целью проведения аудита систем менеджмента является установление соответствия системы управления заявленным стандартам, а также выявление областей, требующих улучшения.
Проведение аудита систем менеджмента имеет свои особенности. Приведем несколько особенностей проведения аудита систем менеджмента:
- Цели и область аудита. Область аудита (объем и границы аудита) обычно включает в себя описание физических и виртуальных мест проведения аудита, функций, структурных единиц, видов деятельности и процессов, а также охваченный период времени. Цели аудита могут варьироваться от проверки соответствия стандартам до оценки эффективности системы менеджмента.
- Обязательность и добровольность. Некоторые организации проходят аудит систем менеджмента по обязательству (например, для соответствия законодательству или требованиям заказчиков), в то время как другие могут проводить его добровольно для повышения эффективности.
- Стандарты и регулирование. Критериями аудитов (совокупность требований, используемых как основа для сравнения с ними объективного свидетельства систем менеджмента) могут быть международные стандарты, такие как ISO 9001 «Системы менеджмента качества», ISO 22000 «Системы менеджмента безопасности пищевой продукции», ISO 14001 «Системы экологического менеджмента» и др.
- Независимость аудитора. Аудиторы, проводящие аудит систем менеджмента, должны быть независимыми от области, которую они проверяют. Это гарантирует объективность и непредвзятость оценки.
- Планирование и проведение. Аудит требует тщательного планирования, включая определение целей, объема, критериев и методов аудита. Сам процесс включает в себя сбор информации, анализ данных и предоставление результатов.
- Участие персонала. Обычно в процессе аудита требуется участие персонала организации, что может включать в себя интервью, обзор документации и наблюдение за процессами.
- Система управления корректирующими действиями. Выявленные в ходе аудита несоответствия и области для улучшения требуют разработки корректирующих действий.
- Документация результатов. Результаты аудита документируются в отчете, который предоставляется организации. Этот отчет может включать в себя рекомендации по улучшению и сильные стороны системы менеджмента.
- Использование IT-решений для проведения аудитов. В современном мире с растущим объемом данных и сложностью бизнес-среды, использование инновационных решений становится важным шагом для успешного проведения аудита. Одним из таких решений является облачное программное решение GRAIT Audit, спроектированное с учетом лучших практик в области проведения аудитов. Данный IT-продукт разработан компанией Грэйт (дочерняя компания ИнтерКонсалт). Использование GRAIT Audit позволяет сэкономить время за счет автоматизации процесса аудита; сократить издержки от 20 % и выше за счет оптимизации расходов на привлечение дополнительных сотрудников; повысить качество за счет минимизации ошибок при работе с программным обеспечением.
Все перечисленные особенности необходимо учитывать для успешного проведения аудита систем менеджмента и обеспечения высокого уровня качества и соответствия требованиям в организации.
