Анализ эффективности СМК может проводиться как со стороны руководства, так и сторонними аудиторами.
Если анализом занимается руководство предприятия, то делается это для выяснения эффективности действующей системы менеджмента качества, а также с целью проверить качество самой продукции и услуг. Подготовкой анализа занимается служба качества, а по его окончании составляется отчет, содержащий полученные результаты. В процессе подготовки и осуществления анализа решаются следующие вопросы:
- Руководство компании получает возможность получить достоверную информацию об имеющихся (или потенциальных) проблемах в отношении качества продукции, степени удовлетворенности клиентов и покупателей.
- На основании полученных результатов высшее руководство может сразу же принять решения для предупреждения возможных проблем в функционировании СМК, либо устранения имеющихся недостатков.
- Целенаправленно выделить материальные средства на достижение поставленных задач и целей в плане улучшения СМК.
- Выявление производственных процессов, управление которыми является приоритетным.
- Анализ результативности и эффективности СМК, пригодность и адекватность.
Анализ эффективности системы управления осуществляется с периодичностью, определенной в документации СМК. Например, она может быть определена как минимум ежеквартально, а в процессе разработки СМК (описании и определении процессов, проектировании и внедрении процедур) — возможно даже чаще. Если эффективность функционирования СМК не вызывает сомнений, то периодичность проведения анализа можно сократить до одного раза в полугодие.
Если анализ эффективности СМК проводит генеральный директор предприятия, то к данному процессу привлекаются все ответственные сотрудники — директора по направлениям, заместители генерального, ответственные за производственные процессы. Отчет составляется на основании полученных данных, которые характеризуют:
- Степень выполнения определенных целей и задач.
- Положение дел с качеством производимой продукции или услуг.
- Уровень удовлетворенности потребителей, включая наличие или отсутствие рекламаций, замечаний, претензий и пожеланий потребителей.
- Результаты проведения аудиторских проверок — внешних и внутренних.
- Эффективность функционирования производственных процессов.
- На каком этапе реализации в данный момент находятся предупреждающие (корректирующие) действия, разработанные по результатам предыдущего анализа.
- Какова степень выполнения решений, принятых по результатам прошлого анализа эффективности СМК.
- Предложения по изменению функционирования СМК, направленных на повышение ее эффективности.
Полученные данные для составления окончательно отчета предоставляются вышеперечисленными специалистами в такой срок, чтобы можно было обеспечить выпуск отчета до установленной даты, например, до 20 числа месяца, идущим за отчетным периодом (это может быть квартал, полугодие или даже год). Основной, наиболее ответственный, момент проведения анализ — определение и озвучивание проблем, требующих непосредственного вмешательства высшего руководства или его участия.
При проведении анализа эффективности СМК данный отчет должен содержать следующие сведения:
- Насколько точно выполняется график составления документации.
- Степень внедрения процедур и процессов менеджмента качества.
- Насколько проведение анализа и сопровождение при сертификации обеспечено материальными ресурсами.
После окончания анализа, в процессе функционирования СМК необходимо проводить оценку:
- Уровня соответствия результатов производственных процессов достижению поставленных задач.
- Адекватность и возможность выполнения определенных процедур.
- Выполнение разработанных планов и составленных программ.
При этом необходимо однозначно и четко предоставлять информацию о полученных рекламациях и претензиях потребителей.
